Agile, Scrum, Waterfall и Kanban для управления проектами в компании

Классическое управление проектами

В классической модели управления проектами задачу разбивают на этапы, которые идут друг за другом. Следующий этап не начнется, пока не закончится предыдущий, например, дом не начнут строить, пока фундамент не заложен. 

После завершения этапа вернуться к нему нельзя: если стены построены, дом уже не перепланировать.  Так как вернуться назад невозможно, перед переходом на следующий этап результат проверяют и принимают.  Поэтому классическое управление проектами подходит для таких проектов, где все процессы хорошо известны. Например, для инженерных проектов, жилого строительства, медицины, финансвого сектора, корабле-, авиа- и ракетостроения.

Все планы, требования и задачи проекта описывают в документах. Участники следуют формальным правилам и не могут их менять во время работы. Требования к проекту после утверждения не меняются. Рассмотрим, как работает классический подход к управлению проектами на примере каскадной модели.

 Waterfall – каскадная модель

Каскадная модель или модель «водопад», – это вариант классического поэтапного планирования. 

Проект состоит из последовательных этапов: инициация, планирование, разработка, реализация и тестирование, мониторинг и завершение. 

Инициация. Руководитель проекта и команда определяют требования к проекту: проводят совещания, мозговые штурмы, интервью. На них обозначают, какой результат хотят получить в итоге. 

Планирование. Команда уточняет и детализирует цели проекта и состав работ по нему. Затем формирует календарный план и бюджет, оценивает риски.

Разработка. Участники определяют конфигурацию будущего проекта и технические способы ее достижения. Например, делают модель здания.

Реализация и тестирование. На этой фазе происходит основная работа – строители закладывают фундамент, возводят стены и крышу, проводят коммуникации. 

Мониторинг и завершение проекта. Руководитель передает проект клиенту, оценивает результат и составляет план по улучшению на будущее.

Разным проектам нужны различные этапы реализации – некоторым достаточно и трех фаз, другим нужно больше пяти. Но суть waterfall-модели одна – проект разбит на этапы, которые заранее запланированы и выполняются один за другим.

Ограничения Waterfall-модели

Проект сложно адаптировать под изменения среды. Проект начинается с плана, в котором пытаются учесть все события. Но заранее предугадать проблемы невозможно, а менять план нельзя. Например, заказчик утвердил многоэтажку с большими квартирами, но за время строительства выяснилось, что спрос есть только на маленькие квартиры-студии. Переделать проект уже не получится.

Проект может растянуться. Исполнители на следующих этапах не могут начать работу, пока на предыдущем не выполнят все задачи. Задержка на одном этапе останавливает весь проект. Иногда это особенности проекта – не получится перейти к отделке, пока не проложены коммуникации, иногда работы можно делать одновременно, но такой порядок работ непривычен в компании. 

Поздно находят проблемы. Классический проектный подход в менеджменте опасен поздним обнаружением проблем. Тестирование – один из последних этапов, на котором ищут все ошибки проекта. Часто на их исправление не хватит времени и бюджета. Остается «сглаживать углы»: заделывать дыры в доме монтажной пеной, исправлять косметические недочеты. 

Клиент поздно дает обратную связь. Клиент видит результат в конце проекта, и если у него изменились требования или условия, то исполнители поздно об этом узнают. Учесть новые требования уже нет времени, клиент может остаться недовольным.

Чтобы раньше находить проблемы и адаптировать проект под изменения, изобретают новые варианты каскадного управления проектами – гибридные методологии. Например, в каскадной модели с обратными связями тестирование проводят на каждом этапе, не дожидаясь завершения. Это позволяет находить и исправлять ошибки. 

Подробнее о каскадной модели читайте в статье «Как устроена каскадная модель управления проектами».

Вам подойдет каскадная модель, если:

• известно, какой продукт необходимо получить в итоге;

• нужна детальная документация по всем процессам разработки;

• проект делается по этапам: начать следующий этап можно после завершения предыдущего.

