Прослеживаемость в общепите

Что такое прослеживаемость и когда она нужна

Согласно ГОСТ Р ИСО 22000-2019 «Системы менеджмента безопасности пищевой продукции. Требования к организациям, участвующим в цепи создания пищевой продукции», прослеживаемость – это возможность проследить историю, применение, перемещение или местонахождение объекта на определенной стадии изготовления, обработки и дистрибьюции.

При создании и внедрении системы прослеживаемости как минимум должны учитываться следующие факторы:

• Связь партий исходных материалов, ингредиентов и промежуточных продуктов с конечным изделием:  наличие переработки , распределение конечной продукции;

• Документированная информация, используемая в качестве свидетельства системы прослеживаемости, должна сохраняться в течение определенного периода времени, как минимум включающего срок хранения продукта. Организация должна верифицировать и проверять результативность системы прослеживаемости.

Несмотря на то что в соответствии с новым  СанПиН 2.3/2.4.3590-20  предприятия общественного питания должны проводить производственный контроль, основанный на принципах ХАССП, внедрение системы прослеживаемости в общепите пока не является обязательным требованием законодательства.

В каких же случаях предприятию общественного питания может понадобиться внедрение системы прослеживаемости?

• Этого требует клиент.

• Предприятие передает свою продукцию для реализации, например, в торговую сеть.

• Предприятие планирует сертифицироваться, например, по ИСО 22000 или одному из стандартов или схем, признаваемых  GFSI . 

• Предприятие планирует повысить уровень пищевой безопасности и уровень управления качеством продукции.

Систему прослеживаемости с точки зрения изготовителя можно разделить на три основных этапа:

1. Поступление сырья от поставщика на предприятие;

2. Перемещение сырья, ингредиентов и готовой продукции внутри предприятия; 

3. Передача готового продукта клиенту.

Основные задачи прослеживаемости

Их три:

• отзыв товара у вашего потребителя (эта задача актуальна в общепите далеко не всегда, так как продукция употребляется достаточно быстро, часто непосредственно на месте);

• изоляция остатков партии продукта или ингредиента, в отношении которого выявлено несоответствие;

• анализ рисков и улучшение системы менеджмента через готовый продукт. 

Например: клиент нашел в товаре посторонний предмет, и благодаря системе прослеживаемости вы обнаружили, что он попал в конечный продукт из сырья определенного поставщика. Посмотрели по статистике и выяснили, что у этого предприятия случай далеко не первый. Приняли решение и заменили поставщика. 

Или же выяснилось, что посторонний предмет попал в продукт в результате повреждения мясорубки (раскололся пестик, и его кусочки попали в котлеты). Сделали выводы, заменили пестик на металлический.

Основные проблемы

Наиболее частые проблемы, возникающие при разработке и внедрении системы прослеживаемости:

• Процедура некорректная (например, процедуру разработал консультант, и она не соответствует реальному процессу);

• Прослеживаемость неполная, потому что:

  • имеется только часть необходимых документов (например, маркировка и сопровождающие поставку документы имеются, но на этапе приготовления полуфабрикатов прослеживаемость теряется);

  • неполные или некорректные записи: например, процедуры и формы документов разработаны, но сотрудники их не всегда или не полностью заполняют либо заполняют «задним числом». Одна из причин этой проблемы –слишком сложная система при небольшом количестве сотрудников, которые просто не успевают заполнять данные так, как нужно;

  • ингредиенты или полуфабрикаты не промаркированы;

  • недостаток обучения (сотрудники не понимают, как применять систему);

  • не проводится тестирование системы прослеживаемости, соответственно, при возникновении реальной ситуации вы не сможете среагировать достаточно быстро.

Примеры реализации прослеживаемости в общепите

Прослеживаемость продукции животного происхождения должна быть обеспечена на уровне законодательства. Для этого в России используется система «Меркурий», но на данном вопросе я останавливаться не буду.

Вместо этого я поделюсь с вами несколькими инструментами, которые применяют предприятия общественного питания. Надеюсь, они будут вам полезны. Если вы решите их использовать, буду благодарна за обратную связь в комментариях к статье.

