Внутренний аудит во времена нестабильности: акцент на консалтинг

В процессе своего становления и развития функция  внутреннего аудита   претерпела значительные изменения: от проверки правильности и полноты бухгалтерского учета до стратегической оценки рисков и повышения эффективности деятельности компании. Однако классическая парадигма внутреннего аудита никуда не ушла. Нам по-прежнему нужно составлять план аудитов, писать отчеты и предлагать исправления выявленных недостатков. Вдобавок к этому многие отделы внутреннего аудита стали тесно связаны с тестированием систем внутреннего контроля. И все же пандемия коронавируса в 2020 году внесла существенные коррективы в деятельность внутреннего аудита.

Внутренний аудит в традиционном виде тратит от 80% до 100% времени на проверки –  предоставление гарантий . Несмотря на то, что стандартные аудиты всегда являлись основным ожиданием со стороны аудиторского комитета, именно  консалтинг  позволяет дать более точечные, быстрые и ощутимые результаты, повышая позицию внутреннего аудита в компании. Мировая пандемия поставила вопрос распределения ресурсов между проведением аудитов и консалтингом особо остро. Согласно опросам Internal Audit 360, почти 30% внутренних аудиторов отметили, что количество консалтинговых проектов увеличилось. 

Внутреннему аудитору полезно посмотреть на проблему глазами представителя бизнеса. Представьте, что вы операционный менеджер в период всеобщего мирового кризиса. У вас есть +100500 важных задач, и меньше всего вы ждете прихода ВА с дополнительными проверками, вопросами и своим мнением о вашей работе. Тогда как внутренний аудит может помочь?

Когда сложно или невозможно проводить аудиты, в некоторых компаниях встает вопрос о необходимости и целесообразности самой функции. И текущий тренд показывает, что команды ВА, которые оказывают меньше консалтинговых услуг, сталкиваются со сложностью поддержания репутации партнера, приносящего пользу. Только в 2020 году, согласно международному исследованию, бюджеты внутреннего аудита сократились на 36%. И пусть доля этого сокращения была за счет командировок, часть все же пришлась на  ФОТ . Поэтому внутренним аудиторам в эпоху неопределенности приходится пересматривать свой функционал и свою роль в целом.

Как было замечено во время пандемии, аудиты и тестирование контролей зачастую приходится замораживать или переносить, поскольку у бизнеса нет времени и ресурсов, чтобы полноценно отвечать на все запросы внутреннего аудита. И тогда на первый план выходит консалтинг и поддержка эффективного функционирования бизнес-процессов. Однако существует ряд препятствий и моментов, которые ВА надо учитывать:

1. Согласно оценке Internal Audit 360, самым большим препятствием для ВА в проведении консалтинга является тот факт, что бизнес не видит в ВА надежного и квалифицированного провайдера консалтинга. Если бы консалтинг можно было назвать продуктом, то мы были бы в ситуации, когда товар есть, а спроса на него нет. Помимо этого, ВА должен трезво оценивать свои способности и экспертизу, чтобы производимый продукт на самом деле приносил компании пользу. 

2. ВА стремится сделать для бизнеса лучшее. Однако это не всегда равнозначно тому, что бизнесу нужно и хочется. Поэтому с целью получения высококачественной консалтинговой работы стоит для начала узнать, что менеджменту на самом деле надо. Иногда ВА делает то, что, как ему кажется, нужно компании. Иногда менеджмент даже не догадывается, что у ВА есть экспертиза и ресурсы, чтобы помочь. В итоге все упирается в отношения. Если ВА не выстроил крепкую систему взаимоотношений и обширную сеть контактов, то коллеги о нем не знают, не верят ему, не знают о его способностях и, соответственно, не будут искать у него помощи и совета. Поэтому в первую очередь надо укрепить отношения.

До  пандемии  это было само собой разумеющееся и нетрудное условие ежедневной работы ВА. Ведь большая часть работы ВА как раз и состоит в постоянных коммуникациях с различными департаментами и вытекающих из этого общения проектах, расследованиях и т.д. На этом строится профессиональная репутация функции ВА. Однако и после пандемии многие компании остаются в режиме удаленной работы, что существенно повлияло на качество и количество коммуникаций за пределами обособленных подразделений/департаментов. 

3. Зачастую оказание реальной помощи бизнесу может привести внутренний аудит на второй уровень защиты или на так называемую передовую линию, где ВА намного больше вовлечен в текущие активности и проекты компании. Чтобы обеспечить объективность и независимость ВА, важно убедиться, что периметр обязанностей ВА и ожидания со стороны бизнеса четко описаны, конфликты интересов митигированы, а работа ограничена по времени.  

