прочитано
#качество управления #инструменты менеджмента #agile #внутренний аудит

Происходящие в мире изменения повлияли на бизнес и способы его ведения. Внутренний аудит не остался в стороне. Дистанционная работа, новые риски, корректировка фокуса проверок, срочные запросы от высшего руководства – все это влияет на деятельность внутреннего аудитора, требует гибкости в подходах работы и иную скорость реакции. В этом ключе использование метода аджайл может быть одним из ответов на новые глобальные вызовы.

0 3

Аджайл-аудит – как это?

Изначально  аджайл  возник в сфере разработки программного обеспечения как альтернатива традиционному процессу проектной работы. Позже он начал использоваться в других сферах как метод повышения эффективности и достижения гибкости в ответ на стремительно меняющиеся условия внешней среды. Внутренний аудит также присматривается к этим возможностям. Его наиболее передовые подразделения уже внедряют элементы аджайл в свою практику для повышения эффективности коммуникаций, открытости и уменьшения временных затрат на проведение проверок.

Подробнее о методологии читайте в нашей статье «Agile – новый Lean?»

Традиционный линейный процесс включает стадию планирования, проведение контрольных мероприятий «в полях», подготовку и согласование аудиторского отчета. В отличие от него аджайл-аудит может использовать  спринты , в рамках которых все перечисленные компоненты выполняются параллельно в цикле от одной до двух недель. Это позволяет существенно сократить трудозатраты и время проведения проверок, а также сделать их фокусными. В частности, такой подход отлично подойдет для внеплановых аудитов, которые проводятся по срочным запросам высшего руководства компании. 

Например, практика работы внутреннего аудита в  «Сегежа Групп»  предусматривает большое количество внеплановых проверок, инициированных президентом и членами совета директоров компании. За последние два года на один плановый аудит приходится восемь внеплановых, что, безусловно, много. С одной стороны, это свидетельствует о высоком уровне доверия к внутреннему аудиту, с другой – требует гибких подходов к организации работы. Внутренний аудит «Сегежа Групп» проводит внеплановые проверки с использованием методологии аджайл. Аудиты выполняют мобильные аудиторские команды в среднем за одну-две недели.

В целом аджайл-аудиты динамичны, цикличны, сфокусированы на сотрудничестве всех заинтересованных сторон, а также самоорганизации аудиторских команд. Аджайл-аудит как процесс дает преимущества с точки зрения скорости и эффективности, но его внедрение может оказаться непростой задачей, особенно для аудиторов, которые привыкли работать по старинке и могут сопротивляться переменам.

Особенности внедрения аджайл 

По сути своей профессии внутренние аудиторы должны быть скептиками, что может стать барьером для принятия нового мировоззрения. Например, в традиционной практике аудиторские отчеты предоставляются после завершения проверки. В аджайл-подходе выводы обсуждаются на регулярной основе, предоставляя возможность проверяемому лицу дать обратную связь, учесть мнение внутреннего аудита для изменения процесса, инициировать устранение выявленных недостатков еще до завершения проверки. Выгоды такого подхода для всех вовлеченных сторон очевидны, однако требуется гибкость и изменение навыков внутренних аудиторов. 

Один из элементов методологии аджайл – отсекать то, что не создает ценности. Поэтому еще одна сложность ее внедрения заключается в изменении подхода в работе внутренних аудиторов, которым теперь надо уметь переключаться между задачами и работать над тем, что приносит результат. С одной стороны, в этом нет ничего сложного, с другой – внутренние аудиторы привыкли выполнять контрольные процедуры и тесты в соответствии с программой аудита в полном объеме. Для преодоления сопротивления сотрудников важно объяснить форматы аджайл, методологию  скрам  и убедить их в том, что внутренние аудиторы обязательно продолжат делать выводы и предоставлять отчеты исключительно на основе фактов и подтверждающих документов. 

Внедрение методологии аджайл влияет на процесс проведения аудитов и проверок, но не обязательно влечет изменение организационной структуры. Иерархия в отделе внутреннего аудита может остаться практически без изменений, но корректируются роли и ответственность сотрудников в рамках гибких аудиторских команд. Важно подчеркнуть, что не следует быть радикальными в стремлении к переменам: изменения должны быть взвешенными и тщательно продуманными. Иначе изначально положительная инициатива может потерпеть неудачу из-за сопротивления и страхов персонала.

Поскольку идеи аджайл затрагивают аспекты мировоззрения и культуры сотрудников, внедрить их директивно не получится 

Недостаточно просто описать новую методологию и утвердить приказом, изменения должны происходить в формате обсуждения, методом проб и ошибок. Стоит начать с нескольких пилотных аджайл-аудитов, проанализировать полученный опыт, обратную связь сотрудников и проверяемых подразделений и только после этого переходить к полномасштабному внедрению. Пилотирование – обязательная часть процесса.

Также надо быть готовыми, что не все сотрудники внутреннего аудита будут полны энтузиазма. Напротив – многие будут обескуражены из-за непонимания и сложности восприятия новой методологии. Как показывает практика, аджайл-аудит эффективнее проводить небольшими командами, по крайней мере на первом этапе. После этого участники этих команд смогут стать носителями аджайл-компетенций и обучать коллег в рамках других аудиторских проверок. 

