прочитано
#качество управления #СМК #стандарты ИСО #внутренний аудит

Множество российских компаний регулярно проводят внутренние аудиты. Однако результат от этих проверок может быть нулевым, а может превратиться в один из главных инструментов постоянного совершенствования. Разберемся, как создать эффективную систему внутреннего аудита в организации.

0 3

Нормативное регулирование

Внутренний аудит как неотъемлемый элемент системы менеджмента качества, а также других стандартизированных систем менеджмента функционирует в соответствии с ИСО 19011 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента». Кроме того, функция внутреннего аудита также реализуется по требованиям международных профессиональных стандартов внутреннего аудита, разработанных  Институтом внутренних аудиторов . Разберемся, нет ли противоречий в трактовке целей и задач внутреннего аудита.

ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» трактует аудит как «систематический, независимый и документированный процесс получения объективных свидетельств и объективного их оценивания для установления степени соответствия критериям аудита».

По определению  IIA , внутренний аудит — это «деятельность по предоставлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование деятельности организации», он «помогает организации достичь поставленных целей, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности процессов управления рисками, контроля и корпоративного управления».

Несмотря на то, что по определениям стандартов ИСО аудит оценивает соответствие установленным критериям, согласно пункту  5.4.2 ИСО 19011  целью аудита может быть «идентификация областей потенциального улучшения системы менеджмента». Следовательно, формулировки ИСО и IIA не противоречат друг другу, а гармонично дополняют содержание термина «аудит».

Стоит учесть, что согласно требованиям Федерального закона № 209-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об акционерных обществах» в публичном акционерном обществе обязательно наличие систем управления рисками и внутреннего контроля, которые подлежат оценке при внутреннем аудите.

На основе рассмотренных норм можно составить список задач, выполняемых при проведении внутреннего аудита:

  • определить степень соответствия установленным требованиям;

  • оценить систему внутреннего контроля и систему управления рисками;

  • выдвинуть предложения и оказать консультации по развитию системы менеджмента качества, в частности — системы корпоративного менеджмента вообще.

Уровни зрелости аудита

К сожалению, активного развития внутреннего аудита как обязательного процесса при сертификации или инспекционной проверке СМК не наблюдается, в первую очередь — по причине дискредитации сертификации СМК в России. Кроме того, при сертификации СМК аудит оценивается только на соответствие требованиям ИСО 19011, а проверки уровня зрелости или эффективности внутреннего аудита не происходит. Прав и полномочий на такую оценку при сертификации или инспекционной проверке системы менеджмента внешние аудиторы не имеют.

Очень часто руководители компании внедряют СМК только для получения сертификата, не понимая задач системы и сути самого стандарта ИСО 9001. Тем самым они провоцируют организацию на проведение формального или фиктивного внутреннего аудита «для галочки» и представляют внешним экспертам «потемкинские деревни». Признаки такого аудита описаны в статье «Полезнее, чем кажется». Это дискредитирует методику в глазах руководителей российских компаний.

Есть и позитивные примеры. В статьях «Не СМК единым» и «Доверяй, да проверяй» описаны внутренние аудиты, обладающие высокой степенью независимости и «расширенной» функциональностью.

Возникает вопрос: каким образом отличить фиктивный аудит от эффективного или прогрессивного? Рассмотрим авторскую диаграмму уровней зрелости внутреннего аудита.

этапы-зрелости-аудита.jpg

Под отчетом по результатам ВА на рисунке понимается нормативное обеспечение аудита в соответствии с требованиями стандартов по внутреннему аудиту.

Повышению уровня качества и эффективности внутреннего аудита, а следовательно — росту его уровня зрелости способствует:

  • рост количества профильных функций, возложенных на его специалистов;

  • повышение квалификации внутренних аудиторов;

  • поддержка его независимости высшим руководством компании.

При подтверждении соответствия СМК требованиям ИСО 9001 достаточно внутреннего аудита первого этапа развития, главное, чтобы документация по аудиту соответствовала требованиям  ИСО 19011 .

Повышение уровня зрелости внутреннего аудита может сразу привести к резкому позитивному скачку для всей компании. Рассмотрим пример метрополитена, изложенный  в статье  «Внутренний аудит в подразделениях Московского метрополитена» . Внутренний аудит после изменения подхода показал, что деятельность подразделений отличалась от установленных требований. В то же время руководители получили возможность сравнить свои подразделения с другими. В результате управленцы поняли, на какие процессы им целесообразнее затрачивать ресурсы для увеличения эффективности работы подразделения в соответствии с требованиями СМК.

Еще один пример — АвтоВАЗ. При внедрении аудитов в компании пришлось напомнить руководителям подразделений, что за контроль на заводе отвечает не только президент и контрольно-ревизионное управление, но и они сами. Оказалось, что сотрудники и раньше предлагали изменения в процессах и документах, но часто встречали непонимание со стороны своих непосредственных руководителей либо представителей других служб, с которыми пытались согласовать улучшения. Таких примеров было множество.

Нужно учитывать, что внутренний аудит СМК на АвтоВАЗе функционировал более 10 лет, но находился на нижних этапах развития. При повышении уровня независимости ВА и заинтересованности высшего менеджмента в нем, аудит достиг минимум четвертого этапа, указанного в диаграмме. Отсюда можно сделать логичный вывод: повышение качества внутреннего аудита — это прогрессивный путь к росту конкурентоспособности и эффективности бизнеса.

Факторы развития внутреннего аудита

Тем не менее на многих предприятиях внутренний аудит все еще находится на начальных этапах своего становления. Однако уже можно наблюдать, как его значение растет, раскрывая возможности для развития компаний.

Это обусловлено множеством объективных факторов:

  • усложнение организационных систем и ускорение внешних и внутрикорпоративных информационных коммуникаций;

  • увеличение объема информации и необходимость в ее грамотной систематизации и концентрации;

  • необходимость устранения обнаруженных несоответствий в кротчайшие сроки и минимизации рисков;

  • понимание топ-менеджерами компаний того, что отчеты руководителей среднего звена не всегда корректны и правдивы по многим субъективным причинам;

  • стремление к формированию прозрачного механизма контроля организационных систем предприятий, необходимого для повышения качества системы управления;

  • потребности высшего менеджмента в независимой оценке деятельности компании и ее подразделений;

  • возрастание  требований регулятора к внутреннему аудиту;

  • рост популярности и активности ассоциации «Институт внутренних аудиторов».

Не последнюю роль в продвижении внутреннего аудита как необходимого инструмента управления играет активность профессионалов в области качества, риск-менеджмента и аудита.