Удаленная работа: вирусный эффект

На пока еще добровольный режим самоизоляции по планам правительства столицы до 21 марта должны перейти от 15 до 30% офисных сотрудников Москвы. Первыми в числе ушедших в «удаленку» компаний предсказуемо оказались ИТ-сектор, а также представители телекома, маркетинга, рекламы, электронной коммерции. Активно поддержали дистанционный формат работы представители финсектора.

Среди  первопроходцев  — Яндекс, Mail.ru, «Билайн», МТС, МТТ, бэк-офисы Сбербанка, Тинькофф Банка, ВТБ, «Сколково», Russia BBC, «Авито» и многие другие.

Почти невозможен перевод на удаленную работу специалистов, напрямую контактирующих с объектами производства или клиентами:

• производство (рабочие и инженеры) и строительство (строители, прорабы) — удаленно собрать автомобиль или построить дом не получится;

• офлайн-ретейл (продавцы, управляющие магазинами), HoReCa (повара, официанты, управляющие и др.), сделки с недвижимостью (агенты по недвижимости) — продать товар или купить квартиру удаленно очень непросто.

Пока не готовы  к переходу на дистанционную работу и госорганы. Однако это не касается финансируемых государством некоммерческих организаций. Например, с 17 марта на удаленную работу перешли сотрудники АНО «Российская система качества».

Со своей стороны, мэр Москвы поручил «департаментам правительства Москвы проработать возможность перехода на дистанционную работу организаций и предприятий соответствующих отраслей».

Легко ли дался такой «каминг-аут» российским компаниям? Да, если речь идет об ИТ-сфере, телекоме, медиа. Практика удаленной работы в этих отраслях очень распространена.

Для остальных же организаций чуть ли не однодневное обращение из офлайн-бизнеса в онлайн может оказаться непростым испытанием.

В сложившейся ситуации искать плюсы не совсем правильно. Но давайте смотреть на вещи оптимистично. Многочисленные результаты исследований демонстрируют поразительные результаты — люди работают продуктивнее в домашнем офисе.

Согласно докладу Gallup State of the American Workplace, уровень вовлеченности удаленных сотрудников выше, чем у коллег из офиса. Так, процент ежедневно перерабатывающих удаленных сотрудников — 32, а их собратьев из офиса — 28.

Еще более впечатляющие результаты показало другое исследование. Согласно данным Owl Labs за 2019 год, удаленные сотрудники задерживаются на 43% чаще, чем их офисные коллеги. Причем причины задержек в корне разные. В первом случае — увлеченность работой, во втором — желание угодить руководству. Это же исследование показало, что удаленные сотрудники с большей вероятностью (на 13%) останутся в этой компании еще на пять лет, чем те, кто трудится в офлайн-офисе.

А исследование Стэндфордского университета 2012 года показало, что перевод сотрудников в удаленный режим позволяет повысить производительность. Профессор экономики Ник Блум проанализировал поведение работников компании CTrip.comи выяснил, что удаленные сотрудники работают больше из-за значительно более коротких перерывов на обед и отсутствия больничных, кроме того они остаются в компании на более длительный срок. И еще они счастливее, чем их коллеги из офиса.

Другая проблема офисной жизни — опенспейсы. Из-за распространения этого формата деловых пространств с 2008 по 2014 год количество сотрудников, не способных сконцентрироваться на своем рабочем месте, увеличилось на 16%.

Еще один плюс удаленной работы — сокращение влияния на окружавшую среду. По данным Global Workforce Analytics, перевод на удаленный режим работы сотрудников, чей функционал позволяет это сделать, даст возможность сэкономить газ на 20 миллионов долларов США, сократить объем выбросов  парниковых газов на 54 миллиона тонн и сэкономить 640 миллионов баррелей нефти на сумму 64 миллиарда долларов.

Ну и в перспективе удаленная работа — это огромная экономия на аренде офиса и даже зарплатах сотрудников.

В Москве 24% людей согласны перейти на «удаленку» при сокращении их дохода на 20 тысяч рублей, а 22% готовы потерять даже больше — до пятой части зарплаты. В Санкт-Петербурге эти цифры — 30% и 19% соответственно.

Главный минус удаленного формата в текущих условиях — его экстренный характер. А значит — отсутствие в организациях выстроенных процессов управления дистанционными сотрудниками.

Здесь, правда, стоит отметить, что минус может обернуться для многих серьезным плюсом. Коронавирусная «интервенция» позволит компаниям, пусть и в принудительном порядке, провести уникальный эксперимент работы на «удаленке», оценить достоинства и недостатки подхода на личном опыте. И если по окончании этого вирусного эксперимента производительность как минимум не упадет, не пора ли подумать о переменах?

