Адаптация и подготовка персонала: не выходя из зоны комфорта

Кого, чему и почему учить

Предположим, вы – руководитель производственного предприятия или цеха – на основании своего опыта или расчета определили организационную структуру, имеете представление о том, кто такой клиент и чего он хочет, какие требования предъявляет к качеству продукции. Отладить рабочий процесс, установить дисциплину в коллективе, мотивировать сотрудников – само собой разумеющиеся для вас вещи. И вот встает вопрос о поиске новых сотрудников. В дело вступает HR-отдел, который:

• рассматривает кандидатов подходящей квалификации;
• проводит собеседования;
• принимает в штат;
• проводит адаптацию.

Притом на каждом этапе могут возникать проблемы разного плана:

1. Служба персонала долго не может набрать сотрудников.
2. Соискатели, имеющую необходимую квалификацию, долго осваивают оборудование, инструменты, методы.
3. Качество продукции, выпускаемой новичком, нестабильно. Попытки разобраться в причинах не результативны.
4. Линейные руководители постоянно просят увеличить штат, даже если производственный план не повышается.
5. Происходят инциденты и происшествия из-за нарушения работниками охраны труда.

В идеале новый сотрудник должен быть в состоянии профессионально выполнять не только свои функции, но и производственный план в соответствии с требованиями к качеству и безопасности рабочих процессов.

В реальности все иначе. Так, есть компании, которые зависят от «сезонной» работы. Они обычно пользуются аутсорсингом или заключают срочный трудовой договор. И в таком случае без системы быстрого обучения и адаптации сотрудников на рабочем месте возникновение приведенных выше проблем – вопрос времени. Или если компания производит высокотехнологичную продукцию, то нехватка квалифицированных кадров – обычная история.

С чего начать

Разработка специальных обучающих программ, помогающих работнику быстро освоиться и приобрести необходимые навыки, должна войти в число приоритетных задач топ-менеджмента. Однако предварительно необходимо ранжировать рабочие задачи по степени сложности:

• «Сложные». Требуют специальных навыков, которые могут дать только образовательные учреждения. Для их выполнения также необходим соответствующий опыт. В числе «сложных» – задачи сварщика электродуговой сварки, сборщика РЭА, монтажника-высотника, водителя погрузчика и прочих.

• «Простые». Не требуют специальных знаний и опыта. К данной группе относятся задачи сварщика контактной сварки, маляра, сборщика, контролер ОТК и т.д.

• «Комбинированные». По своей сути представляют собой простую задачу, но при выполнении необходимо применять специальный инструмент или работать на оборудовании. Оператор пресса, слесарь-сборщик, водитель электроштабелера выполняют «комбинированные» работы.

Такой анализ позволяет рационально распределить ресурсы и приступить к организации обучения. 

Как организовать процесс

1. Найти наставника

Это ключевой элемент системы – тренер, инструктор, наставник, тот, кто будет лидировать в разработке программы и при определении необходимых ресурсов.

Данный человек должен:

• иметь опыт успешного наставничества;

• знать основные стандарты качества;

• хотеть развиваться и повышать профессиональный уровень;

• владеть основными практическими навыками.

Если с первыми тремя пунктами все понятно, то четвертый означает, что тренеру необходимо проработать на каждом участке несколько дней, пообщавшись с опытными работниками и руководителями. В ходе этого погружения в работу он должен выделить для себя важные моменты, которые в дальнейшем помогут составить программу обучения. Итогом такого обучения становится аттестация. Наставник должен продемонстрировать навыки выполнения операций, которым будет обучать сотрудников.

Притом если компания небольшая, позицию тренера не обязательно выделять как функционал отдельной штатной единицы. Наставничество может быть работой по совместительству.

Средним и большим по численности компаниям целесообразно выделить одну-две позиции для тренеров. Однако, вне зависимости от размера организации, задача руководства – мотивировать тренера и оказывать ему постоянную поддержку. 

Что касается задач самого наставника, то ему следует освоить основные практические навыки.

2. Определить место для проведения обучения

Выбирать зону обучения необходимо с учетом размещения учебных материалов и тренажеров для получения теоретических и практических навыков.

3. Узнать у линейных руководителей о наличии проблем

Притом речь идет не о проблемах в принципе, а о сложностях, вызванных недостаточными навыками работников на производстве. Обязательное требование для этого этапа – донести до линейных руководителей мысль, что создаваемая система обучения облегчит их работу. Новые сотрудники должны поступать к ним на 80% готовыми выполнять свои производственные функции должным образом.

4. Проанализировать информацию

Необходимо выделить основные навыки, которыми должны обладать сотрудники, задействованные на определенных производственных участках и рабочих местах. Обычно количество таких навыков колеблется в пределах от 4 до 8. Их нужно признать фундаментальными.

