Непривычный непрерывный аудит

Все чаще говорим в профессиональной среде про непрерывный аудит. А последний год так уже не просто определяем его как разновидность, а ставим параллельно с традиционными плановыми проверками. Для него отводим рабочее время, планируем трудовые и технические ресурсы.

Главное, что отличает его от периодических или тематических аудитов, – это возможность вести непрерывный мониторинг, своевременно и оперативно выявлять и реагировать на возникающие проблемы, информируя о них и инициируя изменения или исправления гораздо быстрее, чем это было бы возможно при классической схеме.

Более того, грамотно построенный непрерывный аудит, помимо предотвращения отклонений в контролях и процессах, может выполнять проверку на совершаемые мошеннические действия или даже на подготовку к ним.

Особенности непрерывного аудита в строительстве 

Процесс традиционно понимаемого непрерывного аудита использует автоматизированные инструменты для мониторинга бизнес-процессов и анализа данных в режиме реального времени. А его реализация возможна только в случае стандартизированных процессов. Но компании, занимающиеся строительством, не отвечают таким требованиям в силу специфики отрасли и строительного процесса в целом. Особенности отрасли в том, что:

• сложно выстроить работающую систему контролей в строительной компании (не девелопмент) по причине отсутствия постоянных структурных единиц, исчезающих после сдачи проекта и собираемых по-новому в зависимости от специфики нового объекта;

• постоянные сложности налаживания и обеспечения элементарного контроля в условиях удаленного объекта строительства, отсутствия оргтехники и современных средств коммуникации. И как результат: задержки в документальном оформлении первичных документов, неточности, ошибки, умышленные искажения, которые невозможно своевременно отследить по причине позднего их поступления в распоряжение внутренних аудиторов;

• во время выполнения строительно-монтажных работ подрядчиками крайне неудовлетворительно оформляется или вообще не оформляется документация на выполняемые работы и применяемые материалы. На все это накладываются и нарушения при принятии к бухгалтерскому учету кое-как оформленных первичных документов;

• в строительной отрасли существуют законодательные требования по хранению исполнительной документации в материальном виде и ее  ежедневному заполнению . Ни унифицировать, ни оцифровать такие документы не представляется возможным.

Еще часть документов, как я говорил выше, оформляется с существенной задержкой. Они не фиксируют, как должны, факт финансово-хозяйственной деятельности, а делаются «задним» числом в конце отчетного месяца, а то и в конце квартала.

Все это ведет к тому, что огромные объемы данных о процессах в строительной компании не оцифрованы. Чаще всего первичные документы приходят в качестве изображений (сканов), в связи с чем отсутствует подготовка и унификация вводимых данных. Хранение информации осуществляется в разрозненных базах данных или вообще в папках разных подразделений, доступ к которым зачастую еще и ограничен. Единое хранилище – агрегатор – отсутствует в принципе.

Если организация находится на таком уровне, то самым используемым способом для получения доступа к нужным данным в рамках проводимых аудитов является запрос выгрузки данных и файлов со сканами в нужном вам разрезе у ответственного подразделения.

Минусы такого способа:

1. Внутренняя архитектура данных нигде не задокументирована, хаотично меняется во времени (особенно при расширении бизнеса). И каждый раз перед запросом информации ее места хранения приходится отыскивать заново.

2. Перед выполнением запроса необходимо понять, какая информация нужна, у кого или в каких базах предположительно находятся необходимые данные. 

Зачастую  доступ к папкам и БД невозможно быстро получить в силу особенностей самой информационной системы (ограниченного количества лицензий), из-за многочисленных согласований, собственных соображений владельца информации, сотрудников ИТ-департамента и службы безопасности. 

При этом сотрудники, которые обладают информацией, иногда не делятся ею с другими, просто потому что не хотят.

3. Мало того что выгрузка будет большой, так еще велика вероятность, что она может быть ошибочной – из-за ошибки или недопонимания исполнителя или просто по причине странностей в хранении информации у владельца.