Возможно, коронавирусная пандемия коренным образом изменит рынок труда и организационную модель многих компаний мира. «Дистанцонка» станет не исключением, а правилом.

Пока же предлагаем изучить опыт российских компаний по экстренному переходу на «удаленку» и организации работы распределенных команд.

МИФ

Проще всего сейчас тем, кто давно работает в удаленном режиме. Например, компания «Манн, Иванов и Фербер» с самого начала своей деятельности, то есть с 2005 года, выстраивала работу именно так. Сегодня в штате 210 удаленных сотрудников.

Среди ключевых элементов эффективной распределенной команды — корпоративная культура, построенная на доверии, внимании и уважении. Например, каждый сеанс видеосвязи здесь начинается с дружеской болтовни: как прошли выходные, как дети, смотрели ли новый фильм…

Чтобы поддерживать ценности, руководство большое внимание уделяет развитию софт-скилов. Например, только в прошлом году было проведено несколько тренингов по культуре общения: как правильно давать обратную связь, что такое ненасильственное общение, почему и как нужно благодарить. Обучение, кстати, не только способ развития культуры, но и профилактика депрессии, которая часто развивается у работников на фоне изоляции.

Skyeng

Еще один пример эффективной компании с распределенной командой —  Skyeng .

Руководитель продуктов Глеб Кудрявцев охотно делится опытом виртуализации офиса и дает советы тем, кто вынужден перейти на «удаленку» в экстренном режиме. «Два кита, на которых стоит удаленная работа, — это инструменты и психология. О последнем говорить не буду, хотя это, безусловно, важно на длинной дистанции».

Глеб советует начать с установки на компьютеры сотрудников (домашние или взятые из офиса)  TeamViewer либо аналогов и  VPN . Если сотрудники забирают рабочее оборудование, то ИТ-служба решает проблему самостоятельно. Для остальных нужна четкая инструкция по установке ПО своими силами.

В чек-листе, помимо прочего, должны быть прописаны требования к скорости интернета. Так как удаленная работа подразумевает частое общение в режиме конференций, мобильный интернет или интернет в кафе не пойдет. Также нужно рассказать об опасности работы на устройстве, подключенном к публичной сети, перечислить перечень необходимого ПО для работы. И речь не только о профессиональном софте для выполнения прямых рабочих обязанностей, но также мессенджерах, «звонилках», антивирусах…

Если всех сразу перевести на удаленную работу невозможно, то не забудьте предоставить коллегам из офиса доступ ко всем сервисам и ПО, с которыми работает «домашняя» команда.

Важно, чтобы ИТ-служба на первом этапе всегда была на связи. Для этого можно создать горячую линию или отдельный чат, где все сотрудники смогут задать вопросы службе техподдержки и получить помощь.

Стоит также создать чат всей организации и команды. Для маленьких команд подойдет Telegram, WhatsApp, Discord. Для тех, что побольше, — Slack или Microsoft Teams. Видеозвонки можно совершать с помощью Zoom (бесплатно первые 40 минут), Hangouts, Skype.

Важные видео- и телефонные звонки Глеб Кудрявцев рекомендует записывать и сохранять.

Не менее важно создать общекомандный календарь, и все договоренности о созвонах, конференциях и т.д. заносить в него. Календарь должен быть доступен всем сотрудникам. Подойдут решения от Google Suite или Outlook Office 365.

«Никаких домашних папок с документами, — предупреждает Глеб Кудрявцев. — Подойдут Google Docs или решение от Office 365. Все документы должны быть общедоступными — так вы сможете работать с ними совместно».

Внутреннюю почтовую переписку Глеб Кудрявцев советует свести к минимуму. «Это не инструмент для удаленной работы», — считает он.

Глеб Кудрявцев также советует применять таск-трекеры, например Trello, «рисовалки» типа Miro или Figma: «Но это для крутышей. Без них вполне можно обойтись».

В первые дни и в последующем при вводе нового софта необходимо проводить онлайн-обучение с тестированием в конце. Важно убедиться, что все всё поняли.

Среди принципов он выделяет:

• Соблюдение часов работы — они должны быть  едиными по компании.

• Доступность всех сотрудников. При этом Глеб Кудрявцев уточняет, что «доступность — не значит мгновенные ответы в чате. Доступность — значит, что с сотрудником в это время можно назначить «встречу», и он на ней будет».

• Присутствие в чате компании всех сотрудников — так создается единое информационное пространство. При этом чат не стоит использовать для решения сложных вопросов или болтовни не по делу.