Agile – гибкое управление проектом

Agile   – это система ценностей, помогающая создавать новые продукты. 

Agile появился, когда стало понятно, что традиционное управление неэффективно в проектах с постоянно меняющимися условиями: для разработки новых технологий, тестирования новых продуктов, выхода на новый рынок. 

Сам по себе Agile – это не модель управления, а философия, помогающая сформировать отношение к работе. Философия состоит из четырех ценностей и 12 принципов. Они закреплены в Agile-манифесте разработки программного обеспечения:

«Люди и взаимодействия важнее процессов и инструментов. Работающий продукт важнее исчерпывающей документации. Сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта. Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану».

Создатели воспринимали Agile  как философию, которую можно адаптировать под конкретные задачи. Современные модели проектного менеджмента, например, Scrum и Kanban, основаны на философии Agile.

Рассмотрим преимущества и недостатки Agile.

Особенности Agile

Полностью самоорганизующаяся команда. Команда Agile – это небольшая работающая над одним проектом группа людей, в составе которой уже есть все необходимые для этого специалисты. В команде нет руководителей и подчиненных и роли за участниками не закреплены: разработчик может тестировать, аналитик предлагать идеи для дизайна.

Разработка небольшими итерациями. Продукт или проект разбивается на ценные части, каждая из которых разрабатывается в отдельный временной промежуток –  итерацию . За один такой интервал времени разрабатывают новую версию продукта или перерабатывают уже существующий. В итоге после итерации получается новый продукт или новая версия, готовая к выпуску. Продукт выпускают, собирают обратную связь и в следующую итерацию улучшают и дорабатывают. Иногда итерации называют agile-спринтами, но это не совсем верно. Спринт – термин из Scrum-подхода.

Можно менять проект в процессе. И заказчик, и команда оценивают результат по ходу проекта и решают, как действовать дальше.

Результат важнее документации. От плана можно отступать, если это принесет пользу проекту. 

Ограничения Agile

Нет четких инструкций. Agile – это философия, ее создатели не дают четких инструкций, как внедрять принципы Agile в работу компании. 

Больше времени и энергии. Тестировщики, клиенты и разработчики должны быть постоянно на связи и тесно сотрудничать. Все этапы происходят одновременно, поэтому клиенты должны быть готовы в любой момент протестировать и утвердить работы, чтобы команда могла двигаться дальше. В результате получается работоспособный продукт, но он требует времени и энергии всех участников.

Многое зависит от клиента. Принципы аджайла требуют сотрудничества и участия клиента. Клиенту нужно пройти обучение и перестроить свои процессы, чтобы помогать в разработке продукта. Если клиент не разделяет ценности Agile, работать с ним не получится.

Легко сбиться с пути. Суть аджайла – в гибкости и возможности подстраиваться под постоянно меняющиеся условия. Иногда если обратная связь заказчика не ясна, разработчик может сфокусироваться на работе в неправильном направлении. Есть опасность впустую тратить деньги, постоянно меняя продукт. 

Гибкий подход подойдет, если:

• вы разрабатываете принципиально новый продукт: страхование домашних животных, инновационную технологию в ракетостроении, новую модель автомобиля;

• вы делаете продукт, который можно выпускать частями: блог, программное обеспечение, стриминговый сервис;

• запросы пользователей и ситуация на рынке постоянно меняются.

Нет смысла использовать методы аджайла, когда клиент должен работать по четкому бюджету или графику. Следует также избегать гибкого подхода, если клиенты не смогут изменить объем и содержание проекта, как только он стартовал.

Компании, которые работают по Agile: Spotify, Microsoft, Google, Netflix, Ericsson, Dell, Adobe, Accenture, WordPress, Riot Games, CH Robinson, Magna International, Scrum Alliance, Intronis, General Electric, John Deere.

Подробно о том, что такое аджайл и как он появился, читайте в нашей статье «Agile – новый Lean?».