Выгоды для внутреннего аудита и бизнеса

Выгоды от внедрения методологии аджайл актуальны в текущих бизнес-условиях и ограничениях. Например, в рамках скрам взаимодействуют сотрудники разных уровней: от рядового специалиста до руководителя функции. Каждый по-разному вносит свой вклад в результаты командной работы в зависимости от своих навыков и знаний, а не исходя из своей должности. В скрам-командах иерархические связи могут меняться, а сотрудники не отчитываются перед своими непосредственными руководителями. Это создает возможности для честного обмена мнениями и выражения несогласия, при этом внутренние аудиторы не будут волноваться о возможных негативных последствиях после завершения такого проекта.

Подробно о scrum читайте в материале «Agile по правилам Scrum»

Переход на принцип работы в концепции лидерства как  служения  также является важным элементом методологии аджайл. Здесь сложности могут возникнуть на уровне менеджеров среднего звена, которые ранее не были вовлечены в принятие стратегических решений. Им придется в большей степени приспосабливаться к концепции лидерства как служения, так как она существенно отличается от традиционной системы субординации. Эта концепция потребует пересмотра мировоззрения и у руководителя: лидер традиционно стремится помочь своей команде не совершать ошибки, но основа аджайл – это постоянное обучение и умение спокойно относиться к ошибкам. 

Во внутреннем аудите «Сегежа Групп» такие инструменты уже дали свои результаты. Даже простой специалист может примерить на себя роль руководителя аудиторской команды и организовывать работу более опытных коллег. В отдельных проверках руководитель функции внутреннего аудита выступал в роли обычного сотрудника, самостоятельно выполнял часть тестов и расчетов, а финальный отчет формировался другими сотрудниками. Такой подход повышает вовлеченность аудиторов всех уровней в процесс, а также позволяет сотрудникам продемонстрировать свои компетенции и навыки.

Лучшее взаимодействие, бо́льшая открытость и ускоренные циклы проведения проверок – это основные причины перехода на методологию аджайл. Эффективное взаимодействие и прозрачность позволяют разрешать потенциальные противоречия и непонимание с проверяемыми лицами – быстро, с сокращением промежуточных фаз. Поэтому финальные отчеты могут формироваться, согласовываться и выпускаться существенно быстрее, буквально за несколько дней.

Сотрудничество в рамках аджайл-процесса позволяет обновлять и уточнять выводы, сделанные в более ранних спринтах, с помощью полученной позже информации, что дает возможность аудиторской функции создавать ценность. Ясные цели, устанавливаемые в рамках аджайл-аудита, также означают, что аудиторские команды работают эффективнее, тратят меньше времени на объектах и не проверяют лишнее. Это особенно актуально сейчас, когда часть внутренних аудиторов и проверяемых сотрудников находится на удаленной работе. За счет измерения процесса взаимодействие становится проще и прозрачнее, что компенсирует трудности, вызванные эпидемиологической обстановкой.  

При переходе на методологию аджайл традиционные тесты рисков и контролей, программы аудита могут быть заменены пользовательскими историями . В них используются, по сути, те же аудиторские инструменты, но управление происходит по-другому. Аджайл-процесс – это средство достижения цели, при котором все элементы аудита находятся на своих местах и все нормативные требования должны выполняться. Даже в сферах с жесткими требованиями комплаенса, например, в части противодействия коррупции, охраны здоровья и безопасности производства, аудиторские команды находят способы использовать методологию аджайл. 

Проще всего оценить эффект от перехода на пользовательские истории можно при выполнении проверок по запросам высшего руководства. Когда внутренний аудит получает запрос от конкретного руководителя, изучает его вопросы и ожидания от результатов работы внутреннего аудита.  

В заключение

Аджайл – новый образ мыслей, и его внедрение – это больше, чем просто новая методология или регламенты. Поэтому в рамках трансформации внутреннего аудита необходимо уделить внимание обучению и поддержке сотрудников. Аудиторам необходимо объяснить, как работает аджайл, и помочь его воспринять. Следует помнить, что сотрудники, особенно руководители высшего звена, могут волноваться по поводу влияния аджайл на привычную им иерархию и организацию работы. Также важно понимать, что новые методы во внутреннем аудите не изменят ключевые принципы функции: проверки по-прежнему будут проводиться независимо, а профессиональные суждения и выводы формироваться на основе фактов и документов.

Результаты внедрения аджайл – сотрудничество, открытость, уменьшение временных затрат. Для внутреннего аудита это способ создания ценности для бизнеса и поддержания значимости профессии в быстро меняющемся корпоративном мире. Немаловажно, что новая методология позволяет внутреннему аудиту эффективно взаимодействовать с бизнесом, что является одним из ключевых элементов успешности функции внутри организации и положительно влияет на ее репутацию.

Больше информации о внутреннем аудите в целом, его методологии и, в частности, применении аджайла можно найти на сайте Ассоциации «Институт внутренних аудиторов».