• Обязательное условие участия в чате — указание реального имени (никаких «пупсик 18»!), должности, телефонов и мейла. Чат также выполняет роль справочника.

• Все договоренности о созвонах обязательно заносятся в календарь. А удобное для всех время сессии можно выбрать с помощью «голосовалки» в чате.

• Все договоренности, достигнутые или нет, в ходе колл-конференции фиксируются в общем документе или в чате сразу после сессии.

• Должны быть также регулярные, не реже раза в неделю, видеовстречи с командой и индивидуальные — с ключевыми сотрудниками. В режиме старта работы на «удаленке» такие встречи должны быть ежедневными.

AWG

16 марта вывела офис на «удаленку» и компания  AWG . Решение сопровождалось рассылкой и публикацией в корпоративном чате приказа и подробного регламента. Переход произошел быстро и организованно. При этом падения производительности не ожидается.

В компании все было подготовлено для удаленной работы… Изначально структура компании строилась для гибкой работы без привязки к конкретному офису: маневренные и мощные ноутбуки, доступы по VPN к системам управления и разработки проектов, корпоративному порталу, купленные и настроенные решения для конфколлов и дистанционного обучения, налаженные процессы по документообороту, в т.ч. электронному и др.

Александр Хачиян 

сhief executive officer

«Руформ»

Без каких-либо эксцессов переехала на «удаленку» и ИТ-компания  «Руформ» , оставив в офисе лишь нескольких дежурных добровольцев. Работа в компании была построена с учетом вероятности дистанционности. «Работаем в том же режиме, — рассказывает один из сотрудников компании. — Как и всегда, каждое утро начинается с митапа. Саб-таски спринта как стояли, так и стоят в «ноушене». Разница лишь в том, что сейчас мы подключили Discord для онлайн-созвонов каждое утро, ну, и для онлайн-общения в принципе».

Just AI

На «удаленку» перешел и российский разработчик технологий разговорного AI. Для всех нуждающихся в рабочем оборудовании сотрудников компания за свой счет заказала такси для транспортировки «орудий труда» до дома.

Для тех, кто не готов работать удаленно, в приложении одного из такси-агрегаторов Just AI завела корпоративный аккаунт: сотрудники выбирают корпоративный тариф, не беспокоясь о чеках и возмещении затрат.

Все международные командировки отменены, а встречи проводятся с помощью Skype, Zoom, Slack или Hangouts. Этот же софт используется и при проведении митингов и демо.

Переговорки в офисе оборудованы камерами и микрофонами на случай, если часть сотрудников в офисе и им нужно связаться с удаленными коллегами или партнерами.

Foxsys

Очень подробную инструкцию по переходу на «удаленку» дает Александр Мезин, COO и Founder компании, разрабатывающей AR/VR-решения для бизнеса. Среди ключевых элементов эффективного перехода на удаленный формат работы он выделяет четыре:

1. Создание или доработка процессов для дистанционной работы: распорядок дня, правила, традиции и ритуалы, постановка и контроль исполнения задач, методы и фреймворки, программное обеспечение. Если в компании уже внедрены системы управления задачами, то переход пройдет проще. Если таковых нет, то пора начать их использовать. Отличный вариант — Trello — простой, понятный, визуально привлекательный и бесплатный инструмент.
2. Выстраивание коммуникаций в условиях удаленности: средства, методы и правила взаимодействия.

   Не оставляйте голосовые сообщения… их нужно слушать (а вы не в танке сидите), но главное — по ним невозможно искать.
   

    Александр Мезин 

   COO и Founder Foxsys

   
   

   Еще один совет Александра Мезина — установить вместе с командой время ответа на сообщения в чате. Оптимально — час. Помимо прочего, «старайтесь вести всю коммуникацию через почту или другие каналы взаимного логирования. Если вся ваша коммуникация будет записана где-то, то вам потом будет проще жить».

   Александр Мезин, в отличие от Глеба Кудрявцева, считает почту основным инструментом коммуникации. «Почта позволяет писать длинные, хорошо структурированные и читаемые тексты, логировать коммуникацию у всех ее участников, адресно отправлять документы с привязкой к теме, хранить ветки переписки по определенным вопросам», — говорит Александр. А вот мессенджеры, по его мнению, не лучшее решение. Они имеют большой минус: многие из них позволяют удалять свои и даже чужие сообщения в общей переписке. И еще в чатах мессенджеров много лишнего — от обсуждения выходных, до обмена любезностями.

   Из «звонилок» Александр Мезин выделяет три: «Skype и Discord позволяют шарить экран и перекидываться крупными файлами. Zoom — писать диалог».

