Опасные грузы под контролем

На первый взгляд может показаться, что вопросы работы с опасными грузами относятся исключительно к компетенции специалистов по охране труда, промышленной безопасности или сотрудников, занятых на опасном производстве. Однако, если взглянуть на этот вопрос шире, становится очевидно, что каждый человек регулярно взаимодействует с опасными веществами независимо от своей профессиональной деятельности. При этом недостаточное внимание к правилам безопасности при обращении с опасными грузами может привести к тяжелым последствиям. В качестве наглядного примера можно вспомнить трагические события в порту Бейрута в августе 2020 года, когда в результате взрыва сельскохозяйственного удобрения – нитрата аммония – погибли люди и был нанесен значительный ущерб городской инфраструктуре.

Учитывая, что тема работы с опасными грузами очень широка, в этой статье мы рассмотрим только процесс перевалки опасных грузов, который является одним из наиболее ответственных этапов в цепочке производства и использования опасных веществ. Перевалка включает в себя выгрузку опасных грузов с одного транспортного средства, их хранение и погрузку на другое транспортное средство для дальнейшей отправки. При этом те методики и рекомендации, которые мы приводим в этой статье, будут также применимы при проведении аудита других аспектов этого бизнес-процесса. 

Статья будет полезна не только внутренним аудиторам, но и руководителям высшего и среднего звена, а также работникам всех компаний, которые сталкиваются в своей деятельности с обработкой опасной грузов. Одна из основных целей этой статьи – помочь менеджменту компаний лучше понять работу внутреннего аудита в этой области. Это позволит улучшить качество взаимодействия менеджмента с внутренним аудитом и, как следствие, повысить эффективность усилий компаний в области обеспечения безопасного обращения опасных грузов.  

На какие нормативные документы опираться? 

Существует множество классификаций опасных грузов, принятых различными международными организациями, а также российскими федеральными и отраслевыми ведомствами. Регулированием в части классификации опасных грузов и правил их обращения занимаются как международные организации, вроде ООН и ЕС, так и российские регуляторы – федеральные и отраслевые. Есть отдельные правила для перевозки грузов морским, железнодорожным, воздушным и автомобильным транспортом и пр.

Несмотря на разнообразие классификаций, все они имеют много общего и обычно включают девять основных классов опасности. Разделение на классы сделано не по принципу возрастания или убывания степени опасности, а в зависимости от конкретной категории опасного вещества, его свойств и агрегатного состояния. Каждому классу присущи свои индивидуальные риски и, как следствие, специфические требования и правила для обеспечения безопасного оборота этих грузов.

Нередко возникает ситуация, когда к деятельности компании применимы сразу несколько нормативных документов. Например, к нашей индустрии –  стивидорной деятельности  – применимы и Рекомендации ООН, и акты Международной морской организации (IMO), и Правила морской перевозки опасных грузов (МОПОГ), а также федеральные законы и локальные правила перевалки в конкретных портах. Таким образом, необходимо опираться именно на ту классификацию и те правила, которые относятся к вашей отрасли, компании и типу деятельности, иногда это требования сразу нескольких нормативных документов – как российских, так и международных.

С чего начать проверку?

Чтобы определить, нужно ли проводить аудит процесса работы с опасными грузами, необходимо выяснить, входит ли этот процесс в сферу деятельности компании. Хотя этот вопрос кажется очевидным и простым, поиск ответа на него может потребовать определенных усилий и времени, и его не всегда можно найти в документах, к которым внутренний аудитор привык обращаться в первую очередь: стратегия компании, финансовая отчетность, план закупок, бюджет и прочие финансовые документы. 

Поиск такой информации можно начать со следующих источников:

• интервью с руководителем подразделения, ответственного за охрану труда и технику безопасности, а также защиту окружающей среды;

• матрица рисков компании;

• отчеты и дайджесты о деятельности компании в сфере ESG.

С помощью этой информации можно сформировать достаточную базу для принятия решения относительно целесообразности проведения аудита.

Планирование проверки

Прежде чем начать саму проверку процесса работы с опасными грузами, необходимо определиться с несколькими ключевыми моментами:

1. Цель проверки. Цели могут быть разными и зависят от особенностей деятельности компании, конкретного запроса совета директоров или менеджмента и других факторов. Например:

• Компания начинает работать с новым видом грузов, и необходимо установить, может ли она делать это с имеющимися ресурсами, мощностями и оборудованием, не нарушая закон и не подвергая опасности людей, окружающую среду и инфраструктуру. 

