5 этапов контроля качества поставщиков в «Ленте»: не аудитом единым

Анкетирование

Еще до начала сотрудничества с поставщиком его потенциал по качеству и безопасности оценивается по результатам анкетирования. Анкету мы разработали самостоятельно с учетом наших нужд. Таким образом мы получаем первичную информацию о производстве нашего потенциального партнера:

• о масштабе предприятия; 

• производственных линиях и цехах

• наличии и уровне оснащенности собственных лабораторий;

• сотрудничестве со сторонними лабораториями;

• производственных помещениях и производственном оборудовании , в том числе плане расстановки, поверки и калибровки оборудования. Важна характеристика каждой единицы оборудования, включая такие элементы, как информация о поставщике оборудования, годе выпуска, наличии обязательного плана проверки/калибровки;

• внедрении на предприятии специальных методологий по обеспечению систем менеджмента качества (например, TPM).

Такие анкеты-опросники заполняются всеми поставщиками в каждой группе риска, а потом анализируются нами. Затем мы едем с первичным аудитом и производим оценку на месте. Используем как внешних, так и внутренних аудиторов.

Аудиты

Частота проверок определяется с учетом рисков категорий продукции. 

Высокий риск – это 

1. Fresh  – скоропортящаяся, а значит, самая опасная продукция. Внутри этой категории выделяются более мелкие подкатегории с разным уровнем опасности – рыба, курица, мясо. Молочная продукция тоже относится к категории fresh, но она, как правило, уже обработана, и за счет этого риски снижаются 

2. Dry – бакалея и консервация, кондитерские изделия, детское питание и гигиена.

3. Алкоголь. 

Для предприятий категории fresh аудиты проводятся ежегодно.

Кроме того, проводится дополнительный контроль в разных формах. 

Это может быть повторный выезд на место, фотоотчет с производства, предоставление инструкций, стандартов с подтверждением их соблюдения в форме регистрационных карт.

Тип проверки зависит от результатов первичного аудита.

Аудиты производителей продукции категории dry проводятся один раз в начале работы с поставщиком. 

Периодичность дальнейших проверок определяется по итогам мониторинга качества поступающей от поставщика продукции и состояния производства. 

Каждый поставщик имеет статус качества и безопасности (рейтинг).

В зависимости от рейтинга можем выходить с проверкой раз в три года и даже раз в пять лет. 

Для контроля поставщиков имеется матрица рисков в рамках информационной системы мониторинга качества. 

Матрица создана с учетом категории продукции и истории поставщика, которая складывается на основе данных лабораторного контроля, информации по жалобам и возвратам продукции. 

Таким образом, число аудитов определяется в том числе на основе истории в информационной системе мониторинга поставщика с учетом результатов пройденных им инспекционных контролей системы HACCP.

Подробнее о системе HACCP в торговой сети читайте в статье «НАССР  в стиле “Ленты”» 

Количество проверок с нашей стороны может меняться на основе изменения рейтинга поставщика.

Индивидуальный подход

К локальным и крупным, в том числе федеральным, поставщикам у нас разный подход. Последние имеют больше ресурсов, они более открыты к внедрению инноваций. 

Локальные поставщики обычно относятся к категории малого бизнеса. Соответственно, возможностей для дополнительной аналитической и технической поддержки у них меньше. Поэтому по категории fresh для локальных поставщиков проверки проводятся раз в год в каждой из опасных категорий, а по dry – в зависимости от ситуации. 

Чек-листы и тотальный балл

По аудитам поставщиков в зависимости от категории риска продукции подготовлены специальные чек-листы. В чек-листе выделены блоки: 

• по закупке сырья;

• по производственному процессу;

• по контролю процесса;

• по оборудованию;

• по наличию систем контроля качества и обеспечения качества. 

Все это оцифровывается. Автоматическая обработка такого чек-листа позволяет вычислить так называемый тотальный балл и одновременно показывает сильные и слабые стороны поставщика.

• 80 – балл, на который должен выйти поставщик, не имеющий критических замечаний;

• 70–80 – результат, который позволяет нам начать работу с поставщиком. Однако последний должен провести соответствующие корректирующие мероприятия; 

• ниже 70 – если поставщик попадает в эту категорию, работа с ним не будет начата до тех пор, пока с его стороны не будут проведены корректирующие мероприятия и достигнут соответствующий балл. 

Мы проводим контроль корректирующих мероприятий. Масштаб проверки зависит от результатов первичного аудита и от категории риска продукции. 

ЧТМ на особом контроле 

В отношении частной торговой марки (ЧТМ) вне зависимости от категории риска подход одинаково суровый. 

План контроля составляется в зависимости от критичности продукции. Какие-то товары ЧТМ проверяются раз в месяц, другие – раз в квартал, раз в полгода, раз в год. Ключевое здесь – найти баланс между затратами с нашей стороны и реальной степенью опасности, риском. Нет никакой необходимости проверять те же самые хлебобулочные изделия от крупных производителей каждый месяц.

Аудиты поставщиков ЧТМ проводятся как силами международных аудиторских компаний, так и собственными квалифицированными сотрудниками, чтобы дать возможность сотрудникам службы качества «Ленты» лучше понять производство и качество продукции поставщиков.

Перед вводом любого товара ЧТМ всегда происходит потребительская дегустационная оценка: составляется потребительская панель , рассматриваются разные образцы. По результатам этой оценки выбирается оптимальный вариант продукции с точки зрения потребительских характеристик и упаковки. О безопасности даже не стоит говорить – это безусловное требование.

Для поставщиков товаров ЧМТ разработаны так называемые производственные листы. В них отражена:

1. Спецификация. Это физико-химические и органолептические показатели продукции. Мы создали расширенный перечень: кроме требований стандартов, действующих регламентов, нами внесены дополнения. Мы вырабатываем их по каждой категории продукции, изучая передовой опыт европейских стран, в том числе обмениваясь опытом с ассоциацией EMD (European Marketing Distribution), куда входит компания «Лента». 

2. Показатели безопасности. Эта категория также активно дополняется нами.

3. Методы контроля. Мы прописываем использование стандартизованных методик, которые считаем оптимальными. 

4. Маркировка. Для всех поставщиков мы изготовили шаблоны маркировок по категориям товаров. Эти шаблоны включают требования к конкретной категории в соответствии с действующим законодательством. Мы актуализируем эти шаблоны в соответствии с изменяющимся законодательством и вносим необходимые поправки. Все эти требования своевременно вносятся в производственный лист, который является частью контракта на поставку по категориям.

5. Упаковка. Отрабатываем этот показатель с точки зрения потребительской защиты, соблюдения законодательства и безопасности. 

Все эти требования мы выдвигаем поставщикам, результат мониторим. В итоге качество товаров ЧТМ мы оцениваем как высокое.