   При этом мобильный телефон, по мнению Александра, запрещенный прием: «Мобильный телефон — если только кто-то умер. Или умирает. Или инопланетяне». Также Александр советует для рабочих задач завести отдельную учетную запись для операционной системы, браузера, почты и софта.

3. Организация рабочего пространства в хоум-офисе: работодатель должен обеспечить сотрудника оборудованием и сопутствующими материалами, а также четко обозначить правила работы. В большей же степени комфорт на рабочем месте вне офиса зависит от самого сотрудника и условий его проживания. Если в семье маленькие дети, не посещающие садик, а в квартире одна комната, то работать будет непросто.


4. Социализация и обучение. Это важный момент. Сотрудники на «удаленке» должны чувствовать себя частью команды.

«Платформа НТИ»

Компания с 16 марта также перешла на удаленный формат работы. При этом начать «переезд» «Платформа НТИ» рекомендует с группы риска — сотрудников пожилого возраста, матерей-одиночек, людей с хроническими болезнями. Если перевод всех сотрудников на удаленную работу невозможен, рекомендуется сформировать дежурный отряд — команду, которая продолжит работать в офисе.

А теперь несколько советов от руководства «Платформы НТИ» по организации работы и управлению командой в дистанционном формате:

1. Выработайте правило, согласно которому руководитель созванивается с командой в течение дня и недели. Определите точное время, когда все будут на связи. Можно также предусмотреть ежедневную перекличку в чате утром и вечером.

2. Чтобы не потерять связь с командой, нужно решить проблему неформального общения. Можно, например, создать специальный «чатик с оффтопами или группу в Discord», где можно шутить, обсуждать погоду-природу, здоровье и настроение.

3. Руководителям необходимо создать общий список задач команды и помочь сотрудникам разбить свои задачи на блоки по 1–2 часа. Таким образом удастся закрывать 4–6 задач в день.

4. Необходимо создать для команд общее виртуальное рабочее пространство. Для небольших коллективов подойдут бесплатные Slack или Microsoft Teams.

5. Установите стандарт длительности колл-конференс: 15 минут. На короткую встречу меньше опаздывают, а обсуждение получается сфокусированнее. Если тема выходит за рамки этого времени, продолжите беседу на новой конференции и желательно узким составом. Потом же всем заинтересованным сторонам пришлите общее резюме.

6. Общаясь, включайте видео. Это важно, особенно на первом этапе перехода на дистанционный формат. Вы видите собеседника, его мимику, эмоции, понимаете сосредоточен ли он на диалоге.

7. Руководителям стоит выработать правило: вечером подводить итоги дня (объем выполненных задач, находки, провалы) и ставить задачи на следующий. Отчет стоит рассылать всей команде.

8. Освойте софт, позволяющий команде работать одновременно, — Googe.Docs, Miro, Trello и др. По минимуму нужно использовать PowerPoint при общении с командой. Презентации лучше оставить для демонстрации высшему руководству и инвесторам.

9. В идеале используйте VPN, если же такой возможности нет, то контролируйте риски цифровых угроз, консультируйтесь с ИТ-службой и службой безопасности.

«AliExpress Россия»

У AliExpress большой опыт работы в условиях самоизоляции. Так, в 2002 году из-за атипичной пневмонии Джек Ма, основатель Alibaba Group, отправил всю команду в хоум-офис с января по июнь!

И вот спустя 18 лет снова возникла такая необходимость.

Как же сегодня устроена работа в AliExpress? Обратимся к опыту российского отделения.

Согласование документов, управление задачами, обмен и хранение файлов — все эти функции «вшиты» во внутрикорпоративный портал. Войти в это пространство можно с любого компьютера с помощью Alilang — индивидуального «логина-пароля», который есть у каждого сотрудника.

Проблему коммуникаций решает собственный мессенджер DingTalk. Он имеет массу возможностей:

• Обмен текстовыми сообщениями.

• Совершение звонков, в том числе в формате конференций.

• Обмен ежедневными отчетами.

• Возможность автоматического создания графиков по итогам, например, продаж.

• Функция «поделиться экраном».

Мессенджер также выполняет и роль справочника: здесь можно найти информацию о каждом сотруднике — от фото и должности до телефона и мейла.

Чтобы настроить всю команду на рабочий лад, утром обязательно проводятся онлайн-встречи stand ups: здесь ставятся цели на день и определяются ответственные. Отдельная утренняя встреча у CEO с топ-менеджерами. Ее алгоритм такой же. Вечером руководители снова проводят общую встречу, где делятся результатами.