Scrum – инструкция по запуску нового продукта

Scrum  – это способ организации рабочего процесса. Скрам помогает проверять идеи, тестировать новые решения, выпускать инновационные продукты.

В методологиях, моделях, системах управления проектами легко запутаться. Может показаться, что скрам и аджайл – это одно и то же, но это не так. Можно сказать, что аджайл – это конституция с основными принципами, а скрам – это кодекс с конкретными инструкциями. У скрама узкая область применения, к нему обращаются, когда классические техники управления проектами неэффективны. Принципы гибкой методологии разработки Scrum основаны на философии Agile.

Scrum предназначен для быстрой разработки сложных, принципиально новых продуктов, которых нет на рынке. Например, для разработки онлайн-страхования для квартир или банковского приложения для новой услуги. Команда обучается на практике, получая обратную связь от пользователей. 

По скраму, продукт разрабатывают небольшими готовыми к релизу частями. Работу над каждой из них завершают за спринт, дополнительные функции откладывают на следующий. Спринты одинаковы по времени и длятся не больше четырех недель. 

Обычно в команде от трех до девяти человек. Все они полностью погружены в проект и не занимаются другими задачами. В команде есть три роли: владелец продукта, команда разработки и скрам-мастер. 

Подробнее об организации работы по Scrum читайте в статье «Agile по правилам Scrum».

Особенности Scrum-подхода

• Возможность разработать новый продукт. Скрам хорошо подходит, когда неизвестно, нужен ли пользователям такой продукт. Вы выпускаете пробный вариант, обучаетесь с помощью обратной связи и делаете следующую версию.

• Фокусировка на пользе для потребителя. Методология Scrum и agile-принципы заточены на то, чтобы изучать потребности пользователей, улучшать их опыт использования продукта. А не на то, чтобы сделать продукт в срок и согласовать его с заказчиком. 

• Возможность менять продукт. Работая короткими циклами, можно предлагать пользователям продукты почти по требованию и быстро адаптироваться к новым условиям.

• Снижение риска за счет тестирования. Скрам позволяет быстро выпустить тестовый вариант продукта, оценить его работоспособность и затем приступить к доработке. Это снижает риски провала по сравнению с подходом, когда продукт бесконечно шлифуется до запуска.

• Вовлеченные сотрудники. Команда вовлекается в работу, потому что она работает только над одним проектом и видит результат от своих усилий.

Ограничения Scrum

Не подходит для случаев, когда у команды много задач и много заказчиков. Скажем, есть маркетинговый отдел, в который приходят с задачами из разных подразделений. Скрам тут не подойдет, потому что отдел не сможет посвятить две-три недели работе над одной задачей, они делают много задач одновременно.

Меньше предсказуемости. В каскадной методологии работа начинается с разработки подробного ТЗ, в Scrum такого нет. Клиенту бывает сложно решиться на проект с большим количеством неизвестных. 

Необходимо обучение команды. Когда сотрудники впервые знакомятся со скрам-подходом, нужен специальный человек – скрам-мастер, который поможет перейти на этот способ работы. 

Скрам подойдет, если:

• вы разрабатываете новый продукт, аналогов которого нет на рынке;

• у вас есть возможность собрать команду сотрудников, которые будут заниматься только этим проектом. 

Скрам эффективен в ситуациях, когда у вас есть цель, но нет точного плана как ее достичь. Представьте, что вы высадились группой альпинистов в горах, вам нужно достичь вершины, но карты у вас нет. Тогда вы будете действовать по скраму – проходить небольшой отрезок и сверяться с местностью, а на правильном ли вы пути

Артемий Анцупов 

agile-coach, партнер «Скрамтрэк» 

Компании, которые используют Scrum: Google, Apple, Facebook, Spotify, AirBnB, Salesforce, «Промсвязьбанк».

Kanban – инструменты для улучшения рабочих процессов

Kanban  – это метод для построения внутренних процессов в компании. Он тоже входит в семейство гибких методологий. Канбан – это также один из инструментов бережливого производства. Но мы рассматриваем канбан не как часть бережливого производства, а как метод гибкого управления.

