ИСО 9001-2015: коллизии аудита

Коллизия седьмая: выражайтесь яснее

В ходе аудита отдела закупок организации эксперт проанализировал порядок работы процесса, переданного на аутсорсинг. Речь идет о процессе подготовки инструмента и оборудования (настойка технологической точности оборудования) перед началом производства изделий. Эту работу по договору с организацией выполняла подрядная фирма «ХХХ». Техническую документацию при этом разрабатывал главный технолог предприятия, планированием и приемкой работ компании «ХХХ» также занимался он.

Аудитор задал вопрос: каким образом осуществлялась оценка поставщика на стадии выбора и заключения договора. На что начальник отдела закупок ответил, что оценка не проводилась, так как фирма «ХХХ» была специально создана аудируемой компанией и выделена в отдельное предприятие. Аудитор решил оформить несоответствие и отметил, что оценка поставщика (внешняя закупка) не проведена.

Организация не согласилась: зачем оценивать поставщика, если они его создали своими руками?

Ответ:

Эксперт прав. С точки зрения стандарта, конечно.

Действительно, если рассматривать требования пункта 8.4 стандарта ISO 9001-2015, то мы увидим, что необходимость в оценке поставщика обязательна тогда, когда мы закупаем услуги или продукцию, влияющие на качество нашего товара. Не важно, аутсорсинговый это будет партнер (поставщик) или просто закупка во внешней среде (внешняя закупка).

В этом случае влияние было очевидно. А значит, оценка поставщика обязательна.

Но не забывайте еще один нюанс: эксперту важно правильно объяснить вашу позицию. В этом примере объяснение звучало так себе, как отговорка. И аудитор его не принял.

Давайте рассмотрим ситуацию под другим углом. Кем и на основании чего было принято решение создавать фирму «ХХХ»? Ведь не просто же так она появилась? На фирму-подрядчика можно переложить функции работы с оборудованием, его настройки и подготовки к производству. И почему фирму пришлось создавать? Возможно, по результатам оценки внешнего рынка организация поняла, что фирм, предоставляющих такие услуги, просто не существует (с учетом специфики деятельности организации). И уже на основании такой оценки было принято решение создавать свою фирму «ХХХ» для этих целей. Вот вам и оценка поставщиков. Получается, что требование выполнено, но просто не смогли предоставить эти данные аудитору.

Позиция же компании — что поставщиков, которые в дальнейшем будут выполнять аутсорсинговый процесс, оценивать не нужно — абсолютно неверна.

Повторюсь, в версии стандарта ISO 9001-2015 любая внешняя закупка, если она влияет на качество нашей продукции, должна быть выполнена с применением инструментов оценок поставщиков. А уже степень управления этой закупкой, в зависимости от рисков и результатов той же оценки, будет зависеть от решения компании: достаточно только входного контроля, или же перевести данный процесс на аутсорсинг. Можно установить степень «глубины» управления этим аутсорсинговым процессом (стоять над душой подрядчика/поставщика или определить реперные точки планирования и контроля выполнения процесса). Это уже зависит от самой организации.

Совет:

В этом случае персоналу необходимо давать более полную информацию о работе компании. Руководители процессов должны понимать требования стандарта ISO 9001-2015, хотя бы в своей зоне ответственности. А также владеть информацией и уметь развернуто и грамотно отвечать на поставленные аудиторами вопросы. Думаю, что при правильном объяснении ситуации проверяющий все прекрасно поймет.

В анализируемой коллизии мы считаем, что несоответствие предприятие получило вполне заслуженно. Ему в любом случае будет над чем подумать.