• Компания начинает проверку после выявления нарушения или вынесения предписания регулятором – иногда в таком случае требуется исследовать только небольшую часть процесса, где были обнаружены нарушения. 

• Совет директоров или собственник компании хочет получить комплексную информацию о том, с какими грузами работает компания, в каких объемах они обрабатываются, с какими рисками сопряжена эта деятельность. Такая проверка подразумевает комплексное обследование всех связанных процессов, получение статистики по объемам грузов и другие мероприятия. Проведение такого аудита также целесообразно при приобретении компанией нового актива или в случае, когда такая проверка ранее никогда не производилась.

• Еще одна распространенная ситуация, когда такая проверка инициируется: если в самой компании или в другой компании отрасли произошел громкий инцидент, связанный с опасными грузами, который привел к ущербу для имущества или нанесению вреда здоровью и жизни людей. По нашему мнению, в такой ситуации важно смотреть на проблему комплексно и анализировать всю систему контролей в части работы с опасными веществами, а не концентрироваться исключительно на конкретных обстоятельствах инцидента, который послужил причиной проверки. 

2. Ожидаемый результат. После того как цель проверки определена, необходимо выяснить, что должно быть результатом проверки: большой комплексный отчет по процессу работы с опасными грузами с описанием ключевых рисков, отчет в части соблюдения требований конкретного законодательства или небольшое исследование по определенному подпроцессу или номенклатуре груза, в части которых, например, изменились требования регулятора. 

Ожидаемый результат проверки необходимо определить совместно с заказчиком проверки и согласовать до ее начала.

3. Объем проверки и необходимые ресурсы. После завершения первых двух этапов у аудитора или другого ответственного сотрудника уже должно сложиться понимание того, что конкретно необходимо проверить, какие трудовые и временные ресурсы у него имеются и хватит ли их для осуществления проверки в срок. 

Ключевые этапы проверки

Мы дадим общее описание того, как может выглядеть проверка процесса работы с опасными грузами. Описание приведено для примера и может отличаться в зависимости от особенностей деятельности конкретной компании и целей конкретной проверки.

Этап 1. Составление рабочей программы

Прежде чем анализировать сам процесс перевалки или работы с опасными грузами, необходимо ответить на следующие вопросы:

• с какими опасными веществами компания сталкивается в своей работе? 

• под какое законодательство подпадает деятельность компании в части работы с опасными грузами и веществами?

• с какими регулирующими органами компания взаимодействует или должна взаимодействовать при работе с опасными веществами и грузами?

• подлежит ли деятельность или имущество компании обязательной сертификации, регистрации или лицензированию в связи с работой с опасными веществами? 

• определены ли сотрудники компании, ответственные за организацию работы с опасными веществами? Установлены ли законом особые требования к квалификации таких сотрудников?

• какими внутренними документами компании установлены правила работы с опасными веществами? Есть ли технологические карты процессов, нормы безопасности, требования в части средств индивидуальной защиты (СИЗ) и используемого оборудования?

После ответов на эти вопросы можно понять, с какими рисками сталкивается компания при работе с опасными веществами, провести их оценку и в зависимости от этого разработать проверочные мероприятия, которые позволят сделать вывод о наличии контрольных процедур для управления данными рисками и их эффективности.

Этап 2. Проведение мероприятий проверки

Ниже приведены примеры мероприятий, которые наиболее часто проводятся в рамках проверки работы с опасными грузами, однако их конкретный перечень определяется на предыдущем этапе и зависит от целей и объемов проверки.

• Определение применимых норм и требований к процессу. На этом этапе необходимо детально проанализировать применимое законодательство в этой области, требования регуляторов, отраслевые рекомендации, требования внутренних документов компании и лучшие практики. На данном этапе можно также провести работу с внутренними документами компании: выяснить, приняты ли все необходимые распоряжения, есть ли технологические карты, инструкции по работе с грузами, приказы о назначении ответственных сотрудников. Эти документы следует сверить как с требованиями закона, так и на соответствие друг другу.

• Проверка необходимых разрешений и лицензий. Законом может требоваться лицензирование как самой деятельности компании, так и отдельных площадей и складов, оборудования и допущенных к работе сотрудников. На данном этапе стоит проверить наличие всех разрешений и лицензий, их сроки действия и проверить, проводилось ли надлежащее обучение для сотрудников.

