Задачи внутреннего аудитора при инвентаризации

Эффективность системы внутреннего контроля 

Управление запасами – это комплексный процесс, цель которого состоит в обеспечении эффективности закупочной, производственной и торговой деятельности. На каждом этапе запасы должны находиться под пристальным вниманием менеджмента. 

Зачастую  участники процесса управления запасами  преследуют противоречащие друг другу цели. Стремление менеджеров по продажам иметь всегда большое количество готовой продукции на складе будет противоречить желанию складских работников сократить затраты на хранение и оптимизацию наполнения полок стеллажей товарами.

При качественном управлении запасами руководство стремится найти оптимальную величину запасов – такой объем сырья и материалов, чтобы обеспечить бесперебойный процесс производства, и такое количество готовой продукции, которое позволяет выполнять заказы клиентов. В попытке достичь этой оптимальной величины руководство пытается учесть множество факторов: 

• ритмичность и объем поставок сырья;

• наполняемость полок;

• стоимость аренды склада;

• частота отгрузки покупателям;

• наличие погрузочно-разгрузочной техники и многое другое. 

Следовательно, с учетом вышесказанного для оценки эффективности  СВК  аудитору необходимо рассматривать процесс инвентаризации шаг за шагом. Важно помнить, что инвентаризация начинается с планирования задолго до посещения склада и не ограничивается непосредственным подсчетом. 

До начала инвентаризации

Работа аудитора до начала непосредственно инвентаризации в большей степени касается таких элементов СВК, как:

• контрольная среда; 

• риск-менеджмент;

• информация и коммуникация. 

На этом этапе аудитор должен удостовериться, что внутренний регламент по проведению инвентаризации в компании есть и актуализирован с учетом последних изменений в законодательстве, если такие имели место быть. Параллельно необходимо изучить категории запасов, которые есть в компании. Изучение не должно ограничиваться укрупненными группами, как «сырье и материалы». Для оценки СВК аудитору важно понимать структуру запасов в той степени, которая позволит ему выполнить процедуру наиболее эффективно. 

Изучив внутренний регламент, внутренний аудитор делает вывод о его полноте. Он должен детально описывать категории запасов, единицы их измерения и способы подсчета. Например, в зависимости от целей компании  ГСМ  могут учитываться как в килограммах, так и в литрах. Следовательно, и подход к измерению этой категории будет различным. 

Запасы из категории сыпучего сырья следует измерять с привлечением специалистов службы  маркшейдеров  и химических лабораторий. При их отсутствии в регламенте должен быть предусмотрен вариант привлечения сторонних экспертов. Если такие эксперты привлекаются, то для аудитора это сигнал того, что необходимо проверить  их компетентность .

Следующим шагом аудитору важно удостовериться, что участники: 

• ознакомились с регламентом по инвентаризации;

• понимают стоящие перед ними цели и задачи;

• понимают риски неверного подсчета.

Ошибки в подсчетах могут привести к образованию излишков, недостач или пересортицы в учете, как следствие, окажут влияние на достоверность отчетности для менеджмента.

Если компания пользуется услугами ответственного хранения, то необходимо обеспечить возможность доступа для подсчета  ТМЦ . Если же компания сама предоставляет своим клиентам такую услугу, то необходимо удостовериться, что ТМЦ клиентов хранятся отдельно и не будут участвовать в инвентаризации.

На этапе подготовки к инвентаризации аудитору также следует обратить внимание на контрольно-измерительные приборы, используемые при подсчете, а именно: 

• наличие метрологии/сертификата;

• сроки годности;

• совпадение инвентарных номеров на приборе и в сертификате.

Следует также изучить процесс последующего отражения результатов инвентаризации и провести его анализ на предмет логичности и последовательности:

• какие аппаратные и программные средства будут использованы в ходе инвентаризации? 

• какие отчетные формы будут составлены в бумажном виде, а какие на электронном носителе?