Справка

1. По классической модели первая линия защиты (бизнес-функции) обеспечивает оценку, регулирование и минимизацию рисков, а также эффективную систему внутреннего контроля.

2. Вторая линия защиты (функции мониторинга) отвечает за управление рисками, внутренний контроль, соблюдение внутренних корпоративных требований и требований законодательства.

3. Третья линия защиты (независимая функция) проводит оценку финансовых, операционных, ИТ и стратегических рисков, новых и появляющихся рисков, мониторинг функций первой и второй линий защиты, контроль выполнения корректирующих мероприятий.

К первой и второй линии защиты могут относиться представители руководства, правления, президент компании. К третьей – внутренний аудит. 

подробнее

4. Где же этот список областей, идеальных для проведения консалтинговых работ? К сожалению, готового ответа нет. Это будет зависеть от компании, сферы деятельности, компетенций и экспертизы ВА и сложностей, с которыми сталкивается компания. Если ВА внимателен к потребностям бизнеса, знает, где его помощь пригодится, и имеет крепкие партнерские отношения с менеджментом, то трудностей с определением области для консалтинга быть не должно. А что, если нет? Тогда надо будет заняться укреплением взаимоотношений и, по сути, рекламированием функции внутреннего аудита. 

Будет полезно, если внутренний аудит получит доступ ко всем решениям менеджмента, отчетности, системам и таким образом будет в курсе происходящего. В период нестабильности и постоянно меняющихся условий внутреннему аудиту крайне важно быть осведомленным обо всех изменениях в компании и решениях, принимаемых на самом высоком уровне. Вся эта информация напрямую влияет на то, где и как может быть полезен внутренний аудит.

Также важно быть в курсе всех новостей в законодательной и финансовой сфере. Любые изменения напрямую влияют на дальнейшее функционирование бизнеса, а в некоторых случаях требуют особого внимания в части структуры бизнес-процессов и соответствующих контролей. 

5. История показывает, что во время паники и неопределенности люди склонны чаще нарушать контроли и прибегать к мошенническим действиям. Тогда внутренний аудит самостоятельно определяет зону повышенного риска, где нужно усилить мониторинговую и контрольную функцию: например, новые поставщики или аналитика платежей в период высокой нестабильности бизнеса.  

В период кризиса, когда весь бизнес занят вопросами выживания, будет особенно важно, насколько автономно внутренний аудит сможет осуществлять свою работу, чтобы минимально вмешиваться в деятельность бизнеса. А для этого становится обязательным наличие доступа во все критичные системы и базы данных компании, чтобы получать и обрабатывать информацию напрямую без поддержки аналитиков. 

В данном вопросе становится все более явным необходимое развитие непрерывного аудита, основанного на автоматических контролях и искусственном интеллекте. На 2021 год, согласно исследованию Protivity «Competing in the Cognitive Age», только 16% компаний получали значимые результаты от использования инструментов искусственного интеллекта. Однако ожидается, что это число утроится в ближайшие два года. На российском рынке тоже есть разработки автоматических контролей, таких, например, как анализ платежей и поставщиков. Но самым частым ограничителем внедрения анализа массивных данных являются полуручные контроли, хранение информации на бумажных носителях и недостоверность данных в системе. 

В этом случае очень полезно, если внутренний аудит может разработать или использовать уже имеющиеся отчеты или своды данных. Так, например, в «Ламоде» есть автоматический отчет, который позволяет на постоянной основе мониторить и оценивать потери товаров. Анализ такого отчета позволяет своевременно выявлять проблемные зоны, включая потенциальные незаконные действия с товаром. На основе этого отчета проводится массовый анализ потерь с аналитикой прошлых периодов и прогнозированием будущих. В результате усиления данного контроля уровень потерь значительно снизился.

Функции внутреннего аудита, которые не отличаются проворностью, гибкостью, проактивностью и не заметны в своей организации, со временем становятся все менее полезными и значимыми для бизнеса. Консалтинговые сервисы и проекты являются эффективным средством поддержания ценности и значимости ВА. Ведь миссия внутреннего аудита заключается в обеспечении уверенности, в совете и понимании. Предоставление всех услуг в необходимой пропорции гарантирует, что внутренний аудит сможет и будет приносить пользу компании на любом отрезке ее развития.