Для координации работы, создания комфортных условий, поддержания командного духа и информирования сотрудников о внешних угрозах в компании создан оперативный штаб из представителей HR, ИТ-службы и административно-хозяйственного отдела. Эти люди 24 часа в сутки готовы прийти на помощь, они всегда на связи в приват-чате. Они же проводят технический аудит всех сервисов и удаленных доступов.

Руководство компании в этот сложный период демонстрирует высокую вовлеченность. Практически каждый день устраиваются трансляции важных собраний и выступлений CEO.

Для контроля за психологическим состоянием сотрудников на удаленной работе, а также степени вовлеченности и производительности каждому руководителю отдела помогает HR-менеджер. Он напоминает об отчетах, встречах и созвонах, консультирует по любым вопросам организации рабочего места, самочувствия и т.д.

А еще здесь понимают, что карантин — это не просто повод поработать из дома, а трагедия. Это значит, люди нуждаются в психологической поддержке, социализации. В этот период нужно показать, насколько работники важны для компании и команды. Потому здесь ежедневно в прямом эфире проводятся медитации, танцы и даже концерты с участием членов семьи работников. Это укрепляет дух и сплачивает команду.

На период карантина в компании отменили все зарубежные командировки. Ежедневно сотрудниками заполняются отчеты о здоровье и планах выхода из дома. Если работнику нужно подъехать в офис, за счет компании заказывается такси до офиса и обратно, в самом же офисе выдаются маски, антибактериальные гели.

Редакция ProКачество

Наша редакция, как и Роскачество, перешла на «удаленку». Пока до 1 апреля. Это не столько исполнение указаний свыше, сколько наша личная социальная ответственность за тех, кто рядом. Перейти на удаленную работу нам было несложно, потому что мы часто во внерабочее время трудимся из дома, а многие наши подрядчики в режиме хоум-офиса постоянно, например, журналисты, корректор и др.

Все редакторы работают на ноутбуках с настроенной VPN. Так что переход на «удаленку» технически заключался в перемещении ноутбука домой.

За день до перехода на домашний режим ИТ-служба Роскачества на всякий случай разослала инструкции о настройке VPN— для тех, кто решил работать на своем личном компьютере.

Режим самоизоляции для нас стартовал с очень теплого послания руководителя организации Максима Протасова всем сотрудникам. В нем руководитель доброжелательно и спокойно объяснил, что новый вирус ненамного опаснее других, но наша задача как сознательных граждан — принять меры, чтобы избежать массового заражения. Максим Александрович попросил соблюдать определенные ограничения и, разумеется, сделать все возможное, чтобы ни один наш контрагент не почувствовал, что мы стали менее эффективными.

Работая дома, между собой мы общаемся по мобильной связи и с помощью WhatsApp. С руководством в большей степени — по Skype и электронной почте. На рабочих телефонах настроена переадресация на личные мобильные.

План публикаций мы ведем в Exсel, там же вся информация о степени готовности материалов. Доступ к таблицам есть у всех сотрудников редакции.

Ежедневно в 12 часов дня мы созваниваемся, обсуждаем планы на сегодня и результаты вчерашнего дня, делимся находками и проблемами. Иногда по вечерам просто болтаем по душам, обсуждая наше вынужденное заточение. Два раза в неделю у нас Skype-конференция с руководством. Ранее, находясь в офисе, мы могли встречаться по мере необходимости.

По четвергам мы заполняем в Exсel отчет о проделанной за неделю работе, планах на следующую неделю, проблемах, а также указываем еженедельные показатели портала, например, посещаемость, глубину просмотра и т.д. Такую таблицу мы заполняли и в офисном режиме, так что нового в этом ничего нет.

Командировки на ближайшие две недели отменены, а все встречи и интервью перенесены в Skype. Люди относятся к этому с пониманием и идут навстречу.

Самое сложное сейчас — это работа с документацией. Для того чтобы закрывать договоры, акты и т.д., требуются физические подписи с обеих сторон. А с этим в нынешних условиях сложно. Мы внедряем электронную подпись документов для решения этой проблемы.

В целом все процессы остались прежними. Разве что сменился антураж — вместо офисной подставки для карандашей перед глазами теперь довольные домашние питомцы. Не хватает живого общения и нашей любимой доски, на которой мы всей редакцией определяли планы на неделю и отрабатывали свои художественные навыки. Зато объем переписки увеличился, как и время работы.

Так что мы продолжаем работать и верить в лучшее, потому что мы оптимисты. Этого желаем и вам.

Ищите во всем плюсы, не унывайте, делайте все возможное, чтобы помочь своей компании и соотечественникам пережить сложные времена. Но главное — не болейте!

Статья написана в рамках спецпроекта "Лекарство для бизнеса"