Реорганизация внутреннего аудита

Фокус на устойчивости внутренних аудиторов не должен ограничиваться только аудиторскими заданиями. Необходимо убедиться, что СВА сама по себе устойчива – что у нее есть привычки, навыки и экспертиза, соответствующие текущему моменту. 

Алексей Алексеев, руководитель департамента по аудиту функций ИТ и Технического блока ПАО «Вымпелком», уверен, что в текущих реалиях СВА также должна иметь собственную программу непрерывности бизнеса, основанную на гибкой переориентации от плановых проверок в пользу точечных аудитов/консультационных проектов, направленных на поддержку антикризисного управления компанией. 

Так, по словам Людмилы Диордиевой, директора по внутреннему аудиту ООО «Интер РАО – Управление электрогенерацией», СВА меняет методы планирования, подходы к проведению проверок, форматы отчетов и заключений по результатам своей работы и прочее. Например, за период турбулентных изменений в 2021-2022 годах существенно увеличилось количество консультационных услуг, оказываемых аудиторами заинтересованным сторонам.

Ольга Баранова, начальник управления методологии внутреннего аудита ООО «Локомотивные Технологии», говорит, что в компании используются анкеты самооценки, которые позволяют идентифицировать области для развития внутри функции и повысить ее общую эффективность на выходе.

Сократите время реакции

Поскольку бизнес сталкивается с изменениями, требующими быстрой реакции, внутренний аудит может проводить ускоренные аудиторские проверки с минимальными затратами времени для содействия принятию решений. С таким подходом полностью согласен Анатолий Дороничев, эксперт в области внутреннего аудита и управления рисками, но обращает внимание, что если служба внутреннего аудита не получает такие запросы от менеджмента, то это может свидетельствовать о низком уровне доверия к ВА: «В этом случае стоит попытаться проявить инициативу по возможности. Стоит выделить достаточно ресурсов для удовлетворения запроса заказчика, чтобы утвердить за собой статус возможного помощника, к которому можно обратиться в случае необходимости».

Практику «коротких» аудитов поддерживает и Артем Горлов, исполнительный директор службы внутреннего аудита ПАО АФК «Система»: «Уже давно на конференциях ИВА мы говорим о необходимости перехода от годового планирования к более гибкому подходу. В будущем на комитетах по аудиту и советах директоров аудиторы должны обсуждать не план аудитов, а индикаторы рисков, при которых аудиторы инициируют свои проекты. А часть КПЭ функции должна балансировать между скоростью реагирования на риски и качеством (например, результатами QAIP). При этом я против полного перехода к реагированию на риски, все-таки часть процессов нельзя увязать с конкретными индикаторами рисков. Такие процессы должны, как и ранее, периодически аудироваться (например, раз в три года). Сейчас в АФК «Система» соотношение плановых и внеплановых проектов – 60% на 40%, но для меня очевидно, что оно должно быть в пользу внеплановых аудитов, но пока мы не смогли этого достигнуть».

Дмитрий Жаворонков, руководитель департамента внутреннего аудита ООО «Компания БКС», придерживается не столь радикального мнения по соотношению аудитов: «Стоит закладывать в годовой план, например, 15-30% времени на внеплановые/срочные задачи от руководства. Так мы помогаем решать вопросы менеджменту, давая независимую экспертизу или консультацию по вопросу, и повышаем свою значимость в их глазах».

Резюмируя, Александр Московкин, директор по внутреннему аудиту АО «Элемент», говорит: «Никому не нужны устаревшие результаты. А в текущих условиях, когда ситуация меняется чрезвычайно быстро, срок жизни результатов аудита стал более коротким».

Используйте технические инструменты

Аналитика вошла в инструментарий внутреннего аудитора во время пандемии – для тех, у кого ее еще не было, – поскольку нехватка персонала заставила многие компании искать технические инструменты, которые могли бы помочь.

Новые инструменты и новые методы будут означать необходимость обучения для многих аудиторов. Крайне важно во время ослабления кризиса использовать время для подготовки к следующей чрезвычайной ситуации: например, изучения того, как включать аналитику данных и другие технологии, такие как автоматизация и искусственный интеллект, в рабочие процессы аудита. Людмила Диордиева, директор по внутреннему аудиту ООО «Интер РАО – Управление электрогенерацией», подтверждает этот тезис: «За период 2020-2022 годов сотрудники СВА прошли обучение работе с базами данных и BI-аналитикой. В настоящее время мы автоматизируем аудиторские процедуры, где это позволяют сделать автоматизированные информационные системы, введенные в эксплуатацию в компании».

