СМК «по-человечески»: исключения из правил

Согласно пункту 4.3 ГОСТ Р ИСО 9001 организация должна определить границы системы менеджмента качества и охватываемую ею деятельность, чтобы установить область ее применения.

Пункт 4.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2015

Организация должна определить границы системы менеджмента качества и охватываемую ею деятельность, чтобы установить область ее применения.

При определении области применения организация должна рассматривать:

a) внешние и внутренние факторы (см. 4.1);

b) требования соответствующих заинтересованных сторон (см. 4.2);

c) продукцию и услуги организации.

Организация должна применять все требования настоящего стандарта, если эти требования применимы в пределах установленной области применения ее системы менеджмента качества.

Область применения системы менеджмента качества организации должна быть доступна, разрабатываться, актуализироваться и применяться как документированная информация. Область применения должна указывать на охватываемые виды продукции и услуг и давать обоснование для исключения требования настоящего стандарта, которое она определила как неприменимое к ее области применения системы менеджмента качества.

Соответствие требованиям настоящего стандарта может быть заявлено только в том случае, если требования, определенные как неприменимые, не влияют на способность или ответственность организации обеспечивать соответствие продукции и услуг и повышать удовлетворенность потребителей. 

подробнее

Чтобы понять все тонкости данного требования, сравним компанию с организмом человека.

Некоторые из нас считают, что процесс пищеварения мозгом не контролируется. После приема пищи система «автоматически» начинает работать. Однако именно мозгом создана установка: при попадании питательных веществ в ротовую полость запускается механизм переваривания. Следовательно, управление этим процессом все же присутствует.

Вывести какие-либо процессы из-под контроля мозга в организме невозможно. Если это случается, то человек заболевает, что может привести к печальным последствиям.

Точно так же невозможно вывести из-под управления высшего руководства какие-либо процессы в организации. Все, что происходит внутри компании, с разной глубиной погружения должно отслеживаться топ-менеджментом.

Однако пункт пункт 4.3 стандарта ИСО 9001 дает возможность некоторые процессы вывести из-под управления системой менеджмента. Зачем это нужно?

Исключение из области

Цель стандарта ИСО 9001 не только внедрение эффективной системы управления, но и подтверждение соответствия этой системы установленным требованиям.

По сути, сертификация сродни плановому медосмотру, цель которого – убедиться в отсутствии патологий.

Чаще всего, приходя к врачу, мы проверяем не все системы нашего организма. К примеру, для получения водительских прав необходимо проверить:

• зрение;

• психологическую стабильность;

• общее физическое состояние организма.

Делать гастроскопию и МРТ для получения водительских прав не нужно. Так же и в случае системы менеджмента качества.

Предположим, организация занимается двумя видами деятельности:

• производством утюгов;

• продажей металлолома.

Среди внешних факторов – желание потребителей утюгов наличия в организации сертифицированной системы менеджмента качества. Отметим, что скупщикам металлолома сертификат не нужен.

Исходя из требований внешних и внутренних регуляторных факторов, мы понимаем, что процессом продажи металлолома компания, конечно же, управляет, но заявлять эту деятельность для оценки соответствия нет необходимости. Организации нужен сертификат только на систему менеджмента качества производства и продажи утюгов.

Требования пункта 4.3 стандарта ИСО 9001-2015 очень просты: определите, «здоровье» каких процессов вы хотите подтвердить, и берите их под управление в рамках требований ИСО 9001. Остальное же оставьте под своим управлением, не подвергая оценке соответствия требованиям стандарта.

Исключается процесс или подразделение?

Многие компании стараются с помощью пункта 4.3 не заявлять под требования ИСО 9001 не процессы и виды деятельности, а структурные подразделения. К примеру, отделы или даже филиалы. Это неправильно.

Представьте, что пациент пришел к врачу и попросил проверить систему пищеварения, но при этом предлагает исключить из обследования кишечник. Причина: у пациента этот орган не участвует в процессе пищеварения. Абсурд, не правда ли? С другой стороны, врач, обследуя систему пищеварения, не будет проверять работу сердца. И справку в итоге даст только с заключением о состоянии пищеварительного тракта.

Вернемся к компании, занимающейся производством утюгов и продажей металлолома. Если организация не заявила в области распространения СМК процесс продажи металлолома, то и подразделение, которое этим занимается, не будет обследовано. Но если в компании есть удаленный филиал, который производит утюги, то исключать его из обследования нельзя. Без него систему менеджмента качества производства утюгов будет невозможно полноценно обследовать.

Исключаем требования

В пункте 4.3 стандарта также идет речь о документировании области применения системы менеджмента, то есть о том, какие процессы и виды деятельности нужны для оценки «здоровья» организации. Не важно, где и в каком виде это будет задокументировано, главное, чтобы это было обозначено, например, в приказе или в заявке на сертификацию.

При этом организация может не применять определенные инструменты, которые предлагает стандарт для управления теми или иными процедурами, и исключать их, если это не чревато негативными последствиями.

На сегодняшний день в ИСО 9001 указано, что исключить можно абсолютно любое требование, но необходимо подтвердить, что данное исключение не влияет на «здоровье» компании.

Рассмотрим неудачный пример, экстраполировав описанную возможность на человеческий организм.

Человек хочет исключить из системы управления организмом риск-ориентированное мышление . По мнению человека, оно в реальной жизни не нужно. Однако он либо заблуждается, либо нагло врет.

Риск-ориентированное мышление отвечает за инстинкт выживания, а следовательно, за чувство страха и анализ ситуации, связанной с угрозой для жизни. Если риск-ориентированное мышление исключить, человек ничего не будет бояться, а такие люди долго не живут. Следовательно, исключение данного пункта из человеческого организма чревато негативными последствиями, вплоть до летального исхода.

Так же и в организации. Все исключения требований должны быть обоснованы и не вредить компании. Как это сделать правильно?

К примеру, компания, производящая утюги, решила исключить из своей системы управления процессы проектирования и разработки этих утюгов. Организация доказывает, что утюги она не разрабатывает. Технологии давно куплены и отработаны, а чертежи и схемы сборки утюгов ей предоставляет разработчик этих утюгов. Соответственно в структуре компании нет отдела проектирования и разработки.

И действительно, качество утюга в рамках его технологического уровня, заданного уровня надежности и т.д. зависит не от рассматриваемой компании, а от кампании, которая его проектировала. Качество сборки и выполнения всех заложенных проектировщиком технологий – уже от рассматриваемой компании. То есть, рассматриваемая организация может гарантировать лишь качество производства.

Снова обратимся к сравнению человека и компании. Исключая какие-либо процессы в нашем организме из-под управления мозга, мы рискуем тем, что почка, например, начнет работать сама по себе. Поначалу будет казаться, что это ничем нам не грозит, функционал-то она свой выполняет. Но затем, например, когда организм должен спать, почка решит поработать, или, наоборот, когда весь организм работает, почка решит отдохнуть. Это все плачевно скажется на нашем здоровье и жизнедеятельности.

Поэтому, если вы решили «вырезать аппендицит» в своей компании, сначала убедитесь, что это не влияет на жизнедеятельность вашей организации, и обязательно задокументируйте.