прочитано
#качество управления #инструменты менеджмента #поставщик #аудит

Не всегда качество готовой продукции зависит только от производителя. Проблема может крыться в поставляемом сырье. Если оно не соответствует заявленному качеству или бывают перебои с поставками, тогда самое время провести аудит поставщика. В нашей статье расскажем, для чего он нужен, кому будет полезен и кто его проводит.

0 3

Аудит поставщика – эффективный инструмент менеджмента качества, с помощью которого проверяют соответствие поставщика требованиям компании-получателя.

Цель аудита

Прежде чем назначить аудит поставщика, нужно определить цель мероприятия. Не всегда его причиной является плохое качество поставляемого сырья или готовой продукции. В зависимости от ситуации цели могут быть разными: 

  • выбрать лучшего поставщика с учетом соотношения цены и качества;

  • определить приоритетность закупки у того или иного поставщика, то есть провести ранжирование;

  • найти «узкие места», которые приводят к нестабильности качества продукции;

  • подтвердить соответствие поставщика определенным стандартам, например, ИСО 9001 и т.п.

Кого и зачем проверять

Не каждый поставщик нуждается в проверке. Рекомендуется проводить аудит второй стороны в том случае, если это поставщик:

  • стратегически важного сырья или оборудования;

  • больших объемов;

  • новый;

  • проблемный.

Такой аудит может принести выгоду обеим сторонам: поставщику и потребителю. Потому что такая проверка позволяет:

  • снять острые вопросы;

  • выстроить доверительные отношения;

  • выявить проблемы и совместно найти пути решения;

  • в крайнем случае прекратить отношения с партнером, с которым не удалось прийти к взаимной договоренности.

О там, как не ошибиться с выбором поставщика, используя систему закупок, читайте в нашей статье «Процедура выбора и оценки поставщиков товаров и услуг».

Важно помнить, что аудит – это инструмент помощи, который призван не обличать, а помогать. Поэтому благодаря такой диагностике партнера можно:

  1. Своими глазами убедиться в том, что у поставщика все налажено так, как нужно;

  2. Выявить моменты, требующие улучшения;

  3. Совместно с представителями компании-поставщика решить волнующие вопросы и, например, улучшить качество продукции или снизить ее себестоимость.

Какие правила приемки пищевой продукции или сырья помогут сохранить качество и безопасность конечной продукции, читайте в статье «Приемка продуктов питания и сырья на склад».  

Кто проводит аудит 

  • Самостоятельно. Провести аудит поставщика можно силами своей организации. Для этого необходимо будет подобрать специалистов, имеющих соответствующий уровень технической компетентности, или же обеспечить им необходимую подготовку. 

  • Внешние аудиторы. Можно обратиться за помощью к услугам экспертов, которые проведут проверку и предоставят заинтересованной стороне-заказчику независимый и объективный отчет. На основании результатов этого документа руководство компании-потребителя сделает оценку и примет решение о дальнейших действиях.

Прежде чем проверять своих поставщиков, нужно проверить, насколько хорошо выстроены коммуникации на начальных этапах сотрудничества. Так, для эффективного взаимодействия с партнерами рекомендуется:

  1. Разработать и довести до сведения заинтересованных сторон требования к поставщику. Они могут быть изложены в соответствующей политике, руководстве или ином документе организации;

  2. Сразу включать в договоры с поставщиком пункт о возможности проведения аудита. Даже в том случае, если аудит в течение срока действия договора проведен не будет. Понимание того, что у потребителя есть возможность провести проверку, дисциплинирует поставщиков.

Этапы проведения аудита

Начать работу по аудиту поставщика стоит с согласования возможности проведения проверки с поставщиком. Потом определиться с форматом мероприятия:

  • дистанционно путем рассылки опросника;

  • очно, проведя проверку на месте.

Когда организационные вопросы решены, то следующим этапом необходимо сформировать команду аудиторов. Ее состав напрямую зависит от цели и предмета аудита. 

После этого уже идут этапы непосредственно аудита:

  • планирование и подготовка;

  • проведение аудита;

  • оформление результатов и направление отчета о проверке поставщику;

  • получение обратной связи;

  • при необходимости разработка поставщиком плана  корректирующих мероприятий ;

  • контроль реализации плана корректирующих мероприятий.

По результатам аудита может быть:

  • подтвержден статус надежного поставщика;

  • приняты решения, направленные на улучшение производственных процессов поставщика;

  • принято решение отказаться от дальнейшего сотрудничества.

Аудит поставщиков дает уверенность не только в стабильности поставок, но и в качестве собственной продукции или услуг. Для проверяемой стороны аудит становится эффективным инструментом для улучшения своих процессов и повышения эффективности и производительности, поэтому отказываться от таких предложений со стороны партнеров не стоит.  Ведь совместная работа, нацеленная на достижение общих целей, способна принести хорошие результаты.

Пошаговую инструкцию о проведении внутреннего аудита на пищевом производстве вы можете прочитать в нашей статье «Карта аудита»