4. При получении выгрузки внутренние аудиторы могут понять, что это не то, что нужно.

Очевидно, что при таком уровне работы с данными в компании у внутреннего аудита не так много возможностей и инструментов для проведения непрерывного аудита.

И самое, наверное, интересное во всем вышеописанном то, что так живут 2/3 всех отечественных компаний.

Работать с тем, что есть

Есть несколько способов работать в сложившихся условиях:

1. Если объемы финансово-хозяйственной деятельности компании позволяют, то отдельные направления и бизнес-процессы организации можно распределить между имеющимися сотрудниками внутреннего аудита.

Каждый аудитор:

• проводит интервью с сотрудниками из первой и менеджментом из второй линии управления, уясняет локализацию и принцип размещения информации в учетных системах, файлов с интересующей внутренних аудиторов информацией и отсканированных документов в папках подразделений;

• получает санкцию в службе безопасности и доступ к информации в ИТ-департаменте;

• получает доступ к камерам, установленным на объектах строительства. Сотрудники внутреннего аудита в режиме реального времени видят процесс выполнения строительно-монтажных работ. Важно, чтобы увеличение камер позволяло рассмотреть и укладку арматуры, и установку опалубки, и процесс приемки бетонной смеси с испытанием ее подвижности, и укладку бетонной смеси в конструкцию, и многие другие строительные процессы, и даже номера машин, работающих на объекте.

2. Внутренним аудиторам необходимо наладить тесное взаимодействие со службой строительного контроля, отделом охраны труда и представителем службы безопасности на строительной площадке. Такое взаимодействие позволяет в том числе обращаться с различными просьбами и поручениями: например, технадзор и охрана труда выходят на конкретную точку объекта и в онлайн-режиме могут удостовериться в соблюдении технологии или включить камеру для просмотра сотрудниками подразделения внутреннего аудита.

Пример

Водители автобетоносмесителей (миксеров) по просьбе строителей на объекте или по собственной инициативе любят добавлять воду в перевозимую ими бетонную смесь. Благодаря этому бетонная смесь становится более подвижной, ее проще укладывать в конструкции и бетонщикам не приходится затрачивать силы на ее распределение по объему конструкции, вибрацию и заглаживание поверхности. Но, с другой стороны, добавление в бетонную смесь воды сверх количества, установленного при подборе ее состава, резко снижает прочность и ухудшает свойства затвердевшего бетона и, как следствие, всей готовой конструкции.

Поэтому внутренним аудиторам следует следить за процессом выгрузки прибывающих на объект миксеров, начиная с проверки привезенного состава на подвижность. И если они видят жидкую фракцию или то, что кто-то на объекте пытается добавить в бетон воду, также необходимо сразу связаться с технадзором на объекте.

После выявления и подтверждения таких нарушений машина получает отказ в разгрузке.

подробнее

Сотрудник службы безопасности может быстро получить объяснения от других сотрудников или оперативно выяснить причины расхождений в документах контроля.

Оперативно установить факт присутствия ответственных лиц подрядчика на испытаниях и вводе в эксплуатацию, подписавших акты, помогает оперативный доступ к данным СКУД и журнала коменданта вахтового поселка.

3. Имея опыт в проведении проверок в строительной компании, понимая процесс и его составляющие, внутренние аудиторы по своим направлениям формируют систему индикаторов, которые  на постоянной основе  они собирают и агрегируют в собственных таблицах или записях.

Пример

Внутренний аудитор, контролирующий процесс возведения металлических конструкций, к моменту начала выполнения работ имеет перед глазами спецификацию материалов из соответствующего раздела рабочей документации (РД) и ведомость объемов работ (ВОР). Эту информацию он сопоставляет с полученными в рамках тендера коммерческими предложениями участников конкурса и проектом смет победителя.

С началом строительно-монтажных работ аудитор видит их выполнение и может сверить с общим журналом работ, журналом сварных соединений, журналом авторского надзора.

