Как быть готовым к необъявленному аудиту на пищевом производстве

Что такое необъявленный аудит

По сути это проверка, которая проводится без предупреждения. Ее могут устроить  органы по сертификации , если это предусмотрено вашей схемой. Также аудиты без предупреждения могут проводиться по вашему желанию либо по требованию ваших клиентов.

Цель таких проверок – не поймать и наказать, как может показаться, но удостовериться, что предприятие способно выпускать безопасную продукцию в любое время. Да и вообще, хороший аудитор не ищет способ наказать, его задача – поиск подтверждения того, что система работает, а также поиск областей для улучшений.

Независимо от того, работаете ли вы на производстве, аудитором-консультантом или в составе органа по сертификации, вы наверняка замечали, как люди готовятся к визиту аудиторов: когда подтверждается дата проверки, каждый сотрудник, участвующий в производственном процессе, получает информацию, и все начинают подготовку, иногда корректируя свои обычные процессы и методы работы, чтобы получить хорошую оценку. При этом, если компания пытается улучшить свой внешний вид перед аудитом, она тем самым отправляет своим сотрудникам сообщение о том, что вне времени проведения мероприятия допустимо работать на более низком уровне, что может оказать пагубное влияние на формирование культуры безопасности пищевых продуктов.

Но подготовиться к необъявленной проверке в одночасье не получится, и аудитор скорее увидит картину как есть. По правилам проведения неанонсированных аудитов органами по сертификации такой аудит проводится в рабочее время, то есть производство должно функционировать. Объем проверки такой же, как и в случае объявленного аудита; аудитор должен начать проверку не позднее чем через час после прибытия на производство. 

Как всегда быть готовыми к аудиту

Для того чтобы предприятие было готово к аудиту 24/7, стоит поработать с описанными ниже проблемами.

1. Отсутствие ключевых сотрудников на местах.

Одна из проблем при проведении необъявленного аудита часто заключается в том, что ключевые сотрудники могут отсутствовать на рабочем месте, например, в силу отпусков. И хорошо бы продумать заранее, как этого избежать. Например, можно назначить для этих сотрудников заместителей или предусмотреть процедуры, обеспечивающие доступность всех ключевых сотрудников в случае необъявленной проверки путем короткого уведомления хотя бы посредством удаленной связи.

Создайте план коммуникаций для сотрудников в случае прибытия аудитора: кто и как оповещает менеджера по качеству, директора производства, остальных сотрудников, кто и какую документацию начинает собирать.

2. Приверженность руководства. 

Допустим, вы узнали, что по какой-то причине теперь аудиты у вас на предприятии проводятся без предупреждения. Как и в случае любого изменения, которое влияет на процессы управления, важно проинформировать высшее руководство. Потому что для внесения изменений потребуются ресурсы, а приверженности высшего руководства добиться легче, когда руководителям понятно, почему требуются изменения и что будет, если их не провести.

3. Анализ основных проблем. 

Если взять и проанализировать отчеты по теме пищевой безопасности органа по сертификации или консалтинговой компании за какой-то период времени, то окажется, что часть несоответствий повторяется чаще от предприятия к предприятию. Есть проблемы, которые возникают изо дня в день, и их часто упускают из виду и забывают. Чтобы гарантировать, что такие отклонения не перерастут в серьезные или критические, проведите обзор своей системы и найдите проблемные области до проверки.

Для этого вы можете запросить у своего органа по сертификации данные об основных несоответствиях, выявляемых в ходе их аудитов. Это позволит вам сузить фокус. Также посмотрите свои предыдущие аудиторские отчеты, чтобы увидеть слабые места. Все это можно сделать в рамках вашей программы внутреннего аудита и процедуры корректирующих действий. По результатам подготовьте план действий и проинформируйте высшее руководство, особенно если требуются инвестиции или дополнительные ресурсы.

4. Кто ответственный? Конечно, менеджер по качеству!

Многие предприятия пищевой промышленности полагаются на одного человека для управления всеми операциями, связанными с безопасностью пищевых продуктов и соблюдением требований по качеству. Думаю, вы не раз слышали, почему это неправильно.

