Баланс функций

С одной стороны, бизнес-подразделения все чаще запрашивают экспертизу аудиторов на ранних стадиях принятия решений. С другой – участие в операционной деятельности создает риски конфликта интересов, когда аудитор впоследствии вынужден оценивать процессы, в разработке которых он лично участвовал. Как найти баланс? Как оставаться полезным бизнесу, но при этом не подорвать независимость функции?

Международные стандарты внутреннего аудита определяют независимость как свободу от условий, которые оказывают отрицательное воздействие на способность функции внутреннего аудита выполнять свои обязанности беспристрастно. Объективность, в свою очередь, – как мысленную установку, которая позволяет внутренним аудиторам непредвзято выносить профессиональные суждения, выполнять свои обязанности и достигать целей внутреннего аудита, не подстраивая свое мнение под мнение других. Аналогичным образом принципы независимости и объективности определены в Руководящих указаниях по организации внутреннего аудита (ПНСТ 1.0.076-1.053.23). 

Вместе с тем стандарты не запрещают  СВА  выполнять консультационные функции. Напротив, роль внутреннего аудита как советника закреплена в них наравне с функцией предоставления услуг по обеспечению уверенности. При этом стандарты подчеркивают: внутренний аудит не должен принимать на себя управленческую ответственность, а консультирование не должно подрывать объективность последующих оценок. Иначе говоря, СВА может:

• идентифицировать риски;

• оценивать дизайн контролей;

• комментировать проекты регламентов;

• участвовать в рабочих группах с правом совещательного голоса;

• предлагать варианты контроля и мониторинга.

Но в то же время СВА не должна:

• утверждать решения;

• делать выбор вместо менеджмента;

• подписывать документы как согласующее лицо, если это выглядит как участие в принятии управленческого решения;

• нести операционную ответственность за результат принятых решений.

Соблюдение обозначенных границ – задача, решаемая на постоянной основе практически каждой СВА и усложняющаяся по мере расширения объема и глубины ее консультаций.

Риски участия СВА в операционной деятельности

Участие в рабочих группах, коллегиальных органах, в согласовании документов несет в себе несколько категорий рисков для независимости аудита.

Риск 1. Риск самопроверки

Наиболее очевидный риск. Если аудитор участвовал в разработке внутреннего регламента, его последующая оценка эффективности этого документа может быть неосознанно предвзятой. Человеку свойственно защищать результаты своего труда, даже если он действует добросовестно. В результате проверка может быть менее строгой, а выводы более мягкими, чем следовало бы.

Риск 2. Размывание ролей в глазах бизнеса

Когда СВА начинает регулярно участвовать в операционных совещаниях и давать рекомендации по управленческим решениям, бизнес-подразделения могут перестать воспринимать аудиторов как независимых оценщиков: к аудиторам начинают обращаться за оперативными консультациями, ожидая не объективной оценки, а поддержки своих инициатив. Это подрывает репутацию СВА как беспристрастного органа.

Риск 3. Давление со стороны менеджмента

Участвуя в текущих сделках или в согласовании коммерческих условий, СВА оказывается под давлением бизнес-показателей. Менеджеры заинтересованы в быстром согласовании и могут воспринимать замечания аудитора как препятствие для достижения целей. Это создает дополнительное напряжение и может повлиять на сроки и качество аудиторских заключений.

Риск 4. Юридические последствия

Формальное участие СВА в подготовке документа или сделки может осложнить последующую защиту позиции службы, если решение приведет к убыткам, нарушениям или конфликту интересов. Даже при отсутствии прямой юридической ответственности возрастают репутационные риски и риски оспаривания независимости аудиторов.

Зачастую СВА участвуют в разработке новых продуктов и информационных систем, работе коллегиальных органов (с правом совещательного голоса), согласовании внутренних документов. Однако это участие строго регламентировано и ограничено методологическими рамками. Основной принцип: аудитор выступает как эксперт по управлению рисками и контролю, но не как операционный менеджер. То есть СВА не разрабатывает бизнес-решения и не подписывает документы, а предоставляет рекомендации по выявлению и минимизации рисков. Это принципиальное разграничение позволяет сохранить дистанцию между консультированием и операционным управлением.

Как обеспечить независимость

Для защиты независимости СВА можно применять следующие инструменты:

1. Разделение функций и задач. Аудиторы, участвовавшие в консультационном проекте, не привлекаются к последующим проверкам в этой зоне. Для проведения аудита формируется отдельная команда, которая оценивает процесс с нуля, без учета ранее выданных рекомендаций.

Пример. При внедрении новой цифровой платформы управления проектами в одном из дивизионов российской компании представители СВА были включены в рабочую группу на этапе формирования технического задания (ТЗ). Аудиторы сосредоточились на оценке дизайна контрольных процедур: разделения прав доступа, логики согласования изменений, механизмов автоматической фиксации отклонений.

После завершения проектной фазы и запуска системы плановая проверка данного процесса проводилась другой командой СВА. Проверяющие не были знакомы с предыдущими обсуждениями и рекомендациями. Их заключение основывалось исключительно на фактических данных: работает ли контроль, есть ли сбои, фиксируются ли инциденты. Объективность проверки не была поставлена под сомнение ни со стороны бизнеса, ни со стороны комитета по аудиту.

