Кодекс деловой этики

Когда новый сотрудник приходит в компанию, он неизбежно проходит адаптацию. В этот период работник узнает:

• как в компании принято одеваться;

• как отвечать на телефонные звонки;

• как вести себя с коллегами и партнерами и прочие рабочие нюансы. 

Иногда этот процесс происходит болезненно. Чтобы помочь новичку влиться в коллектив, нужно подготовить свод правил, своего рода шпаргалку, которая дает нужные ответы, – кодекс деловой этики.

Язык кодекса

Приступая к разработке кодекса, важно следовать принципу «документ для человека». То есть он должен быть максимально понятным новичку.

Рекомендации по оформлению кодекса деловой этики:

• начинать кодекс деловой этики лучше с приветственного слова первого лица компании. Этот прием позволяет, во-первых, показать лидерство руководства и его заинтересованность в привлечении и удержании сотрудников. А во-вторых, позволит работнику сразу почувствовать свою ценность для компании;

• писать документ лучше простым языком без употребления узкой терминологии и сокращений. Ведь цель создания кодекса деловой этики в том, чтобы донести до всех работников принятые в компании ценности, нормы, правила и инструкции; 

• кодекс деловой этики лучше оформлять в виде красочного журнала объемом не более 40 страниц. Как вариант, оформить документ в формате А4, детально описать все разделы, снабдить каждый из них цветными иллюстрациями (например, фотографиями работников компании, с их письменного согласия, конечно).

Структура кодекса 

При создании кодекса деловой этики можно сделать акцент на принципах устойчивого развития. Например, создать следующую структуру документа: 

• видение, миссия и ценности компании;

• внешняя информационная политика;

• управление рисками и стремление к улучшениям;

• охрана окружающей среды и ответственное природопользование; 

• охрана труда и промышленная безопасность;

• социальная ответственность;

• взаимное уважение и равные возможности;

• трудовые права и права человека.

Дополнительно можно включить:

• стандарты корпоративного управления;

• взаимодействие с заинтересованными сторонами;

• забота об интересах и репутации компании;

• механизм применения кодекса.

Из опыта лучших практик в кодекс деловой этики также включают разделы, касающиеся:

• трудовой и предпринимательской деятельности вне компании;

• совместной работы близких родственников;

• злоупотребления служебным положением;

• участия в политической и религиозной деятельности.

Содержание кодекса

Иногда в кодексе очень сжато описывают разделы. Это приводит к двоякому толкованию информации и недопониманию со стороны сотрудников. Каждый раздел рекомендуется расписать подробно. А чтобы кодекс не превратился в толстый неработающий документ, можно заменить часть текстовой информации на иллюстрации. 

Как можно улучшить содержание кодекса деловой этики:

• конкретно описать стандарты внешнего вида: что допустимо, а что нет, с примерами и основными рекомендациями. Например: «ношение джинсов допускается только по пятницам», «не рекомендуется спортивная одежда (лосины, толстовки)» и пр. В разделе описания фирменного стиля одежды следует разместить фотографии допустимых элементов мужского и женского гардероба; 

• в раздел «Управление рисками и стремление к улучшениям» стоит включить базовые принципы, на которых строится управление рисками в компании;

• особое внимание стоит уделить разделу «Взаимное уважение и равные возможности. Запрет дискриминации». В нем целесообразно перечислить то, что категорически запрещается. Например: «Запрещаются высказывания и/или действия оскорбительного характера, связанные с расовой, национальной, религиозной, этнической принадлежностью, языком, полом, возрастом, имущественным, социальным, семейным положением, политическими убеждениями, физическими возможностями человека и другими подобными характеристиками» и др.);

• обязательно включите раздел про персональные данные и защиту конфиденциальной информации. В этом разделе стоит указать, что именно относится к информации, которая не подлежит разглашению. Важно обратить внимание работников на необходимость сохранения сведений конфиденциального характера во избежание возможного ущерба интересам и репутации компании. Пояснить, что именно относится к персональным данным, и напомнить об обязанности защищать сведения о персональных данных работников и контрагентов. В случае если имеются внутренние документы, в которых подробно описан порядок обращения с информацией, содержащей коммерческую тайну, информацией для служебного пользования, персональными данными, то необходимо включить ссылку на эти документы; 

• раскройте то, каким образом строятся взаимоотношения с конкурентами, клиентами, партнерами и акционерами. В данном разделе стоит описать основные принципы, на которых строится взаимодействие с заинтересованными сторонами. Например, принцип сотрудничества и соблюдения законодательства, принцип ответственного партнерства и долгосрочного сотрудничества, принципы доверия, уважения и честности; 

• предоставьте работникам возможность анонимного обращения на горячую линию. Нужно указать, что сотрудник компании, отвечающий за получение и обработку сообщений, не сможет идентифицировать или отследить автора жалобы, гарантировать то, что организация не сможет отследить IP-адрес автора жалобы;   

• целесообразно ввести раздел про интеллектуальную собственность, даже если сейчас эта деятельность в компании еще не очень развита;

• включите раздел про фирменный стиль. Например, фирменные цвета, шрифт, использование логотипа;

• нужно включить раздел «Стандарты делового общения», который описывает инструменты деловой коммуникации: совещания, телефонные звонки, электронная переписка. 

Подойдите к созданию кодекса деловой этики творчески. Вы увидите его полезность и эффективность в перспективе. В результате появления в компании такого документа:

• улучшается взаимодействие между подразделениями;

• вырабатывается единый корпоративный язык;

• вырабатывается собственный стиль компании;

• формируется имидж;

• сотрудники лучше понимают, как вести себя в той или иной ситуации, и это помогает избежать конфликтов.