• Анализ фактического процесса работы с грузами. Необходимо сравнить, соответствует ли он всем требованиям, определенным на предыдущих этапах. Для этого можно посмотреть общую статистику по грузам, время хранения грузов, осмотреть сами грузы на складах и рабочее оборудование, запросить записи журналов и данные систем, где фиксируются этапы обработки. Если есть возможность – необходимо поприсутствовать во время работы с грузами и обратить внимание, соответствует ли порядок работы и задействованное оборудование технологическим картам, используются ли необходимые СИЗы.

• Одним из важных этапов является анализ схемы хранения опасных веществ на складах, поскольку совместное хранение некоторых веществ строго запрещено. Это можно проверить с помощью физического осмотра склада, архивных данных из систем учета и требований внутренних документов.

• Запрос результатов проведенных экспертиз, проверок, вынесенных постановлений и предписаний от контролирующих органов, а также результатов их исполнения.

Еще одно ключевое мероприятие, к которому необходимо обращаться на всех этапах работы, – это интервью с ключевыми сотрудниками. Здесь важно отметить, что для понимания общей картины необходимо общение как с ответственными руководителями, так и с рядовыми сотрудниками, вовлеченными в процесс.

Этап 3. Описание и презентация результатов проверки

Оформление результатов проверки зависит от ее целей и особенностей организации внутренних процессов в компании. В каких-то случаях составляется только справка с кратким заключением, в других случаях – обстоятельный отчет с большим количеством статистики, описанием бизнес-процесса, рисков и подробными рекомендациями. Главное, чтобы описание соответствовало целям и ожидаемым результатам проверки, определенным на этапе планирования. 

Помимо этого, финальный документ по итогам проведенной проверки должен быть понятным его конечному пользователю. От этого может зависеть подробность описания проанализированных процессов и проведенных процедур, использование специфической терминологии и сложность приведенной инфографики.

Этап 4. Внедрение рекомендаций

Как правило, по итогам проверки аудитор разрабатывает рекомендации по устранению существующих недостатков в процессе работы с опасными грузами. Обязательность их внедрения и способ контроля за их исполнением могут отличаться в зависимости от особенностей внутренних процессов в отдельно взятой компании, но некоторые требования к формированию рекомендаций мы считаем обязательными: 

• рекомендации должны компенсировать или устранять существующие недостатки в процессе и связанные с ними риски; 

• рекомендации должны быть конкретными и исполнимыми; 

• для рекомендаций должен быть сформулирован конкретный и измеримый результат по итогам внедрения;

• по каждой рекомендации должен быть установлен конкретный срок внедрения и сотрудник, ответственный за нее. При этом сотрудник должен обладать достаточными полномочиями, а срок – быть реалистичным. 

В чем польза проверки? 

Конкретные результаты проверки могут быть разными в зависимости от потребностей компании и запроса заказчика проверки. С помощью такой проверки можно, например:

• повысить прозрачность процесса работы с опасными грузами и улучшить информированность менеджмента и совета директоров о нем и о сопряженных рисках;

• повысить общий уровень безопасности сотрудников и сохранности имущества компании;

• выявить потенциальные риски и угрозы как для самой компании и ее сотрудников, так и для окружающей среды, транспортной и жилой инфраструктуры в месте работы компании; 

• облегчить взаимодействие с регулирующими органами и прохождение проверок;

• выявить слабые стороны процесса, что позволит привлечь административный и финансовый ресурс для их устранения.

Какие потребуются ресурсы? 

Поскольку обращение с опасными веществами – тема довольно узкоспециализированная, на этапе планирования можно обнаружить, что у ответственного подразделения или сотрудника не хватает компетенции для осуществления качественной проверки в установленные сроки. В таком случае можно рассмотреть привлечение квалифицированных консультантов из числа сотрудников компании или заключение договора со сторонним экспертом. 

В случае если компания не может привлечь дополнительных сотрудников из своего штата или со стороны, альтернативным решением может быть корректировка объемов проверки: например, сокращение проверяемого периода или перечня проверяемых подпроцессов с учетом рисков, сопряженных с таким ограничением.

Заключение

Любая работа с опасными грузами – комплексный процесс, связанный со множеством рисков, тонкостей и нюансов, поэтому описать все особенности его проверки в одной статье невозможно. Однако мы считаем, что внутренний аудит – это важный инструмент, с помощью которого можно повысить общий уровень безопасности операционной деятельности компании, а также добиться повышения общей эффективности бизнес-процессов, и уверены, что данная статья станет хорошим подспорьем для внутренних аудиторов и менеджмента компаний и рабочим инструментом достижения этих целей.