Предновогодние авралы

Юлия Ершова, главный специалист по управлению рисками, ведущий аудитор систем менеджмента, эксперт Премии Правительства РФ в области качества:

- Подводя итоги, нужно понять, насколько эффективно вам удалось выполнить поставленные задачи: все ли цели выполнены, правильно ли они были сформулированы, хватило ли вам ресурсов и что можно было бы улучшить в вашей деятельности. Если случились неудачи, то стоит рассматривать их как необходимый урок, точку роста, возможность для развития. 

Для того чтобы предновогодний аврал не испортил настроение, есть несколько простых, но действенных способов, которые помогут справиться с делами.

Способ 1. Планирование

Для эффективного планирования ведите ежедневник. Фиксируйте в нем задачи в соответствии с матрицей Эйзенхауэра. Здесь планируемые дела оцениваются всего по двум критериям: срочность и важность. Затем заносятся в соответствующие квадраты матрицы:

• красный квадрат – это важные и срочные задачи;

• желтый квадрат – это важные, но не срочные задачи;

• синий квадрат – это срочные, но не важные задачи;

• зеленый квадрат – это неважные и несрочные задачи.

Красный и зеленый квадраты матрицы должны быть всегда пусты, а задачи из синего квадрата нужно стараться решать сразу по мере их поступления.

Способ 2. Хвалите себя

Ежедневно, подводя итоги дня, записывайте свои реализованные задачи, большие и маленькие успехи, выполненные работы, достигнутые цели. Перечитывая этот немаленький список в конце года, вы сами удивитесь, как многого удалось добиться. Этот нехитрый способ поможет вам стать увереннее в себе и замотивирует на выполнение новых сложных задач.

Способ 3. Наведите порядок в работе с документацией

Стоит избавиться от лишних бумаг,  систематизировать хранение необходимых документов  в бумажном и электронном виде. Четкий порядок позволит не тратить время на поиск нужных документов, исключит возможность использования неактуальной информации.

Способ 4. Переключайтесь

Постарайтесь найти время для своих увлечений. Работа – это только часть вашей жизни. Сходите в кино или театр, займитесь спортом, пригласите друзей на ужин, посетите интересную выставку, совершите экскурсию в соседний город и т.д.

Эти способы помогут вам справиться с напряженным рабочим графиком и вовремя завершить все неотложные дела без ущерба для здоровья. 

Поздравляю вас с наступающими праздниками и желаю в новом году счастливых событий, удивительных свершений, интересных открытий и ярких позитивных моментов!

Константин Писаренко, ведущий эксперт Премии Правительства РФ в области качества, ведущий асессор EFQM:

- Важна не простая фиксация достижений и провалов, а анализ их причин для извлечения уроков, усиления положительных тенденций и предотвращения неудач в дальнейшем.

Ключевой вопрос – мотивация сотрудников к предоставлению достоверной и полной информации о провалах и проблемах. Они часто опасаются предоставлять информацию, которая может негативно сказаться на их оценке со стороны руководства. Поэтому важно выстроить систему не наказаний, а непрерывного улучшения, в которой ценят способность сотрудников честно говорить о проблемах, в том числе о несоответствиях и нарушениях.

Каждый сотрудник, даже занимающий не самые значимые должности, должен иметь возможность вносить предложения по содержанию отчетов. Это позволит не упустить из виду значимые проблемы и достижения.

О негативном опыте говорить никто не любит. Но в итогах надо учесть и его. Встает вопрос, как безболезненно отобразить провалы. Часто встречаются ситуации, когда отчеты переполнены статистическими данными без качественного анализа и выводов о состоянии дел. Необходимо, чтобы они подвергались анализу с выводами о причинах как достижений, так и негативных результатов. Это позволит руководству делать объективные выводы и поддерживать культуру предоставления полной и достоверной информации.

Наталья Белостоцкая, продакт-менеджер корпоративных медиа:

- В последнее время я работаю на себя, так что для меня вопрос подведения итогов – скорее добрая традиция и повод для саморефлексии. Финансовая эффективность легко анализируется благодаря банковским приложениям. Показателем успешности работы также является продление договоров с заказчиками или их повторное обращение. Это, в свою очередь, зависит от эффективности продуктов, которые я курирую. 

Ну и, конечно, очень важна  команда . Если я ее сохранила или нарастила, это круто! В этом году достижение цели было непростым. Если раньше мы все жили в одном городе, то теперь речь идет о разных странах и даже континентах. Передо мной как менеджером стояла непростая задача – отстроить работу людей, живущих в разных часовых поясах, испытывающих колоссальный стресс от переезда и с трудом строящих планы на неделю вперед.

Что касается предновогоднего периода, то да, он у меня, как у большинства, горячий. Всем хочется завершить до нового года максимальное количество проектов и дел. Чтобы избежать цунами в конце декабря, начинаю заранее готовить документацию, спрашиваю у клиентов о том, какие у них планы на декабрь и что они ожидают от продукта к 31 декабря. 

Я системный и очень аккуратный человек. Документация по финансовым и трудозатратам ведется мной регулярно в цифровом виде, так что подготовить для заказчика отчет по проекту к концу года – вопрос 10-15 минут. То же касается и отчетов по продуктам. Создание дашборда с метриками отнимает совсем немного времени, тем более что у  медиапродуктов  не так много анализируемых показателей. 

У меня есть и личная традиция.  В начале каждого года я создаю профессиональную карту желаний, на которой отражаю рабочие мечты или планы. Утром 31 декабря за бокалом праздничного просекко анализирую свои достижения и провалы. А в конце новогодних каникул «рисую» карту на следующих год (на самом деле вырезаю картинки из журналов и клею их на большой лист бумаги). Визуальные методики в моем случае прекрасно работают и мотивируют. Ведь карта у меня всегда перед глазами. К примеру, в этом году одно из очень значимых желаний сбылось, хотя и не в тех обстоятельствах, что хотелось.