Канбан помогает визуализировать процесс работы. Все задачи, которые команда делает или планирует сделать, вывешиваются на доску. 

Доска может быть как физической, так и виртуальной, например, Trello. Важно, чтобы задачи не были слишком маленькими – так их будет много и учет будет отнимать время. Также важно, чтобы задачи не были слишком большими, чтобы карточки не застревали на доске.

Важный момент – это точка принятия обязательств. Если задача правее этой точки, команда еще решает, делать или не делать эту задачу. Но когда задача перемещается левее, это значит, что задачу решили сделать. С момента, как задачу решили сделать, имеет смысл отслеживать прогресс по ней. 

Чем дальше задача продвигается по доске, тем ценнее она становится – на нее уже потратили время и деньги. Например, задача, которая стоит на приемке, будет приоритетнее, чем задача, которую только начали делать, потому что она почти готова и от нее быстрее можно получить пользу.  

Задача визуализации  – сбалансировать разных специалистов внутри команды и избежать ситуации, когда разработчики работают сутками, а тестировщики жалуются на отсутствие новых задач.

Доска – это лишь один из инструментов, который помогает увидеть проблемы. Чтобы оптимизировать работу, существуют другие инструменты: ограничение количества задач в работе, управление потоком,  каденции  и так далее.

Особенности канбана

• Канбан предлагает оценивать эффективность с точки зрения сервиса: насколько заказчик остался доволен, с какими задачами обычно обращаются клиенты, сколько они готовы ждать.

• Главный показатель эффективности в Kanban – это среднее время прохождения задачи по доске. Если задача прошла быстро – все хорошо. Если время выполнения затянулось, нужно думать, где и почему возникли проблемы.

• Чтобы повысить эффективность, в канбане ограничивают количество задач, находящихся в работе. Например, дизайнер может работать над тремя задачами. Пока он не закончит одну из задач, он не может взять новую. Это помогает работать спокойнее и быстрее заканчивать текущие задачи. 

• Вся команда едина – нет ролей владельца продукта и scrum-мастера. Бизнес-процесс делится не на универсальные спринты, а на стадии выполнения конкретных задач: «Сделать», «В процессе», «Тестирование», «Согласование» и др.

Ограничения канбана

У канбана широкая область применения. Можно сравнить его с ящиком инструментов. Для каждой задачи можно что-то подобрать. При этом каждый будет пользоваться инструментами по-своему. Поэтому канбан можно применить везде, где у вас есть поток задач. Однако, метод будет неэффективен, если нужно разработать новый сложный продукт, для этого лучше подойдет скрам.

Канбан подойдет:

• если у команды много задач и заказов: канбан поможет выявить проблемы и оптимизировать работу;

• для отделов, которые поддерживают операционную деятельность: бухгалтерия, финансовый отдел;

• для визуализации процессов и выявления проблем: доску по канбан-методу можно вести даже для личных дел – чтобы видеть приоритетные задачи и заметить дело, которое уже давно висит. 

О том, может ли проектное управление уживаться с процессным и что противопоказано при переходе на проектный менеджмент, читайте в статье «Ликбез для проектного менеджера» на портале ProКачество. 

Компании, которые используют канбан: «Альфа-Банк», «Хоум Кредит Банк», «Почта Банк», «Додо Пицца», HeadHunter, Wargaming, Microsoft, Siemens и другие.

Представьте отдел маркетинга крупной компании: к ним все приходят с задачками: сделать айдентику, придумать рекламный интерактив, протестировать новый канал продвижения. Они как бы оказывают услуги другим отделам. У них много задач и заказчиков. Скрам тут не подойдет, потому что нет единого продукта и единого заказчика. Не получится две-три недели работать только над целью спринта, нужно обслужить сразу много заказчиков. В этом случае на помощь приходит канбан. Он помогает выстроить работу внутренних сервисов в компании

Артемий Анцупов 

agile-coach, партнер «Скрамтрэк» 

Отличия Scrum и Kanban

Скрам и канбан часто сравнивают, но сравнение не всегда имеет смысл – они не конкурируют и не исключают друг друга. Скрам поможет решить большую сложную задачу, а канбан – оптимизировать работу с потоком задач.