Многие компании используют  WMS-системы , которые обеспечивают учет на складах и позволяют решать вопросы адресного хранения, категоризации запасов, оптимизации арендных площадей. Они также сигнализируют о необходимости закупок в случае достижения минимальной нормы запаса и помогают рассчитать оптимальный размер заказа. 

Независимо от выбранной WMS аудиторам необходимо досконально понимать процессы обмена данными между WMS и учетной системой, в которой формируется финансовая отчетность. 

В случае зависимых систем одна из систем признается ведущей и все данные синхронизируются в соответствии с ее показателями.

При независимых системах обмен данными строится в обе стороны и обе системы признаются равнозначными. Подобный подход содержит в себе риски образования «информационных дыр» в случае неравномерного отражения хозяйственных операций в двух системах. 

Среди прочих факторов аудитор должен изучить:

• формы первичных документов, которые составляет WMS, и их влияние на регистры бухгалтерского учета;

• бухгалтерские проводки, которые формируются выгрузкой данных из складской системы учета, и их корректность;

• ключевой фактор , по которому происходит обмен данными, и возможность его подделки;

• права доступа, предоставленные сотрудникам компании;

• использование  терминалов сбора данных  во всех операциях WMS, корректность обмена данными между ТСД и WMS, возможность осуществления операций без ТСД.

По итогам анализа аудитор должен сделать ключевой вывод о выборе приоритетного направления подсчета: «от места к ведомости» или «от ведомости к месту»

Оба метода используются на практике при проведении инвентаризации. Направление «от ведомости к месту» предполагает первоначальную выгрузку данных из системы бухгалтерского учета и проверку наличия ТМЦ из ведомости на полках склада. Такой подход имеет недостаток – ТМЦ, которые еще не попали в информационную систему, не попадут в инвентаризацию. 

Направление «от места к ведомости» подразумевает приоритетность в подсчете тех ТМЦ, которые лежат на полках склада, что фактически представляет собой сплошной пересчет всех запасов, находящихся на складе. Недостатком этого метода является риск пересчета активов, не принадлежащих компании, для которых она выступает в качестве хранителя по договору ответственного хранения. Для минимизации данного риска следует физически отделять на складе товары на ответственном хранении от собственных активов. 

В процессе инвентаризации

Непосредственно перед ее началом аудитор проверяет наличие достаточного количества бланков – ведомостей для подсчета, которые распространяются среди участников инвентаризации. В большинстве случаев ведомости содержат следующую информацию в обязательном порядке: 

• наименование запаса;

• место хранения;

• единицы измерения. 

Внутренний аудитор должен проверить шаблон бланка ведомости, распространенной среди участников подсчета. 

Зачастую в данный бланк включается информации о количестве запаса в учете. Если участникам инвентаризации заранее известно количество, которое, по их мнению, должно находиться в месте хранения, то возрастает риск ошибки вследствие неверного подсчета или даже намеренного искажения данных, когда сотрудник уверен, что данные учета верны и это он допускает ошибку в подсчете. Следовательно, задача аудитора в том, чтобы удостовериться в отсутствии такой информации в ведомостях.

В течение подсчета в задачи аудитора  входит : 

• следить за корректностью физического подсчета; 

• проверять правильность заполнения инвентаризационных ведомостей;

• выяснять возможные  причины ухудшения качественных характеристик ТМЦ ; 

• выявлять лица, ответственные за ухудшение состояния ТМЦ. 

Наиболее распространенным методом контроля за правильностью подсчетов является повторный пересчет с заменой участников. Однако такой подход достаточно трудоемкий и требует больших затрат времени, поэтому используется выборочно для ТМЦ, наиболее подверженных риску неверного подсчета. 

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются  рабочие инвентаризационные комиссии . Аудитору также следует проверить состав каждой из РИК, чтобы в них отсутствовали заинтересованные лица. Материально ответственное лицо участвует в инвентаризации как лицо, помогающее ориентироваться в складской логистике, показывает место хранения запаса, но не участвует в подсчете.

На заключительном этапе инвентаризации задача внутреннего аудитора состоит в том, чтобы проверить корректное отражение агрегированных данных по итогам инвентаризации в бухгалтерском учете. 