Пример 1

Предприятие фастфуда, которое готовит сэндвичи.

Используется простая система прослеживаемости: запись всех данных о приемке, идентификационная маркировка каждого вида сырья.

Все принятое сырье используется в течение одной смены, то есть новая смена – новая приемка.

Соусы получают не каждый день, но строго одну партию за одну поставку. 

Используется уже подготовленное поставщиками сырье (нужно только собрать сэндвич), что упрощает процесс.

В процессе приемки сотрудник вручную заполняет такую форму:

Прослеживаемость обеспечивает идентификационный номер, который формируется из чисел сквозной нумерации (каждая новая смена – следующий номер) и года через  слеш . То есть каждая смена будет иметь свой уникальный номер.

Этот идентификационный номер указывают на каждой упаковке сэндвича, сделанного в этот день (можно наносить, например, печатью или стикером).

Отдельно на упаковке сэндвича галочкой отмечают тот соус, который был добавлен (все возможные варианты соуса заранее напечатаны на упаковке).

Очевидный плюс метода – простота системы и небольшое количество документации (однако стоит отметить, что в данном случае и сам процесс несложный).

Пример 2

Может быть реализован, когда у вас есть идентификационные данные клиента в  виде частично автоматизированной электронной системы . 

Форма 1: заполняется при приемке продукции и учитывает все поступающее сырье, включая номер лота и дату производства. Это необходимо для того, чтобы вы могли отследить конечный продукт до того места, откуда он поступил. 

Форма 2: этап изготовления – между получением сырья и передачей готового продукта клиенту. 

Форма 3: передача блюда клиенту. Используется для отслеживания того, куда поступают ваши продукты.

Ведение этой записи означает, что вы можете связаться с покупателями вашего продукта, если возникнут какие-либо проблемы.

Пример 3

Пример организации прослеживаемости в ресторане. Допустим, клиент заказал суп «Том Ям» и минеральную воду. Заказ формируется в электронной или печатной форме для официанта и для поваров.

Форма заказа для официанта содержит:

• дату, время и номер заказа;

• состав заказа (1 «Том Ям», 1 минеральная вода);

• имя официанта;

• номер столика;

• дополнительную информацию (например, если клиент попросил убрать или заменить какой-то ингредиент).

Форма заказа для поваров формируется в печатной форме. Она содержит:

• дату, время и номер заказа;

• имя официанта;

• номер столика;

• дополнительную информацию (при наличии);

• наименования и количество блюд/напитков;

• тип блюда (например, суп, салат, закуска);

• номер блюда в меню;

• перечень и количество входящих в каждое блюдо ингредиентов;

• номер партии каждого ингредиента (по возможности он подтягивается автоматически из системы, но может и вписываться поваром вручную); 

• имя повара, ответственного за приготовление; 

• дату и время окончания приготовления.

Номер партии ингредиента формируется так:  

порядковый номер данного продукта (ингредиента) при приемке/дата приемки. 

Например, номер партии 4/20210220 означает, что этот ингредиент был принят четвертым 20 февраля 2021 года. После присвоения номера партии при приемке он указывается на принятом продукте (например, путем сортировки). Имея эту информацию, по данным с приемки можно отследить:

• дату и время приемки;

• поставщика;

• номер его автомобиля;

• количество принятого продукта (ингредиента);

• номер товарно-транспортного документа;

• имя приемщика и другую необходимую информацию.

В заключение еще раз хочу обратить внимание: чтобы система прослеживаемости была рабочей, а не формальной, она должна соответствовать возможностям предприятия: если документов слишком много, а сотрудников мало, система не будет работать. Поэтому по возможности упрощайте или автоматизируйте. Электронная система учета не только может решить проблему прослеживаемости, но и будет способствовать соблюдению принципов  FEFO . Это потенциально снизит количество отходов, так как ингредиенты, у которых срок годности истекает скорее, будут использоваться в первую очередь.