Артемий Анцупов: «Скрам помогает решить конкретную задачу – разработать новый продукт, как можно быстрее и так, чтобы он был нужен пользователям. Для этой задачи скрам эффективен. Если у вас есть внутренний или внешний сервис – вам пригодится канбан. Отдельные практики канбана могут пригодиться и для других случаев – они помогут разобраться, где конкретно у вас проблема».

Lean Startup – бережливый стартап

Бережливый стартап – это способ разработать и вывести на рынок новый продукт. Концепция сочетает исследование пользователей и итеративный подход.

Традиционный подход к управлению не эффективен для стартапов. На старте нового проекта нужно оставаться гибким, быстро тестировать гипотезы и менять стратегию на основе тестов.

Базовые этапы Lean Startup:

1. Построить минимально жизнеспособную версию продукта;

2. Выпустить ее и оценить метрики;

3. Сделать выводы и собрать идеи для улучшения продукта.

Для того чтобы определить, будет ли новый продукт востребован на рынке, компании предлагается выпустить  минимально жизнеспособную версию продукта . Версию запускают не на весь рынок, а на небольшую часть аудитории, чтобы услышать их реакцию и доработать продукт. 

Например, так разрабатывали облачное хранилище Dropbox. Создатели сделали простую программу, в которой пользователи Windows могли обмениваться любыми файлами. Они побоялись выпустить программу сразу для реальных пользователей и записали видео о работе программы. Видео выложили на форум разработчиков и получили от них пожелания, что они хотели бы видеть в программе. И также наняли тестировщиков, чтобы те проверили программу. Затем на основе обратной связи доработали и выпустили программу. Следующие обновления они тоже тестировали и прислушивались к реакции пользователей. Сейчас Dropbox используют больше 500 миллионов людей во всем мире.

Бережливый стартап подойдет для:

• снижения рисков при запуске стартапа. Основатель Zappos не знал , готовы ли люди покупать обувь по интернету. Чтобы проверить гипотезу, он сфотографировал обувь в местных магазинах и загрузил фото на сайт. Если обувь заказывали, он покупал ее в магазине и отправлял. Теперь Zappos – большой онлайн-ретейлер обуви.

• оценки жизнеспособности нового продукта, модели, версии. Например, General Electric разработали новую модель холодильника при помощи бережливого стартапа. Они прошли 18 итераций разработки и обратной связи от пользователей перед выпуском финального продукта. 

Компании, которые используют Lean Startup: Dropbox, Zappos, General Electric, Slack, «Модульбанк».

Подробнее о применении бережливого стартапа читайте в статье «Бережливый стартап».

Главное о методах управления проектами в компании

• Каскадная модель, или Waterfall, – это методология управления проектом, в котором все этапы идут последовательно друг за другом. Относится к классическому типу управления проектами.

• Agile – это набор принципов, помогающих делать новые продукты быстрее и приносить большую ценность пользователям. Многие гибкие методологии, например, Scrum, основаны на философии Agile.

• Scrum – это метод разработки нового продукта. Подходит для ситуации, когда вы разрабатываете инновационный продукт и не можете запланировать заранее, какой результат получится.

• Kanban – это метод улучшения работы в компании. Визуализация задач на доске помогает понять, на каких этапах появляются проблемы, ограничения задач и другие инструменты помогают оптимизировать работу. Подходит для любых ситуаций, когда есть поток задач.

• Бережливый стартап – это способ выйти на рынок с новым продуктом и не прогореть. В подходе делается упор на изучение потребностей пользователя, тестирование идей и обучение на обратной связи.