Бенчмарк-тур: инструкция по применению

В основном понятие «бенчмарк-тур» близко консалтинговым компаниям, которые, находясь в плотном контакте с клиентами, понимают актуальность запроса и в состоянии выстроить мостик между предприятием-интересантом и принимающей стороной. Построение такой связи – крайне непростая задача.

И с той, и другой стороны есть мотивы к сближению. И у тех, и у других есть страхи и препятствия.

О целях

Цели для принимающего предприятия и гостей могут кардинально отличаться. Проведем сравнительный анализ.

Цели принимающей стороны

• Пиар предприятия и/или его лидера. В предыдущей статье мы писали о позитивном аспекте такого пиара, когда демонстрация открытости способствует росту доверия потенциальных потребителей или сотрудников. Однако мотивами тут могут служить и личное тщеславие, и политические амбиции руководителя. Причем амбиции могут быть и внутрикорпоративными, если речь идет о крупных компаниях. Такое поведение легко вычисляется, так как имеет явно демонстративный характер с обходом острых углов. Более того, некоторые сферы деятельности организации могут сознательно скрываться или приукрашиваться.

О росте доверия потенциальных потребителей и сотрудников благодаря политике открытости – в материале «Промышленный туризм. Как зарождались бенчмарк-туры в России и мире»

• Обмен опытом. Да, это актуально и для принимающей стороны. Для реализации этой цели руководство компании привлекает как можно больше сотрудников к взаимодействию с гостями, специально отводит время для взаимного общения, инициирует и фиксирует обратную связь от наблюдателей.

• Мотивирование своих сотрудников. Большая часть работников производственных компаний вынуждена в силу специфики деятельности значительную часть времени проводить на предприятии. Командировки в другие компании, обучение с отрывом от производства, где можно познакомиться с коллегами и их опытом, – редкость. Поэтому бенчмарк-туры – это прекрасная возможность «расширить горизонты». И мудр тот руководитель, который это понимает и сознательно вовлекает сотрудников в коммуникацию с гостями.

Цели гостя

• Новое для себя: технологии, организация пространства, фишки. Конечно, именно эта цель является ядром ожидаемой ценности планируемой поездки. Любознательных с таким поисковым фокусом – большинство. Охота на фишки – конкретные кейсы, которые можно увидеть, пощупать, оценить, – самая увлекательная часть бизнес-путешествий. Это может быть какой-то новый станок, которого нет у вас, и он обладает уникальными свойствами – делает больше, лучше, быстрее или плюсом ко всему делает дополнительно что-то еще. Или речь может идти о маркетинговой идее, воплощенной в продукте. Так, например, несколько лет назад шли бурные обсуждения между собственниками региональных сетей производства горячей выпечки хлеба прямо в торговом помещении. А сегодня пекарня в магазине – почти норма для большинства продуктовых ретейлеров.

• Новое для себя в организации производства и менеджменте. Такая фокусировка гостя – скорее исключение из правил. Увидеть управленческие процессы извне достаточно сложно. Большая часть менеджмента недоступна для внешнего наблюдения и скрывается в компьютерных системах или в головах сотрудников. Да и то, что мы наблюдаем и оцениваем, чаще отражает именно наш мир, наши настройки, наше восприятие. Это лишь зеркало реальности, а не сама реальность. Поэтому при таком фокусе существенное значение имеет то, каким образом принимающая сторона организует восприятие информации гостями. Имеет значение, кто говорит, что говорит, что и как показывает и так далее. Такая подготовка принимающей стороны требует проектирования экскурсионного процесса, специального отбора и обучения сотрудников, технической и логистической базы.

• Проверка собственных идей. Такая фокусировка похожа на разновидность предыдущих, но отнюдь не является таковой. Если гость приезжает, наблюдает и сам делает выводы, то это точно часть предыдущих мотивов. Но если такая возможность анонсирована заранее, у гостя заготовлен кейс к поездке, если отведено специально время и место для того, чтобы представители принимающей стороны или приглашенные гости могли бы над ним поработать, – это совсем другое дело. Такие возможности в бизнес-туре – скорее исключение из правил.

Если вы настроены серьезно и хотели бы реализовать свои интересы по максимуму, то стоит присмотреться к следующим рекомендациям экспертов.

Когда бенчмарк-туры малоэффективны

• Когда хозяева показывают потемкинские деревни. Предвидеть такое сложно, но вот рекомендации тех, кто уже побывал на этом предприятии, можно учесть.

• Когда со стороны хозяев участвуют только рядовые исполнители, которые не знают ответов на многие вопросы. Это можно уточнить, увидев программу тура.

• Когда гости имеют очень разные цели посещения. Минимизировать такие риски крайне сложно. Можно с высокой степенью вероятности утверждать, что цели всегда будут разные. Был случай, когда директор предприятия поехал в Японию, примкнув к уже собранной группе руководителей одной крупной российской корпорации. В бизнес-туре представители этой компании предпочли «сакэ и сауну» и прочие развлечения вместо знакомства с успешным опытом управления. Естественно, директор был крайне разочарован.

• Когда тур ограничивается лишь экскурсией по производству без обсуждения увиденного. Это можно выяснить из программы тура и принять решение о необходимости поездки в зависимости от ваших целей и бюджета. Вероятность неудовлетворенности в этом случае будет высока.

Как подготовиться к бенчмарк-туру

Для того чтобы получить в ходе бенчмарк-тура прозрение, которое воодушевит на изменения на своем предприятии, нужно не так уж и много:

• сформулируйте цель поездки как задачу, которую нужно решить на своем предприятии;

• возьмите с собой одного-двух ключевых специалистов, которые заинтересованы в решении этой задачи;

• перед поездкой соберите информацию о принимающем предприятии и сформулируйте, что именно вы хотите увидеть;

• запросите заранее у организатора данные других участников тура;

• во время тура активно общайтесь со всеми гостями – они тоже носители ценного опыта и могут быть полезны вам в будущем. Напечатайте визитки или создайте заранее в мессенджере группу участников;

• открыто делитесь своей проблематикой, запросите обратную связь. Большая часть участников тура с радостью откликнется на просьбу о помощи;

• устраивайте со своей группой мини-обсуждения хотя бы один раз в день. Живые эмоциональные впечатления оставляют яркие воспоминания;

• делайте записи в любой форме, которая разрешена организатором. Лучше использовать несколько форматов: блокнот, диктофон, фотоаппарат или смартфон;постарайтесь настроиться на поиск преимуществ. Исключите национальную привычку искать минусы и критиковать;

• настройтесь на бенчмарк-тур как на интересную работу, а не беспечный отдых. Сочетайте напряжение и расслабление;

• после окончания тура в ближайшую неделю соберите своих коллег-участников, обменяйтесь впечатлениями и составьте перечень предложений о применении полученных инсайтов на практике.

Правильно организованные бенчмарк-туры сегодня не только помогают развиваться гостям, но и стимулируют запуск новых прорывных идей в принимающей компании. А ответственный и цивилизованный подход способствует развитию бенчмарк-туров как услуги и всего бизнеса в стране в целом, обеспечивая обмен новыми идеями и опытом.

Все материалы проекта «Качество и конкурентоспособность»