Доверяй, но проверяй

Аудит поставщика – эффективный инструмент менеджмента качества, с помощью которого проверяют соответствие поставщика требованиям компании-получателя.

Цель аудита

Прежде чем назначить аудит поставщика, нужно определить цель мероприятия. Не всегда его причиной является плохое качество поставляемого сырья или готовой продукции. В зависимости от ситуации цели могут быть разными: 

• выбрать лучшего поставщика с учетом соотношения цены и качества;

• определить приоритетность закупки у того или иного поставщика, то есть провести ранжирование;

• найти «узкие места», которые приводят к нестабильности качества продукции;

• подтвердить соответствие поставщика определенным стандартам, например, ИСО 9001 и т.п.

Кого и зачем проверять

Не каждый поставщик нуждается в проверке. Рекомендуется проводить аудит второй стороны в том случае, если это поставщик:

• стратегически важного сырья или оборудования;

• больших объемов;

• новый;

• проблемный.

Такой аудит может принести выгоду обеим сторонам: поставщику и потребителю. Потому что такая проверка позволяет:

• снять острые вопросы;

• выстроить доверительные отношения;

• выявить проблемы и совместно найти пути решения;

• в крайнем случае прекратить отношения с партнером, с которым не удалось прийти к взаимной договоренности.

Пример 1. Качество в мелочах

Как правило, потребителя интересует не только качество самого продукта, но и качество его упаковки, доставки и правильность маркировки. 

Так, например, для экспортных поставок большое значение имеет качество деревянных поддонов, на которых располагаются партии сырья или коробки с комплектующими во время транспортировки. Древесина, из которой сделаны поддоны, должна пройти обязательную фитосанитарную обработку.

Только при правильном проведении процедуры обеззараживания проблем при вывозе продукции не возникнет. Однако при осмотре поддонов неспециалисту довольно сложно определить, каким методом проводилась обработка и насколько точно выполнялись условия ее проведения.   

Недобросовестные поставщики могут в целях сокращения затрат нарушать методику проведения обеззараживания. Например, сократить время сушки, проводить сушку готового изделия, а не древесины в печи до сборки и так далее.

Если у компании-заказчика есть подозрения, что фитосанитарная обработка проводится с нарушением норм, то аудит поможет расставить все точки над «i». На месте можно изучить имеющееся оборудование, мощности производства, технологические карты, информацию о квалификации персонала.

подробнее

О там, как не ошибиться с выбором поставщика, используя систему закупок, читайте в нашей статье «Процедура выбора и оценки поставщиков товаров и услуг».

Важно помнить, что аудит – это инструмент помощи, который призван не обличать, а помогать. Поэтому благодаря такой диагностике партнера можно:

1. Своими глазами убедиться в том, что у поставщика все налажено так, как нужно;

2. Выявить моменты, требующие улучшения;

3. Совместно с представителями компании-поставщика решить волнующие вопросы и, например, улучшить качество продукции или снизить ее себестоимость.

Пример 2. Качество в сотрудничестве

Проведение аудита поставщика дает повод для улучшений и развития партнерских отношений с ним. 

Приведем несколько примеров эффективной совместной работы.

Тесное взаимодействие с производителями поддонов позволило наладить производство нового типа поддонов. В результате был значительно снижен расход пиломатериалов без ущерба для эксплуатационных качеств и устойчивости. Данная работа позволила получить поддоны с облегченной массой и по доступной цене, что в итоге выгодно для обеих сторон.

Сотрудничество одной из компаний со своим поставщиком мягких контейнеров привело к принятию взаимовыгодных решений. По итогам аудита компания-заказчик предложила внести конструктивные изменения в контейнер. Это привело к сокращению времени на установку контейнера на упаковочную машину, удобству упаковки и повысило производительность.

В частности, проведены работы по оптимизации технических характеристик упаковки, что привело к увеличению нормы загрузки контейнера на 5% и оптимизации логистических затрат.

Кроме того, при проведении аудита поставщика проверяющие обратили внимание на возможность попадания посторонних металлических предметов в готовый продукт. Проверяющая сторона посоветовала установить горизонтальный металлодетектор. Руководство компании-поставщика прислушалось к рекомендации, что помогло исключить претензии потребителей.

подробнее

Какие правила приемки пищевой продукции или сырья помогут сохранить качество и безопасность конечной продукции, читайте в статье «Приемка продуктов питания и сырья на склад».  

Кто проводит аудит 

• Самостоятельно. Провести аудит поставщика можно силами своей организации. Для этого необходимо будет подобрать специалистов, имеющих соответствующий уровень технической компетентности, или же обеспечить им необходимую подготовку. 

• Внешние аудиторы. Можно обратиться за помощью к услугам экспертов, которые проведут проверку и предоставят заинтересованной стороне-заказчику независимый и объективный отчет. На основании результатов этого документа руководство компании-потребителя сделает оценку и примет решение о дальнейших действиях.

Прежде чем проверять своих поставщиков, нужно проверить, насколько хорошо выстроены коммуникации на начальных этапах сотрудничества. Так, для эффективного взаимодействия с партнерами рекомендуется:

1. Разработать и довести до сведения заинтересованных сторон требования к поставщику. Они могут быть изложены в соответствующей политике, руководстве или ином документе организации;

2. Сразу включать в договоры с поставщиком пункт о возможности проведения аудита. Даже в том случае, если аудит в течение срока действия договора проведен не будет. Понимание того, что у потребителя есть возможность провести проверку, дисциплинирует поставщиков.

Этапы проведения аудита

Начать работу по аудиту поставщика стоит с согласования возможности проведения проверки с поставщиком. Потом определиться с форматом мероприятия:

• дистанционно путем рассылки опросника;

• очно, проведя проверку на месте.

Когда организационные вопросы решены, то следующим этапом необходимо сформировать команду аудиторов. Ее состав напрямую зависит от цели и предмета аудита. 

После этого уже идут этапы непосредственно аудита:

• планирование и подготовка;

• проведение аудита;

• оформление результатов и направление отчета о проверке поставщику;

• получение обратной связи;

• при необходимости разработка поставщиком плана  корректирующих мероприятий ;

• контроль реализации плана корректирующих мероприятий.

По результатам аудита может быть:

• подтвержден статус надежного поставщика;

• приняты решения, направленные на улучшение производственных процессов поставщика;

• принято решение отказаться от дальнейшего сотрудничества.

Аудит поставщиков дает уверенность не только в стабильности поставок, но и в качестве собственной продукции или услуг. Для проверяемой стороны аудит становится эффективным инструментом для улучшения своих процессов и повышения эффективности и производительности, поэтому отказываться от таких предложений со стороны партнеров не стоит.  Ведь совместная работа, нацеленная на достижение общих целей, способна принести хорошие результаты.

Пошаговую инструкцию о проведении внутреннего аудита на пищевом производстве вы можете прочитать в нашей статье «Карта аудита».