Управление эффективностью ресторанной сети с помощью технологий Google

Как мы анализировали работу

Сегодня под брендом «МаксиМ» работает 40 ресторанов в Тюмени и за ее пределами, в компании трудится 1000 сотрудников.

В 2015 году, когда сеть включала 33 ресторана, руководство осознало, что компанией стало сложно управлять. Разноплановость проектов привела к тому, что их нельзя было сравнить. Каждый проект работал самостоятельно. Его роль и влияние на результат в целом по компании не оценивались.

Контроль за результатами работы проводился один раз в месяц на финансовой планерке. То есть итог был виден только по факту. Оценить промежуточные достижения было невозможно. Соответственно, не было понимания того, как влиять на результат и нужно ли это делать.

Не были определены стратегические цели. Ориентиром была только точка безубыточности. Ежемесячное централизованное планирование отсутствовало, каждое заведение самостоятельно планировало свои показатели, контроля по ним не было.

При этом потребность в повышении эффективности работы заведений с каждым днем становилась все более очевидной. Но как понять, какое из заведений работает эффективно, а где следует проводить улучшения, когда наглядного сравнения по показателям нет?

Кроме того, мы использовали ограниченный круг показателей, и его явно было недостаточно для того, чтобы сделать вывод, в каком направлении двигаться. В дополнение ко всему итоги по компании подводились всего один раз в год – в январе следующего года.

В итоге в 2015 году компания приняла волевое решение использовать аналитический инструмент «МаксиМ. Аналитика». За основу был взят стандартный функционал Google-таблиц, который мы настроили под наши нужды.

«МаксиМ. Аналитика»: что это такое?

Использование сводной таблицы «МаксиМ. Аналитика» позволяет получить компактные и удобные для работы данные. Это «комбайн возможностей»:

• аналитика ведется в Google-таблицах;

• каждое заведение вносит данные самостоятельно в ежедневном режиме – это обязательное условие;

• показатели выбраны заранее;

• итоги формируются по каждому заведению и по выбранным показателям. Дневные результаты суммируются, и можно увидеть результаты всей компании за сутки;

• с учетом текущей динамики рассчитывается потенциальный результат на конец месяца – в любой день месяца можно понять, с каким результатом заведение закончит месяц;

• в аналитике устанавливаются плановые показатели на месяц и на день, ежедневный план работы составляется с учетом отставания или перевыполнения;

• показатели могут меняться в зависимости от текущей потребности или типа проекта;

• данные по выбранным критериям оценки ежемесячно и ежеквартально анализируются, в результате определяются «зоны роста» по заведениям.

Механика: как создать аналитическую таблицу?

Семь шагов подготовки данных для аналитического свод-анализа:

1. Формирование групп заведений (при наличии сети филиалов)

2. Определение постоянных и переменных показателей

3. Выработка стратегии

4. Планирование на месяц, при этом значения постоянных и переменных показателей определяются заранее

4.1. Планы на месяц, если заведение работает больше года

4.2. Планы на месяц, если заведение работает меньше года

5. Планирование на день выручки и переменных показателей

6. Ежедневный контроль, в том числе промежуточный

7. Анализ результата ежемесячно и ежеквартально

7.1. Анализ качественных показателей

7.2. Анализ количественных показателей

Шаг 1. Формирование групп заведений

Следует объединить заведения и проекты в группы, исходя из концепции, общности ценовой политики, аудитории и схожих процессов работы. Создавать группировки необходимо для того, чтобы сравнивать проекты друг с другом и правильно определять показатели. Например, для сети заведений общественного питания можно определить следующие группы: рестораны, кафе, кофейни, кондитерские, доставка, специальные проекты.

Шаг 2. Определение показателей

При формировании перечня постоянных показателей, по которым будет оцениваться эффективность проекта, важно учесть, что переменные показатели должны заполняться вручную, а постоянные – рассчитываться по формулам. Например, вручную заполняются четыре показателя:

• товарооборот;

• количество платных позиций;

• количество гостей;

• количество чеков.

Данные показатели вносятся ежедневно.

Постоянные показатели, это:

• количество гостей;

• средний чек;

• количество позиций на чек;

• выручка на одного гостя;

• количество позиций меню на одного на гостя .

Шаг 3. Выработка стратегии

Чтобы составить планы на месяц, нужно определить стратегические ориентиры компании и спрогнозировать результаты проектов (по группам и каждого отдельно). Самый простой способ:

• определить план на год;

• установить целевой показатель, например такой: для реализации стратегического плана необходимо каждый год расти на 10% по сравнению к прошлому году по выручке.    

Шаг 4. План на месяц

При планировании показателей на месяц для каждого проекта рекомендуется учесть:

• стратегический прирост;

• сезонность;

• показатели аналогичного месяца прошлого года и предыдущего месяца.

В «МаксиМ» мы определили, что планировать будем только выручку и переменные показатели, на которые делаем акцент при продажах.

Необходимо применять различные подходы к планированию показателей на месяц:

• для проектов, которые работают более года;

• для заведений, которые работают менее года;

• для переменных (индивидуальных) показателей. 

Например, начался Великий пост. Мы запустили постное меню и на постные блюда поставили план в штуках. Один официант должен за смену (поток из 50 гостей) продать 10 блюд. Почему такое соотношение? Потому что 10 из 50 идеальная конверсия от предложения – 20%. У меня 6 официантов, которые отрабатывают по 15 смен. Считаем план продаж блюд из постного меню: 20 x 15 x 6 = 900 штук в месяц или 30 позиций в день.  Это и есть переменный показатель, потому что вчера мы продавали романтические кексы к 8 марта, а сегодня настало время постного меню.

Шаг 5. План на день

Определяем дневной план для ключевых показателей по проекту (в компании «МаксиМ» один показатель – товарооборот (выручка)) и для переменных показателей, которые нужно отслеживать ежедневно.

В ресторане должны знать, что и сколько продавать каждый день.

Механика: как использовать аналитическую таблицу?

Шаг 6. Ежедневный контроль 

В розничном бизнесе наиболее эффективен ежедневный контроль за ключевыми показателями. Это позволяет понять, в правильном ли темпе движется проект, и своевременно предпринять меры. В аналитической таблице автоматически меняется ежедневный план, исходя из темпов выполнения проектом своего стратегического плана.

Мы внедрили промежуточный контроль: для разных проектов контрольное время может быть разным. Только в этом случае у руководителя есть возможность влиять на результат здесь и сейчас.

Шаг 7. Анализ результата

Полученный результат анализируется:

• по итогам месяца формируется аналитический отчет по показателям продаж за прошедший месяц, чтобы определить и показать «точки роста» на ближайшие месяц-два;

• по итогам квартала выявляются лучшие заведения или рестораны в каждой группе (все сотрудники лучшего проекта – поощряются, это вовлекает всех сотрудников в гонку за прибылью), а также происходит сравнение проектов в группах.

• показатели изучаются и анализируются для определения дальнейшей стратегии компании в целом и по проекту в частности.

Для анализа используются как количественные, так и качественные показатели.

Итоги: польза для компании

В результате внедрения системы «МаксиМ. Аналитика» компания получила возможность:

• делать финансовые прогнозы;

• регулировать и контролировать достижение стратегических целей онлайн;

• видеть текущее положение и моментально разрабатывать эффективные мероприятия для изменения ситуации;

• замерять маркетинговые мероприятия, эффективность нового меню, акций;

• формировать темы обучения в корпоративной школе, целенаправленно проводить работу с персоналом;

• проводить мотивационные конкурсы.