Если вы хотите, чтобы ваш аудит прошел успешно, вы должны убедиться, что вся команда вовлечена в процесс управления качеством и пищевой безопасностью, каждый выполняет необходимые корректирующие действия. В любом пищевом бизнесе ответственность за безопасность пищевых продуктов не держится на одном человеке; требуется командная работа, которая будет способствовать развитию культуры безопасности пищевых продуктов.

5. Подготовка, пусть даже моральная, важна.

На основании своего опыта вы можете примерно представить, с кем аудитор захочет поговорить. Выберите таких сотрудников и убедитесь, что они достаточно хорошо знают процедуры по обеспечению безопасности пищевых продуктов. Попробуйте задавать им вопросы, которые ожидаете услышать от аудитора: немного потренировавшись, сотрудники будут чувствовать себя намного комфортнее и увереннее ко времени прибытия аудитора. Репетируйте аудит. Это действительно очень помогает морально к нему подготовиться. Кроме того, поставив себя на место аудитора, с высокой долей вероятности вы заметите и успеете исправить какие-то свои недоработки.

Подготовьте для каждого отдела набор вопросов, ожидаемых от аудиторов, и научите сотрудников быть готовыми ответить и предоставить подтверждающие документы.

6. Внешняя территория.

Производство всегда должно выглядеть чисто и аккуратно не только внутри, но и снаружи. Должны быть четкие указатели, чтобы аудитор знал, куда идти, где припарковаться.

7. Пакет первой необходимости для аудитора. 

Держите наготове пакет первой необходимости для аудитора: анкету о состоянии здоровья посетителей, правила посещения предприятия, бумагу и ручку, которую можно использовать в производственной зоне. Обеспечьте наличие санитарной и при необходимости защитной одежды всех размеров. Следите за актуальностью информации на стендах.

8. Проводите внутренние аудиты без предупреждения.

Разработайте на предприятии систему проведения внутренних необъявленных аудитов с заранее определенной периодичностью.

9. Нет ничего лучше практики. 

Максимально используйте тренировки, упражнения и сценарии для обучения сотрудников.

10. Использование ИТ-решений.

Часто большая часть проблем связана с тем фактом, что задачи упускаются из виду, не отслеживаются эффективно, нет механизма для оповещения ответственных и их руководителей о том, что срок выполнения задачи истек. А иногда люди просто не знают, что задача должна быть выполнена. Поэтому по возможности внедрите программное обеспечение, которое поможет решить эту проблему.

Во время аудита

• Выделите отдельные элементы системы безопасности пищевых продуктов на производстве и определите наиболее подходящего сотрудника, который будет отвечать за каждый из их.

• Будьте честными при ответах на вопросы аудитора. Если вы не знаете ответа и вопрос не в вашей зоне компетенции – найдите человека, который сможет ответить лучше. Потому что ответы невпопад могут иметь неприятные последствия, например, подорвать доверие аудитора к вашим операциям. Предупредите сотрудников о том, что если вопрос не относится к их зоне ответственности, они не должны на него отвечать самостоятельно, даже если считают, что знают правильный ответ. 

• Во время аудита сотрудник может перестараться и сделать свою обычную рутинную операцию получше, как он считает, отступив от принятой практики. Например, начать мыть инвентарь не тем средством. Объясните сотрудникам, что во время проверки они должны выполнять функции как обычно, руководствуясь инструкциями.

• Предъявляйте к аудитору те же требования, что и к остальным посетителям производства. Бывают ситуации, когда к аудитору предъявляют пониженные требования. Например, не обращают внимания на то, что аудитор не снял ювелирные украшения при входе в цех. Или не дают заполнить анкету о состоянии здоровья. Это неправильно, более того, подобные тесты на внимательность аудиторы нередко проводят специально.

Таким образом, если у вас есть надежная система управления безопасностью пищевых продуктов, которую вы регулярно проверяете, чего бояться? 

Обязательные необъявленные аудиты предоставят вам возможность продемонстрировать постоянное соответствие стандартам и требованиям клиентов. Вместо того чтобы испытывать стресс, принимайте их как возможность. А помня об этих советах, вы будете на правильном пути к успешному прохождению аудита без всякого стресса. Удачи!