Нюансы маркировки в пищепроме

Где фиксируются записи по прослеживаемости

Прослеживаемость – это всегда история готового продукта. Когда вы как бы проматываете запись назад и можете посмотреть, что там за сырье использовалось, в каком количестве, от какого поставщика и т.д. Это касается как прослеживаемости от готового продукта к сырью, так и, наоборот, от сырья к готовому продукту. 

Где взять эти данные? В записях по прослеживаемости. Записи могут быть на бумажном или электронном носителе:

• бумажные записи – например журнал, чек-лист на бумаге;

• электронный носитель – программы Excel, «облачные» таблицы;

• специализированные корпоративные программы, которые настраиваются под конкретное предприятие.

У каждого из способов ведения записей есть свои плюсы и минусы. Если это бумажный журнал, то порой в одном журнале нет возможности поместить все записи и приходится заводить еще дополнительные журналы, чтобы вписать, так сказать, все данные. Также один из минусов бумажных записей – неразборчивость почерка ответственного за записи. Тогда эти записи поймет только он сам. Ну и ведение бумажных записей – это дело очень муторное и занимает много времени.

Минусы электронных записей – это необходимость наличия техники, не всегда есть возможность просмотреть историю изменений записей. Но плюсов в ведении электронных записей все же больше. А если вы установите и настроите корпоративную систему под свои нужды, то это значительно упростит работу с прослеживаемостью. Благо сейчас их на рынке великое множество. 

Что важно учесть при маркировке растаренного сырья

Самое важно, с чего начинается прослеживаемость, это данные по используемому сырью и упаковочному материалу. Важная тема – приемка и входной контроль, но об этом стоит говорить в рамка отдельного материала. Важно знать, какая информация должна сохраняться и записываться для того, чтобы не потерять нить прослеживаемости. 

Когда вы передаете сырье/упаковочный материал на участок производства, то должна быть соответствующая маркировка. Позаботьтесь о том, чтобы маркировка растаренного сырья/упаковочного материала включала следующие данные:

• наименование сырья/упаковочного материала;

• дата изготовления/номер партии;

• время изготовления для сырья, срок годности которого исчисляется в часах;

• срок годности – чтобы понимать, до какого срока можно использовать в производстве;

• дата поставки; можно указать внутренний номер партии, включающий дату поставки;

• наименование поставщика, в случае если один и тот же вид сырья поставляют разные поставщики;

• количество. 

Что важно учесть при маркировке полуфабрикатов

Маркировка полуфабрикатов уместна в том случае, если у вас в процессе производства эти полуфабрикаты образуются. Допустим, при производстве кондитерских изделий или для общественного питания, когда готовят из заготовок.  

Маркировка полуфабрикатов должна включать в себя следующую информацию:

• наименование полуфабриката;

• дата изготовления;

• время изготовления для полуфабриката, срок годности которого исчисляется в часах;

• срок годности – чтобы понимать, до какого срока можно использовать в производстве;

• номер смены, если работает несколько смен и данная информация необходима для прослеживаемости;

• количество.

Ошибки при маркировке 

• Сокращения, которые понятны не всем, и неразборчивый почерк. В рукописной маркировке не стоит делать сокращений, если они не общеизвестны. Представьте, к вам пришел новенький сотрудник, и как ему разобраться с такой маркировкой?

• Неполная маркировка. Например, когда указано только название или название и дата изготовления. Этого недостаточно для прослеживаемости. 

Приемка/сдача сырья на начало и конец смены

Важным нюансом при прослеживаемости является приемка и сдача остатков сырья на начало и конец смены. Допустим, у вас есть информация о количестве заказов на сегодняшний день и вам на смену со склада выдается необходимое количество сырья. По окончании смены у вас могут быть остатки, которые передаются в следующую смену. Вот именно эти «переходы» необходимо также включать в прослеживаемость и фиксировать. Передача между сменами может отражаться также либо на бумажных, либо на электронных носителях. 

Что забывают указать в записях, и это влияет на точность прослеживаемости

• Есть передача между цехами, складами, но нигде это не зафиксировано. Все, что вы делаете с сырьем, упаковкой, полуфабрикатами, готовой продукцией, необходимо фиксировать. Было перемещение – указать это. 

• Сделали возврат сырья, но не указали в записях. Например, вам пришло сырье от поставщика. В системе это отражено. Но через какое-то время вы понимаете, что какая-то часть сырья с браком и необходимо сделать возврат. Вы сделали возврат, а в системе это не указали. И у вас уже не будут «биться» остатки сырья. 

• Точные данные по расходам. Не пишем примерно. 

• Образующиеся отходы, которые далее могут перерабатываться в готовом продукте. Очень частая ошибка, которую я наблюдаю на аудитах. У предприятия образуются отходы, которые нигде не отражаются. И потом еще эти отходы перерабатываются в готовый продукт. Перерабатываемые отходы – это часть прослеживаемости. Вы должны точно знать, в каком количестве и от каких дат изготовления готовой продукции эти отходы образованы. Удобнее всего включать эту информацию в журнал производства готовой продукции, где вы можете добавить отдельную графу по образующимся отходам.

• Расход по сырью в разных цехах – теряется прослеживаемость. Например, на ваше предприятие поступает сахар. И этот сахар используется в цехе 1, в цехе 2, в цехе 3. Но если вы не отражаете в записях перемещение сахара в цех 1, цех 2, цех 3, то здесь тоже ниточка прослеживаемости может потеряться. 

• Не включили упаковочный материал, который непосредственно контактирует с продуктом. Это минимум, который вы должны зафиксировать. То есть в каком количестве какая упаковка и куда была использована. Высший пилотаж – это отражать информацию не только об упаковке, которая контактирует с пищевым продуктом, но и о транспортной упаковке. 

• Подтверждение передачи сырья на начало смены и подтверждение приемки остатков сырья на конец смены. 

Какие трудности возникают в прослеживаемости

• В одной партии готовой продукции могут быть разные партии одного вида сырья, полуфабрикатов. Например, вы израсходовали одну партию сырья при производстве готового продукта, но вам не хватило. И вы использовали следующую партию сырья. Вся эта информация должна также отражаться в записях. То есть сколько вы использовали сырья от партии X и сколько от партии Y. То же самое касается полуфабрикатов. Поэтому, насколько это возможно, старайтесь минимизировать количество используемых партий сырья/полуфабрикатов. Так проще. Хотя не всегда это можно сделать. 

• Персонал не вносит все данные по маркировке – нет времени, неудобно. Поэтому старайтесь упростить маркировку. Сделайте печатную этикетку с максимально нанесенной информацией на ней. И персоналу останется вносить какие-то минимальные данные. 

• Слишком сложная система маркировки – лишние чек-листы, которые требуется заполнять. Такое тоже часто наблюдаю на аудитах. Когда усложняют всю систему прослеживаемости лишними чек-листами, записями, где дублируется информация. Стремитесь сократить записи, где это возможно. Для этого необходимо периодически тестировать систему прослеживаемости, чтобы выявлять слабые места и оптимизировать весь процесс с записями.