К числу подобных навыков может относиться работа с гайковертом, окраска с помощью краскопульта, нанесение герметика, зачистка и многое другое.

Помимо фундаментальных, есть также специальные навыки, т.е. необходимые для корректной работы в рамках узкой специальности.

Для визуализации и дальнейшей стандартизации стоит составить матрицу, в которой все навыки будут разделяться по наименованию и по участкам.

5. Составить программу обучения по всем фундаментальным навыкам

В нее, помимо обязательной теоретической и практической подготовки, должны быть включены критерии оценки для дальнейшего анализа навыков. При этом могут быть использованы интерактивные обучающие системы, которые позволяют наглядно демонстрировать процесс правильного и неправильного выполнения работы.

Как обустроить зону или центр обучения

Территория зоны обучения или обучающего центра может быть любой: отдельно выделенной или многофункциональной. Главное условие – возможность безопасно и качественно провести обучение.

Что касается наполнения зоны учебными материалами и тренажерами, то имеет смысл учитывать опыт зарубежных коллег.

Так, в Англии в учебных центрах представлено современное оборудование, которое предназначено для профессиональных спортсменов. Кроме того, для отработки каждого навыка предусмотрен свой стенд-тренажер. Например, автомаляру важно уметь выдерживать угол распыляемой краски, скорость нанесения покрытия и другие ключевые моменты.

В английском центре для отработки этого навыка организован участок, где маляр с помощью пистолета-распылителя имитирует распыление краски. Вместо настоящей краски используется вода, которая распыляется на двустороннее зеркало с размерной линейкой. Притом за зеркалом установлена видеокамера. Запись такого упражнения позволяет увидеть и оценить результаты, а также скорректировать технику нанесения вместе с профессиональным тренером.

Кроме того, в учебном центре есть отдельный модуль, где собраны все необходимые СИЗ. Это означает, что для каждого сотрудника можно подобрать предназначенные только для конкретного вида работ перчатки, респиратор, беруши, наушники и т.д. При этом учитывается не только характеристика и размерная линейка СИЗ, но и антропологические различия и прочее.

Если создать территорию обучения подобного плана не позволяют финансовые возможности, то есть альтернативные и менее затратные варианты обустройства. Например, стенды для развития моторики рук или других фундаментальных навыков можно сделать своими силами.
Конечно, также необходимо обеспечить центр наглядными пособиями, технологической документацией, плакатами и т.д.

В числе проблем, которые решает универсальный центр:

• подготовка и выполнение программы адаптации новых сотрудников;
• быстрое приобретение необходимых навыков новыми сотрудниками;
• переквалификация;
• получение новых навыков опытными сотрудниками;
• обучение безопасным методам работы и проведение инструктажей по охране труда;
• изучение системы менеджмента качества;
• изучение экологической безопасности и основ охраны окружающей среды и т.д.

Как проводить обучение

Система обучения должна быть планируемой деятельностью, основанной на конкретных целях и задачах. Необходимо описать процесс обучения, разработать методику, стандарты качества, критерии оценки.

Обучение можно проводить индивидуально или в группе. Притом рекомендуемая численность группы – не более 4 человек.

Главное – соблюдать ключевой принцип обучения – поэтапность.

Теория: шаг 1

Объясняется задача, стандарты, методы, способы, ключевые моменты, возможные ошибки, к чему может привести отклонения от стандартов. Все стандарты должны быть максимально визуализированы и понятны.

Практика: шаг 2

Тренер демонстрирует, как делать, ученик повторяет, отрабатывая каждое движение до автоматизма. Затем ученик работает самостоятельно, а тренер корректирует, указывая на ошибки и отклонения. Сначала отрабатывается методика, затем – качество работы и потом – скорость.

Тестирование или зачет: шаг 3

Ученик пишет итоговый тест по пройденному материалу и демонстрирует практические навыки.

Заключение: шаг 4

Тренер по разработанным ранее критериям делает заключение и принимает решение о допуске работника к дальнейшему обучению или разрешает ему приступить к обязанностям на рабочем месте. Например, если сотрудник очень внимателен к мелочам, то он может быть полезен на ОТК.

О чем нужно задуматься

В России раньше не было проблем с ресурсами, в том числе и с нехваткой квалифицированного персонала. А на Западе – наоборот. Многие крупные и средние зарубежные компании прошли трудный путь развития на пути к успеху, минуя кризисы, в том числе связанные с дефицитом квалифицированных кадров.

Современные реалии показывают, что Россия по уровню эффективности производства отстает от зарубежных стран. И данную проблему придется решать. Конечно, система обучения в корне не сможет повысить производимость труда, но это один из инструментов, который важен для создания производственной культуры в нашей стране.