Используйте силу взаимодействия

Одним из положительных последствий пандемии является то, что во многих случаях она породила чувство общей цели. Это помогло объединить команды, стимулировать более тесное сотрудничество в масштабах всей организации и способствовать синергии. Особенно для внутреннего аудита, который исторически сталкивался со встречными ветрами при построении отношений с клиентами, это открывает большие возможности.

Это также может помочь получить более раннее представление о тех областях, где в будущем могут возникнуть трудности. Александр Московкин, директор по внутреннему аудиту АО «Элемент», подчеркивает, что если объект аудита сам просит что-то сделать, то это может свидетельствовать об эффективности СВА. Если бы менеджмент не видел пользы от обращения в СВА, считал СВА неэффективным подразделением, то просто не стал бы тратить время на такие обращения.

Улучшайте презентации

Внутренним аудиторам стоит вести открытый и откровенный диалог с менеджментом и СД о том, какая информация им нужна и в каком виде. Это могло бы начаться с простого набора вопросов для этих заинтересованных сторон, например: «Какие аспекты устойчивости вас больше всего беспокоят? Как бы вы хотели получать информацию об этих областях?».

Растущее использование аналитики данных также требует от внутренних аудиторов навыков использования инструментов визуализации данных. Большинство из них уже знают, как преподносить информацию, но обмен этой информацией в привлекательном визуальном формате помогает обеспечить ее четкое понимание и последующее использование. Анатолий Дороничев, эксперт в области внутреннего аудита и управления рисками, дополнительно отмечает, что визуальный формат значительно сокращает объем презентуемой информации. Меньший объем понятной, визуализированной информации, в свою очередь, повышает интерес к докладу со стороны менеджмента и совета директоров.

По словам Людмилы Диордиевой, директора по внутреннему аудиту ООО «Интер РАО – Управление электрогенерацией», СВА регулярно меняет формат отчета посредством большей визуализации и акцентирования на проблемных вопросах, а часть отчетов формируется и направляется в виде презентаций (много визуализации, короткие и достаточные по сути выводы, полезные рекомендации).

Ольга Баранова, начальник управления методологии внутреннего аудита ООО «Локомотивные Технологии», делится опытом: «В компании уделяют существенное внимание развитию среди сотрудников СВА навыков презентации, данная тематика регулярно включается в программы повышения квалификации. В компании используется шаблон презентации, который задает общий вектор представления, но не ограничивает внутреннего аудитора в выборе визуальных инструментов для раскрытия результатов наилучшим образом. Презентация внутреннего аудита – это концентрированная информация о результатах проверки в удобном для восприятия формате».

Заключение

Пандемия стала переломным событием для всего мира и для отдельных организаций. Это бросило вызов устоявшимся представлениям о том, как люди работают вместе и как следует вести бизнес. Чтобы оставаться значимыми в глазах заинтересованных сторон и приносить пользу, внутренним аудиторам необходимо смотреть в будущее и противостоять новой реальности с теми навыками и усердием, которыми они овладели до кризиса, попутно добавляя некоторые новые компетенции в области технологий и коммуникаций.

Хотя на ранних стадиях пандемии их роль в оказании помощи организациям в выживании, несомненно, была существенной, внутренние аудиторы ни в коем случае не являются просто «чистильщиками», которые оценивают ущерб после произошедшего несчастного случая. Вместо этого они должны занять лидирующие позиции, помогая создать видение будущего своих организаций и своей профессии, служа важным ориентиром на пути к устойчивости.

Артем Горлов, исполнительный директор службы внутреннего аудита ПАО АФК «Система», отмечает: «Роль функции внутреннего аудита зависит не только от самих аудиторов, но и от умения членов совета директоров и менеджмента использовать функцию. Мое личное мнение: зрелость процессов корпоративного управления во многих компаниях оставляет желать лучшего. Мой совет компетентным, сильным СВА: не просто ждать, чтобы члены СД возложили на вас новые, амбициозные задачи, а самим идти и «продавать» свои результаты и набор навыков так, чтобы им был понятен тот эффект, который вы можете принести бизнесу».