Автоматизация менеджмента качества

Цели автоматизации менеджмента качества

• повышение эффективности автоматизации и цифровой трансформации, снижение издержек на автоматизацию;

• повышение эффективности менеджмента, обеспечение достоверности данных и снижение влияния человеческого фактора на процессы;

• повышение технологичности контроля качества, т.е. максимальное использование потенциала современных измерительных систем за счет их интеграции в специализированное  ПО ;

• повышение репутации предприятия как применяющего наиболее передовые методы в области  МК  в глазах конечных потребителей,  заказчиков , аудиторов и персонала;

• приведение бизнес-процессов на предприятии к отраслевым стандартам и руководствам  общепризнанным методом  путем внедрения ПО;

• приближение философии предприятия к принципам  TQM , «шести сигм», бережливого производства путем использования наглядных инструментов, реализованных в информационных системах.

Область СМК 

Система менеджмента качества регламентирована стандартом  ИСО 9001 . Для ее  автоматизации  необходимо проанализировать уже имеющиеся цифровые технологии по структуре стандарта.

На многих предприятиях   СМК  функционирует отдельно от деятельности по автоматизации. Зачастую в документах, описывающих процесс или процедуры, даже не указываются информационные системы, в которых выполняются те или иные операции, например, согласование и подписание документа либо способ хранения, обработки и передачи информации в каком-либо процессе. 

Опыт эксперта Премии Правительства РФ в области качества показал, что на некоторых предприятиях СМК и процессный менеджмент функционируют отдельно от автоматизации. В таких случаях, так же как и в предыдущем примере, в документах, описывающих процессы или процедуры, не указываются информационные системы, в которых выполняются те или иные операции. Автоматизированные процессы остаются за рамками отчета о достижениях организации в процессном подходе.

Такая ситуация показывает либо формальный подход к внедрению стандарта ИСО 9001, либо рассинхронизацию работы специалистов по  процессному управлению  и службы по автоматизации/цифровой трансформации.

При создании и развитии СМК игнорировать вопросы автоматизации нельзя. Согласно п. 3.4.3 ИСО 9000, «создание системы менеджмента качества – это процесс разработки, документирования, внедрения, обеспечения функционирования и постоянного улучшения системы менеджмента качества»

Как автоматизировать СМК?

В первую очередь нужно в документах отразить все этапы автоматизации системы, в которых реализуются процессы. 

В стандарте ИСО 9001 версии 2015 предусмотрено использование информационных технологий – введен  термин  «документированная информация». Это информация, которая должна управляться и поддерживаться организацией, а также и носитель, который ее содержит. То есть информация, которая обрабатывается и хранится в информационной системе, также должна управляться и поддерживаться.

Этапы интеграции СМК и процессов автоматизации: 

1. Провести анализ степени автоматизации СМК по аналогии с анализом ее документирования. По пунктам ИСО 9001 проанализировать использование автоматизированных систем в тех или иных процессах. В крупных компаниях уже на этом этапе можно выявить, что для автоматизации одного направления деятельности используются несколько информационных систем и функционал в них дублируется. Либо одна и та же информация вводится в разные системы, а некоторые области не автоматизированы.

2. Провести анализ нормативных документов, описывающих процессы, на предмет отражения в них ИС, в которых проводятся операции либо формируются отчеты. Актуализировать нормативные документы. 

3. Мини-тестом для степени интеграции автоматизации в СМК может быть следующее: возьмем документ по управлению документированной информацией и проанализируем ссылки на информационную систему, в которой происходит процесс согласования, подписания и рассылки для ознакомления документов. По результатам анализа необходимо обеспечить актуализацию нормативных документов на предмет отражения в них информационных систем, которые используются для реализации процессов.

4. При  проведении аудитов  СМК мониторить область информационных технологий на предмет оценки соответствия установленным требованиям, в том числе достоверности информации, своевременности ввода, обеспечения прав доступа, а также корректности и полноты документированности действий персонала в ИС.

Область автоматизации процессов менеджмента качества 

Автоматизация процессов менеджмента качества – внедрение специализированных информационных систем для управления качеством. В специализированном ПО менеджмента качества сосредоточена большая часть функций, операций и отчетности, наполняющих деятельность по управлению качеством. Пример таких систем описан в статье Алексея Батова  «Три кита автоматизации менеджмента качества» .

В Германии за специализированным программным обеспечением закрепилось название  «CAQ-системы» , а в США –  SQA/SQC .

В силу специфики, многогранности и многоуровневости процедур по управлению качеством в этом типе ПО заложены конкретные, проверенные временем алгоритмы и методики, характерные только для менеджмента качества.

Главным отличием CAQ-систем от иных видов программного обеспечения в области менеджмента качества является то, что на единой компьютерной платформе сконцентрированы все общепринятые задачи и функции, присущие подавляющему большинству подразделений, отвечающих за качество на предприятии.

Специализированные ИС по управлению качеством направлены на выполнение функций отделов качества конкретных предприятий с учетом специфики и уровня технологичности производства, а также уровня технологичности измерительного оборудования.

Область автоматизации функции менеджмента качества 

Основные функции менеджмента качества заключаются в планировании и разработке методов обеспечения качества, контроле и улучшении качества. Автоматизация может касаться конкретных (локальных) функций либо инструментов менеджмента качества. 

Например, это может быть автоматизация аналитической отчетности, как  «классических» инструментов  контроля качества, основанных на анализе числовых данных, так и  «новых» инструментов , в большей степени основанных на анализе вербальной информации.

На практике очень часто встречается локальная автоматизация функций менеджмента качества, которые в дальнейшем могут быть интегрированы в единую информационную систему.

Таким образом, когда мы на практике либо в научных статьях говорим об автоматизации менеджмента качества, мы должны понимать, о каком уровне автоматизации идет речь. Системный подход к анализу и развитию автоматизации менеджмента качества помогает повысить управляемость и эффективность СМК, а также позволяет минимизировать разночтения и разногласия при обсуждении данного вопроса.