После инвентаризации

После проведения инвентаризации аудитор выполняет следующие процедуры:

1. Сбор копий со всех листов инвентаризационной ведомости;

2. Проверка заполнения всех реквизитов;

3. Проверка в информационной системе бухгалтерского учета факта отражения результатов инвентаризации;

4. В случае наличия излишков или недостач аудитор собирает копии документов, подтверждающих  причины их возникновения ; 

5. Если в ходе инвентаризации были выявлены некондиционные ТМЦ, то помимо выяснения возможных причин ухудшения качественных характеристик ТМЦ аудитор обсуждает подход к их учету с руководством предприятия. В итоге данные ТМЦ могут быть полностью списаны или по ним может быть начислен резерв под обесценение;

6. Пересмотр внутренних регламентов руководством, если в ходе инвентаризации аудитор отмечал отступление от выполнения предписанных регламентом процедур и они давали лучший эффект в более короткие сроки;

7. Пересмотр и корректировка текущих контрольных процедур, если в ходе инвентаризации аудитор отмечал недостатки в работе контрольных процедур на складе. Указанные недостатки также распространяются на выполнение  лишних контрольных действий . 

После инвентаризации аудитору также необходимо проверить, что в соответствии с внутренними регламентами материально ответственные сотрудники понесли наказание. В случае материального взыскания при недостаче аудитор проверяет удержания при расчете заработной платы за месяц, в котором проводилась инвентаризация. Следует учесть, что данная процедура происходит не «сразу после» окончания подсчета, так как служебное расследование может длиться несколько месяцев. 

Таким образом, выполняя работы по всем трем этапам проведения инвентаризации, описанным выше, аудиторы, с одной стороны, анализируют все элементы СВК:

• контрольная среда;

• риск-менеджмент;

• информация и коммуникация;

• контрольные процедуры и мониторинг.

А с другой – имеют возможность проаудировать запасы с позиций количественной и качественной целостности, то есть проверить предпосылки существования, полноты и оценки. 

Предпосылки составления финансовой отчетности

По предпосылке существования проверяется фактическое наличие или отсутствие запаса в месте хранения. Аудитор должен знать, использует ли компания ответственное хранение как инструмент управления запасами. Ответственное хранение подразумевает, что перед началом проверки внутренний аудитор получает перечень мест хранения с указанием ТМЦ. Основываясь на данной информации, он планирует посещение тех мест хранения, которые, по его мнению, влияют на риск существенного искажения, и проводит проверку надлежащих условий хранения, а также целостности ТМЦ. 

По предпосылке оценки аудитор осматривает запасы, чтобы оценить их состояние, фактически ищет ответ на вопрос, есть ли повреждения у ТМЦ, которые нарушают их технико-экономические показатели. Например, если железные конструкции хранятся на открытом воздухе без навеса, они подвергаются воздействию погодных явлений – дождя, ветра, снега. Такое воздействие может привести к возникновению ржавчины и в худшем случае сильной коррозии металла. В такой ситуации финансовые последствия для компании будут либо в виде начисления резерва под обесценение данного актива, либо его немедленного списания. Для понимания степени повреждения зачастую приходится обращаться к  техническим специалистам , которые могут оценить возможность дальнейшего использования ТМЦ. Не редки случаи, когда в ходе инвентаризации аудитор привлекает  внешних экспертов . 

По предпосылке полноты аудитор должен получить достаточные и надлежащие аудиторские доказательства, что все принадлежащие компании запасы  отражены в финансовой отчетности . 

Наиболее проблемными являются следующие области: 

• ответственное хранение у поставщика;

• товары в пути. 

Для товаров в пути следует признать, что их инвентаризация невозможна в силу их физического отсутствия в месте проведения инвентаризации.

Таким образом, инвентаризация – это важный источник информации для оценки не только достоверности финансовой отчетности, но и эффективности СВК, включая, но не ограничиваясь, изучение условий хранения, перемещения ТМЦ, учетных процессов в информационных системах.