Оптимизация строительных процессов

Новые задачи строительной компании

По мере роста объемов производства перед ГК ФСК встала задача качественного управления процессом строительного контроля и технического надзора. Первым шагом стало перемещение коммуникации между участниками строительства из чатов в мессенджерах в специализированную систему, созданную непосредственно для управления процессом контроля строительства. 

ФСК обратилась к  системе «Техзор»  – при выборе смотрели на функционал и возможность его расширения, простоту внедрения и использования. Техническое сопровождение команды разработчиков стало окончательным аргументом.

Необходимый на первом этапе функционал:

1. Цифровой план объекта, который необходим для локализации нарушений. Статистика по каждому объекту обновляется в режиме реального времени, все собранные данные хранятся в одном архиве; 

2. Отслеживание жизненного цикла нарушения от фиксации до устранения и приемки; 

3. Мгновенный обмен информацией между всеми участниками строительства – рассылка пушей для всех ответственных; 

4. Электронный документооборот: все документы генерируются автоматически;

5. Инструменты для рутинных процессов: чек-листы, графики приемки и другие.

Тест, внедрение и адаптация заняли меньше месяца. 

Три пункта, которые необходимо учитывать, автоматизируя процессы 

Сопротивление изменениям

Глобальные  изменения  могут сложно восприниматься на уровне исполнителей. 

ГК ФСК уделила очень много внимания тем, кто будет работать с системой. Иногда приходилось практически водить сотрудников за руку, показывая, что и как работает. Но в основном работа с исполнителями состоит из трех блоков:

• презентация системы и алгоритмов работы в ней;

• донесение преимуществ «цифры» перед «бумагой» до каждого сотрудника;

• формирование и актуализация базы знаний.

К счастью, предупредить и устранить сомнения несложно. Вот несколько тезисов, которые транслировала своим сотрудникам ГК ФСК:

1. В привычных рабочих чатах информация может теряться в потоке сообщений – в «Техзоре» все структурировано;

2. В чатах нет адресности, а значит, нет персональной ответственности исполнителей – в системе легко отследить то, что сделано; 

3. В чатах задача может быть поставлена как попало – в системе есть четкий алгоритм постановки задачи, который облегчит работу исполнителю;

4. В чатах нет возможности отчитаться о решенной задаче – в «Техзоре» есть понятные настраиваемые отчеты под каждый процесс.

Система защищает и инициатора, и исполнителя задачи. На этом этапе даже самые скептически настроенные сотрудники начинают прислушиваться и задумываться.

Формирование и актуализация базы знаний – это большая работа, и лучше отдать этот блок отдельному сотруднику внутри компании. У ГК ФСК сейчас в копилке 16 видеоуроков по всем этапам строительства.

Интеграция системы

Покрыть все одной системой невозможно – приходится настраивать интеграцию между инструментами. Это обязательно нужно запланировать на этапе внедрения любой новой системы.

В ГК ФСК мастер-система – это CRM. В первую очередь нужно было научить «Техзор» получать данные из нее. Сильно упрощают этот процесс открытые API.

Второй этап – «подружить» «Техзор» с системой отчетности. Сейчас данные автоматически подтягиваются в наглядные графики и выкладки.

В планах ГК ФСК – подгружать данные из системы в личный кабинет подрядчика.

Планирование

В ГК ФСК внедрение цифровой системы началось с приемки помещений, далее ее стали применять на стадии гарантийного обслуживания, а затем постепенно развернули на всех стадиях жизни объекта капитального строительства, включая эксплуатацию.

С 2023 года ГК ФСК перевела в «Техзор» все коммуникации с генподрядчиками на всех объектах и придала цифровым взаимоотношениям правовой статус.

В этом году также прорабатывается возможность приемки общедомового имущества через «Техзор»: для этого разработали специальные чек-листы, наложили их на шахматку помещений, сформировали шаблоны.

Результаты внедрения цифровой системы

• Скорость работы увеличилась на 40%: автоматические уведомления освобождают от переписок и звонков, электронный документооборот самостоятельно формирует нужные документы, единое информационное пространство позволяет оперативно находить нужную информацию.

• Рутинную работу выполняет система, и у специалистов стало больше времени для решения задач, которые пока можно решить только вручную. Среднее время фиксации нарушения снизилось с 10-15 минут до 20-40 секунд. Это в том числе сказалось на расходах, они снизились на 15%.

• Все переписки и отчеты сосредоточены в одном месте, их нельзя удалить и исправить задним числом. Система является арбитром при возникновении разногласий у сторон. 

• Информация обо всех нарушениях на объекте структурирована: сведения оперативно вносятся и хранятся в цифровом пространстве, минуя ненадежные бумажные носители. С помощью поисковых фильтров можно легко найти каждое нарушение в базе данных. Цифровая карта-шахматка структурирует всю информацию визуально.

• Многие процедуры упростились: например, цифровая карта объекта быстро показывает местоположение нарушения, чек-листы систематизируют процесс приемки-передачи. 

• Благодаря общей информационной сети, оперативному обновлению данных и удобным инструментам для аналитики руководители ГК ФСК формируют объективную статистику. Можно отследить типичные нарушения, качество работ подрядчиков, дедлайны. 

В настоящее время сервис стал важным элементом цифровой экосистемы корпорации, интегрированным с другими ключевыми системами: CRM, ERP, личным кабинетом покупателя и проч. В среднем за день фиксируется более 350 замечаний. Более 250 уникальных пользователей ежедневно используют «Техзор». Платформа продолжает развиваться, появляются новые инструменты. Растет количество процессов, «живущих» в сервисе.

При этом уже за первые месяцы команда внедрения «Техзора» сделала несколько выводов, которые помогли при дальнейшем подключении объектов:

1. Объекты на начальных стадиях строительства более восприимчивы к изменениям – внедрить на них «Техзор» гораздо проще и технически, и с точки зрения обучения специалистов;

2. Стройка – очень консервативная сфера. Сопротивление людей проще предупредить, чем лечить, поэтому к нему нужно готовиться заранее. Для специалистов нужно простое, но максимально детальное обучение. Для подрядчиков – закрепить работу в цифровой системе в документах, то есть придать ей правовой статус;

3. При выборе нового цифрового инструмента нужно оценивать возможность его интеграции с уже используемыми, чтобы быстро настроить автоматический обмен данными.