Именно таким образом в моей практике было выявлено отсутствие на строительной площадке представителя проектировщика, который систематически удаленно согласовывал подрядчику любые отклонения, включая те, что способны были привести к потенциально опасным ситуациям.

подробнее

Осуществляя постоянный мониторинг индикаторов по выбранным критериям, внутренние аудиторы находятся в процессе постоянного накопления актуальной информации по своей теме. Это очень экономит время на традиционные проверки для этих процессов, «полевые» работы, сбор информации перед проверкой, выявление «узких» мест.

Это же дает базу для разработки годового плана аудитов.

Сопоставление перечня материалов, получаемого из спецификации к РД, с ВОР и сметой к заключаемому с подрядной организацией договору позволяет своевременно выявить  необоснованное завышение затрат на строительство  в пользу контрагента.

Сопоставление изменений к РД (т.н. ИЗМ.) с договорной сметой и актами выполненных работ позволяет своевременно выявить завышение затрат на строительство за счет применения расценок на дорогостоящие материалы, перечень которых «забыли» убрать из сметы.

Математические (геометрические) расчеты объема возводимых конструкций позволяют выявлять ошибки в РД по весу использованной бетонной смеси или массе устанавливаемых металлических конструкций.

Дельта между информацией бетонного завода об использовании давальческих материалов и объемом бетонирования по актам выполненных работ свидетельствует о хищении материалов на заводе или хищении готовой смеси при отпуске или перевозке.

4. По выявленным проблемам составляются справки и информируется руководство компании. В идеале руководство должно назначить ответственного, который определяет исполнителей для исправления ситуации.

Чаще всего оперативное вмешательство в назревающую проблему не требует формирования рабочей группы и разработки согласованных действий менеджмента.

Соответственно, в такой форме непрерывного внутреннего аудита реализуется предварительный или текущий контроль с приоритетом предупреждения над пресечением. Его основными целями являются скорость устранения нарушений и минимизация воздействия на процессы компании возникающих рисков.  К тому же непрерывный аудит выполняется, даже если непрерывный мониторинг отсутствует на первой и второй линиях защиты.

У стороннего наблюдателя может возникнуть ощущение, что озвученное – это не внутренний аудит, а внутренний контроль. Но налицо тестирование контролей, выявление недостатков, информирование менеджмента, наличие рекомендаций, только частота этих проверок намного выше, чем в традиционной форме внутреннего аудита.

Вопрос, что контролировать, имеет два ответа.

Можно контролировать что угодно, и, если это делать правильно и знать куда посмотреть, результат вы получите наверняка. Но вот актуально ли это будет для компании и достижения ее целей – это вопрос. Поэтому важно понимать то, какие риски мы собираемся купировать. И, исходя из политики компании и даже поведения руководителей, это могут оказаться совсем неочевидные вопросы.

Пример

В практике был случай, когда приемку ремонта собственного офиса поручили заместителю директора по развитию. Замечательный человек, профессионал в своем деле, очень активная и позитивная сотрудница, она была готова взяться за любое поручение. Но отсутствие опыта в строительстве привело к большому количеству ошибок и необоснованным затратам в размере 30% от бюджета на ремонт.

На вопрос к руководителю, зачем назначили этого человека, был получен ответ, что это первая ее неудача и раньше у нее все получалось. Правда с СМР она раньше не сталкивалась.

Поэтому теперь в перечень контролируемых процессов я обычно включаю анализ того, кого назначают в технадзор на конкретный объект (имеет ли человек опыт в контроле и приемке работ конкретного профиля), а также то, кого назначают куратором договоров СМР.

подробнее

В последнее время с подачи Минстроя России активизирована работа по переводу строительного проектирования в 3D-формат. Тотальное введение BIM-моделирования способно нивелировать многие риски и значительно упростить внутреннему аудиту строительных компаний работу по выполнению своих обязанностей.