2. Отражение в плане аудита. Существенные консультационные проекты целесообразно отражать в годовом плане СВА либо в отдельном реестре консультационных заданий с последующим информированием комитета по аудиту. В плане указываются цель консультирования, ожидаемые результаты, предполагаемые трудозатраты и границы ответственности. Это делает деятельность СВА прозрачной и контролируемой.

3. Управление ожиданиями бизнеса. На этапе начала консультационного проекта стороны письменно фиксируют объем аудиторского задания. Бизнес-подразделения информируются о том, что СВА не подменяет управленческие решения, а только предоставляет экспертные заключения. Это снижает риск возникновения необоснованных ожиданий.

4. Ограничение объема консультаций. Несмотря на общий тренд по наращиванию объема консультаций как способа оперативной помощи менеджменту по актуальным для него вопросам, в ряде компаний на консультационные проекты стараются относить не более 20-25% от общего объема работы СВА, сохраняя основной массив времени за функциями предоставления услуг по обеспечению уверенности.

Как консультирование повышает качество процессов

Участие СВА в операционной деятельности приносит не только риски, но и очевидные выгоды для качества бизнес-процессов, так как может предотвратить значительные потери и системные ошибки.

Эффект 1. Профилактика, а не лечение

Когда аудиторы подключаются на этапе проектирования процесса, они видят потенциальные «узкие места» до того, как они стали проблемой. Это позволяет внести изменения в регламенты или ИТ-архитектуру, когда цена ошибки минимальна и не требуется переделка уже работающей системы.

Эффект 2. Использование кросс-функционального опыта

Внутренний аудитор, работающий с разными подразделениями, накапливает уникальную экспертизу. Он видит, какие решения эффективны в одном блоке, а в другом приводят к сбоям. Когда СВА консультирует новый проект, она может предложить адаптировать уже опробованные и реализованные практики вместо, по сути, повторной разработки с нуля уже имеющихся решений.

Пример. В одном из дивизионов российской компании была внедрена система автоматического мониторинга исполнения контрактов с использованием контрольных точек (вех). Этот подход позволил снизить количество просрочек на 40%. Когда в другом дивизионе возникла аналогичная задача по управлению поставками, СВА рекомендовала использовать тот же принцип и уже имеющееся техническое решение, адаптировав его под отраслевую специфику. В результате качество процессов выросло, а время на их настройку сократилось.

Эффект 3. Повышение зрелости системы управления

Регулярное участие СВА в коллегиальных органах и рабочих группах способствует развитию риск-ориентированного мышления у менеджеров. Бизнес-подразделения постепенно привыкают к тому, что любой крупный проект должен сопровождаться оценкой рисков и проработкой контрольных процедур. Это системный эффект: качество процессов повышается не за счет внешнего контроля, а за счет внутренней дисциплины управления.

«Красные» зоны СВА 

Несмотря на очевидные преимущества консультирования, существуют сферы, где участие СВА недопустимо в принципе. Эти ограничения обычно закрепляются внутренними документами компании и являются обязательными для всех сотрудников СВА. Например:

• выбор поставщиков и подписание договоров. Любое участие в выборе контрагента или подписании коммерческого документа создает прямой конфликт интересов. Впоследствии аудитор не сможет объективно оценить эту сделку;

• назначение ответственных лиц. Кадровые решения – это исключительная компетенция менеджмента. Участие СВА в таких вопросах создает риск последующей предвзятой оценки работы назначенных сотрудников;

• утверждение бюджетов и финансовых лимитов. Это операционная функция, которая должна выполняться финансовым менеджментом. Вмешательство СВА нарушает принципы разделения полномочий и создает риски манипуляции бюджетными показателями;

• разработка коммерческих условий и ценообразование. Аудитор может оценить риски ценовой политики, но не имеет права участвовать в формировании конечной цены продукта или услуги.

Подобные ограничения не снижают ценности СВА, а, наоборот, защищают ее репутацию и гарантируют объективность в тех областях, где аудит действительно необходим.

Итог

В заключение необходимо подчеркнуть, что консультационная функция СВА может быть эффективным инструментом повышения качества бизнес-процессов при условии понимания и митигирования рисков ее участия в операционной деятельности, для чего предлагается придерживаться следующих рекомендаций:

1. Закрепить во внутренних документах СВА порядок и объем участия в консультационных проектах, включая как критерии их допустимости, так и основания для отказа от них;

2. Включать существенные консультационные проекты в годовой план СВА либо в отдельный реестр консультационных заданий с последующим информированием комитета по аудиту;

3. Обеспечить разделение между командами, которые консультируют процесс/проект, и командами, которые впоследствии его проверяют;

4. Определить и выдерживать оптимальный уровень соотношения консультационной и контрольной деятельности;

5. Письменно фиксировать объем аудиторского задания и зоны ответственности при начале любого консультационного проекта, четко обозначая, что решение остается за менеджментом, а не за СВА.

Соблюдение этих правил позволит избежать конфликта интересов и сохранить независимость. Качество бизнес-процессов при таком подходе растет системно, а авторитет внутреннего аудита в глазах бизнеса укрепляется. Выстроенная система ограничений и прозрачности превращает потенциальную угрозу независимости в инструмент повышения эффективности.