«Узкие места» для внутреннего аудита в музее

Общие черты, присущие всем музеям

Едиными чертами организации финансово-хозяйственной деятельности, присущими всем музеям, подведомственным Министерству культуры России, являются следующие:

1. Отношение к некоммерческим организациям в соответствии с Федеральным законом «О некоммерческих организациях» от 12.01.1996 № 7-ФЗ, что определяет основную их цель – продвижение культурно-просветительской деятельности, сохранение и развитие общемировых и российских национальных культурных ценностей. Эта цель обуславливает такие направления деятельности музея, как хранение музейных предметов, проведение реэкспозиций, открытие новых экспозиций и временных выставок, проведение текущего и капитального ремонта, в т.ч.  объектов культурного наследия ,  реставрации музейных предметов и зданий  и т.д.;

2. Возможность ведения деятельности как за счет субсидий, так и за счет приносящей доход деятельности, осуществляя закупки не только по 44-ФЗ, но и по 223-ФЗ. К приносящей доход деятельности относится непосредственно реализация билетов  на мероприятия ,  организация общественного питания , открытие гостиниц, торговля сувенирной продукцией;

3. Музеи в соответствии с уставом представляют собой единые комплексы, состоящие из территориально удаленных в пределах городской черты  отделов , расположенных в зданиях, представляющих собой объекты культурного наследия. Данные музейные площадки не оформлены как обособленные подразделения;

4. Музеи для продвижения своей тематической направленности организуют отдел по реализации сувенирной продукции. 80-90% продукции реализуется на основании договоров комиссии, согласно которым в роли комиссионера выступает музей.

Эти организационные черты во многом обуславливают выявленные в ходе внутреннего аудита замечания и нарушения, о которых будет рассказано в данной статье. Однако утверждать, что организационные особенности определяют со 100% вероятностью возникновение нарушений и замечаний, возможно только после мероприятий внутреннего аудита, а также исследования аналогичных ситуаций по отрасли.

Типовые организационные недостатки

Итоги проведенных проверок в рамках внутреннего аудита помогли сформулировать типовые организационные недостатки ведения финансово-хозяйственных процессов, присущие большинству музеев. Они обусловлены изложенными в начале статьи общими организационными чертами всех музеев, подведомственных Министерству культуры России. 

Эти недостатки в организации финансово-хозяйственных процессов также во многом связаны с существующей в музее тенденцией отсутствия локальных нормативных актов или формальным подходом к их составлению, отсутствием их актуализации в соответствии с законодательством РФ, как следствие, низкой исполнительской дисциплиной.  

Кейс. Как соблюсти кассовую дисциплину 

Рассмотрим связь типовых организационных черт на примере отсутствия возможности соблюдения кассовой дисциплины в части безопасной ежедневной инкассации. Есть ряд факторов, препятствующих возможности сдавать выручку кассирам-операционистам бухгалтеру-кассиру одним днем и принимать ее к бухгалтерскому учету одним днем, обеспечивать безопасную инкассацию:

• территориальная удаленность отделов при наличии операционных касс по разным адресам;

• отсутствие обособленных подразделений; 

• необходимость ведения единой кассовой книги; 

• нехватка водителей в штате и отсутствие бронированной собственной инкассационной машины.

Это квалифицируется как нарушение требований Указаний ЦБ-3210 от 11.03.2014. В музеях вся выручка собирается единственной штатной единицей – бухгалтером-кассиром, но при этом отсутствует возможность ежедневно объезжать музейные площадки и ожидать инкассаторов для сдачи выручки.

Решение проблемы: для обеспечения условий безопасности и ежедневной сдачи выручки для соблюдения кассовой дисциплины при отсутствии возможности доставки бухгалтера-кассира водителем к территориально удаленным точкам по итогам исследования внутреннего аудита было предложено внедрить систему самоинкассации через АДМ-устройства. Система позволяет:

• сдавать кассирам выручку в конце смены;

• направлять сведения бухгалтеру-кассиру в электронном виде;

• проводить сверку с площадкой ОФД, выпиской с расчетного счета и кассовыми документами одним днем.

Операция по установке АДМ-устройств была включена в карту внутреннего аудита, ответственный исполнитель – главный бухгалтер. Операция была реализована и позволила устранить проблему инкассации и оприходования наличной выручки одним днем.

Для реализации услуг по продаже билетов через агентские договоры был сформирован спектр бухгалтерских проводок подобно корреспонденции счетов коммерческого учета, пересмотрены договоры на предмет указанной первичной документации.

Решение проблемы отражения учета билетов по местам хранения и по МОЛ частично решена за счет использования возможности не применения в качестве билетов бланков строгой отчетности, а печати билетов на чековой ленте совместно с  ККТ . Проект основан на сопоставлении альтернатив – печати билетов на классических типографских  БСО  или на чековой ленте – с анализом затрат по обоим вариантам и запуске пилотной пробы по нескольким музейным площадкам для оценки того, как отразится новый вид билета на имидже музея.

Внутренним аудитором исходя из деловой практики музея составлена методическая таблица, содержащая сопоставление предмета сделки С соответствующей предмету сделки статьей расходования бюджетных средств и необходимые корреспонденции счетов. Эта таблица включена в положение о внутреннем аудите музея.

Систематизация основных организационных черт ведения финансово-хозяйственной деятельности и определение проблем возможно после проведения комплексного внутреннего аудита процессов в музее  в течение длительного периода . Обмен мнениями по отрасли по имеющимся проблемам позволяет сделать вывод, что с заявленными «узкими местами» сталкивается каждый второй музей.

Хорошей практикой может стать создание в музее матрицы компетенций сотрудников. Это позволит внутреннему аудиту концентрироваться на проверках и соблюдать баланс с консультационной составляющей, в то время как прямые исполнители и руководство музея сфокусированы на устранении выявленных недостатков на основе предписаний внутреннего аудита и разработанных внутренним аудитором регламентов исполнения процессов.

О том, как организовать внутренний аудит в бюджетных учреждениях культуры, читайте в нашей статье «Внутренний аудит в музее».